合同管理制度

合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的内容应当公平、公正，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，对合同的签订、履行、变更、终止等重大事项进行决策。2.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。合同管理部门的主要职责包括：制定和完善合同管理制度；组织合同法律知识培训；参与重大合同的谈判、起草、审核工作；统一编号、登记、保管合同文本；监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；负责合同纠纷的处理工作；定期统计、分析合同签订、履行情况，并向公司领导汇报。3.合同承办部门合同承办部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。合同承办部门的主要职责包括：负责收集、整理与合同相关的资料；按照合同管理制度的规定，办理合同的审批手续；负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况；配合合同管理部门处理合同纠纷。

三、合同的签订1.合同的起草合同承办部门应当根据合同的性质和内容，起草合同文本。合同文本应当包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同文本应当使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。对于格式合同，合同承办部门应当认真审查格式条款，确保格式条款符合法律法规的规定，不损害公司的利益。2.合同的审核合同承办部门起草的合同文本应当提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。对于重大合同，合同管理部门应当组织相关部门和法律专业人员进行会审，并形成会审意见。合同承办部门应当根据合同管理部门和会审意见，对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合要求。3.合同的审批合同承办部门应当按照公司规定的审批流程，将审核通过的合同文本提交公司领导审批。合同审批应当遵循分级审批的原则，根据合同的金额、性质等因素，确定审批权限。审批人应当认真审查合同文本，对合同的真实性、合法性、合理性等进行全面评估，并签署审批意见。4.合同的签订合同经公司领导审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或者公章。合同承办人员应当在签订合同前，仔细核对合同对方当事人的身份信息、授权委托书等相关资料，确保合同对方当事人具有签订合同的主体资格和授权权限。合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本副本提交合同管理部门进行登记、保管。

四、合同的履行1.合同履行计划的制定合同承办部门应当根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节和时间节点，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。合同履行计划应当具有可操作性，能够确保合同按时、按质、按量履行。2.合同履行的跟踪与监督合同管理部门应当定期对合同的履行情况进行跟踪与监督，及时掌握合同履行的进展情况。合同承办部门应当按照合同履行计划，认真履行合同约定的义务，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。如发现合同履行过程中出现问题，合同承办部门应当及时采取措施进行解决，并向合同管理部门报告。合同管理部门应当根据问题的性质和严重程度，协调相关部门进行处理。3.合同履行的变更合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应当及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应当按照合同签订的审批流程进行审批，并提交合同管理部门备案。合同变更后，合同承办部门应当按照变更后的合同内容履行义务，并及时将合同变更情况通知合同管理部门。4.合同履行的终止合同履行完毕后，合同承办部门应当及时与合同对方当事人进行结算，并办理合同终止手续。合同终止后，合同承办部门应当将合同履行过程中的相关资料整理归档，并提交合同管理部门备案。如合同履行过程中出现纠纷，合同承办部门应当及时向合同管理部门报告，并配合合同管理部门处理合同纠纷。

五、合同的归档与保管1.合同的归档合同承办部门应当在合同签订后及时将合同文本副本提交合同管理部门进行归档。合同管理部门应当按照合同的类别、年度等进行分类整理，并建立合同档案。合同档案应当包括合同文本、合同审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同终止证明等相关资料。2.合同的保管合同管理部门应当指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应当妥善保管，不得随意销毁或者丢失。如需查阅、借阅合同档案，应当按照公司规定的审批流程办理相关手续。合同档案的保管期限应当按照国家法律法规和公司规定执行。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应当按照公司规定的审批流程进行审批，并做好销毁记录。

六、合同纠纷的处理1.合同纠纷的预防合同管理部门应当加强对合同签订、履行等环节的管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，预防合同纠纷的发生。合同承办部门应当增强法律意识和风险意识，严格按照合同管理制度的规定签订、履行合同，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同纠纷的处理程序合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应当及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应当对合同纠纷进行调查核实，分析纠纷产生的原因，并提出处理意见。对于一般性合同纠纷，合同管理部门可以组织合同承办部门和合同对方当事人进行协商解决。协商解决不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或者诉讼等方式解决。对于重大合同纠纷，合同管理部门应当及时向公司领导汇报，并组织相关部门和法律专业人员进行研究，制定应对方案。必要时，可以聘请律师等专业法律人士代理公司参与仲裁或者诉讼活动。3.合同纠纷处理的注意事项在处理合同纠纷过程中，应当严格遵守国家法律法规的规定，维护公司的合法权益。应当注重证据的收集和保存，确保在仲裁或者诉讼过程中有充分的证据支持公司的主张。应当及时与合同对方当事人进行沟通协商，尽量通过友好协商解决纠纷，避免矛盾激化。应当加强对合同纠纷处理情况的总结分析，及时发现合同管理中存在的问题，并采取相应的改进措施，防止类似纠纷的再次发生。

七、合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统公司应当建立合同管理信息系统，实现合同的在线起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止等全过程信息化管理。合同管理信息系统应当具备合同模板管理、合同文本编辑、流程审批、合同查询统计、档案管理等功能，提高合同管理的效率和水平。2.合同信息的录入与维护合同承办部门应当在合同签订后及时将合同的