采购管理制度及流程

采购管理制度及流程一、总则1.目的为了规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资、服务的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、固定资产等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营、项目建设等实际需求进行采购，避免盲目采购。质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求，满足生产经营和使用需求。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。

二、采购组织与职责1.采购部门采购部职责负责制定和执行公司采购计划，根据公司需求及时采购各类物资和服务。开发、评估、选择合格供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。负责采购物资的到货验收、入库、付款等工作，处理采购过程中的相关问题。定期分析采购数据，总结采购经验，提出改进采购工作的建议和措施。采购人员职责按照采购计划和流程开展采购工作，确保采购任务按时完成。收集市场信息，掌握物资价格动态，为采购决策提供参考。与供应商进行沟通协调，及时了解物资供应情况和质量问题，妥善处理采购过程中的各种纠纷。遵守公司采购制度和相关法律法规，保守公司商业机密。2.需求部门需求部门职责根据公司生产经营、项目建设等实际需求，提出物资和服务的采购申请。参与采购合同的评审，提供技术要求、质量标准等相关信息，确保采购物资和服务符合使用要求。负责采购物资的试用、验收等工作，对采购物资的质量和适用性进行评价，及时反馈使用过程中出现的问题。需求部门负责人职责审核本部门的采购申请，确保申请合理、必要。协调本部门与采购部门的工作，配合采购部门完成采购任务。对本部门采购物资的使用情况负责，监督采购物资的使用效益。

三、采购计划管理1.采购计划的编制依据公司年度生产经营计划、项目建设计划等。物资库存情况，包括现有库存数量、库存周转率等。设备维护保养计划、办公用品消耗定额等。市场供应情况，如物资价格波动、供应商供货能力等。2.采购计划的分类年度采购计划：根据公司年度生产经营计划和预算编制，明确全年各类物资和服务的采购需求、采购时间、采购预算等。月度采购计划：在年度采购计划的基础上，结合月度生产经营任务和实际需求，细化月度采购品种、数量、交货时间等。临时采购计划：因公司生产经营、项目建设等临时需要，或因突发情况导致急需采购物资和服务时编制的采购计划。3.采购计划的编制与审批流程需求部门编制：各需求部门根据本部门的实际需求，结合库存情况和市场供应情况，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、质量标准等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核：需求部门负责人对本部门的采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签署审核意见后报采购部门。采购部门汇总编制：采购部门收到各需求部门的采购申请后，进行汇总整理，结合公司库存情况、采购预算等因素，编制年度、月度采购计划草案，并提交采购部门负责人审核。采购部门负责人审核：采购部门负责人对采购计划草案进行审核，重点审核采购计划的合理性、准确性、可行性以及与公司预算的匹配性等，签署审核意见后报分管领导审批。分管领导审批：分管领导对采购计划进行审批，根据公司整体经营战略和资源状况，对采购计划进行综合平衡，批准采购计划后下达采购部门执行。

四、供应商管理1.供应商开发信息收集：采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户介绍等，建立供应商信息库。初步筛选：根据公司采购需求和供应商基本条件，对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。实地考察：对初步筛选出的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力、技术水平、售后服务等情况，评估其是否具备成为公司供应商的条件。样品测试：对于重要物资的供应商，要求其提供样品进行测试，测试合格后方可进入供应商名录。供应商评估与选择：采购部门组织相关部门对实地考察和样品测试合格的供应商进行综合评估，根据评估结果选择合格供应商，建立供应商档案。2.供应商评估定期评估：采购部门每年定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。动态评估：在供应商合作过程中，采购部门根据实际情况对供应商进行动态评估，及时发现供应商存在的问题，并采取相应措施进行处理。如供应商出现产品质量问题、交货延迟、价格大幅波动等情况，采购部门应及时进行评估，并视情况采取警告、暂停合作、取消合作等措施。评估结果应用：根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不合格供应商及时进行淘汰或整改。同时，将供应商评估结果作为采购决策、供应商选择、合同签订等工作的重要依据。3.供应商关系维护沟通协调：采购部门定期与供应商进行沟通协调，及时了解物资供应情况、质量问题、价格变动等信息，协商解决合作过程中出现的问题。同时，向供应商反馈公司的采购需求和意见建议，促进供应商不断改进产品和服务质量。合作培训：对于重要供应商，采购部门可组织合作培训，向供应商介绍公司的企业文化、采购政策、质量标准等内容，加强双方的沟通与理解，提高合作效率和质量。激励措施：建立供应商激励机制，对合作良好、表现优秀的供应商给予一定的奖励，如订单倾斜、货款提前支付、合作表彰等，激励供应商不断提高产品质量和服务水平，增强双方的合作意愿和忠诚度。

五、采购流程1.采购申请需求部门根据本部门的实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、质量标准等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签署审核意见后报采购部门。2.采购审批采购部门收到需求部门的采购申请后，根据采购金额大小和重要程度，按照公司规定的审批流程进行审批。对于金额较小的一般性采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购申请，需报分管领导或总经理审批。3.采购实施采购方式选择：根据采购物资或服务的特点、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。制定采购文件：根据采购方式和采购需求，制定采购文件，如招标文件、询价单、谈判文件等。采购文件应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、评标标准等内容。发布采购信息：通过公司内部网站、外部采购平台、行业媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标、报价或谈判。供应商响应：潜在供应商根据采购文件要求，在规定时间内提交投标文件、报价单或谈判响应文件等。采购评审：采购部门组织相关部门对供应商的响应文件进行评审，根据评审标准选择合适的供应商。评审过程中，应充分考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司采购需求。采购谈判：对于采用竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，采购部门与选定的供应商进行采购谈判，协商确定采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等合同条款。谈判过程中，应坚持公平公正、互利共赢的原则，维护公司利益。签订采购合同：采购谈判达成一致后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。4.到货验收采购物资到货前，采购部门应提前通知需求部门做好验收准备工作。需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对到货物资进行验收，验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、外观质量、技术性能等方面。验收合格后，填写《验收单》，并签字确认。对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。采购部门负责跟踪处理情况，确保问题得到妥善解决。5.入库与付款验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，并将物资存放至指定仓库。采购部门根据采购合同和验收单，填写《付款申请单》，按照公司规定的付款流程进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。

六、采购风险管理1.风险识别市场风险：包括物资价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本上升、物资供应中断等问题。质量风险：采购物资的质量不符合要求，可能影响公司生产经营、产品质量和客户满意度。供应商风险：供应商出现经营不善、破产倒闭、违约等情况，可能导致物资供应中断、交货延迟、质量下降等问题。合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致双方在履行合同过程中产生纠纷，给公司带来经济损失。人员风险：采购人员出现违规操作、收受贿赂、泄露公司商业机密等行为，可能给公司造成经济损失和不良影响。2.风险评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险领域和关键风险点，为制定风险应对措施提供依据。3.风险应对措施市场风险应对：加强市场监测和分析，及时掌握物资价格动态和市场供应情况，合理安排采购计划，采用套期保值、签订长期合同等方式降低价格波动风险。同时，积极拓展供应商渠道，避免供应商垄断。质量风险应对：严格供应商选择和评估标准，加强对供应商的质量管理和监督，要求供应商提供质量保证文件和样品进行测试。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作，确保采购物资质量符合要求。供应商风险应对：建立供应商风险预警机制，对供应商的经营状况、财务状况、信用状况等进行实时监控。加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，要求供应商提供担保或预付款等措施降低供应商违约风险。同时，增加供应商数量，避免对单一供应商过度依赖。合同风险应对：加强采购合同管理，制定规范的合同模板和审批流程，确保合同条款明确、合理、合法。在签订合同前，组织相关部门对合同条款进行评审，防范合同风险。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷。人员风险应对：加强采购人员培训和职业道德教育，提高采购人员的业务水平和廉洁自律意识。建立健全采购人员考核机制，对违规违纪行为进行严肃处理。同时，加强内部审计和监督，防范采购人员风险。

七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况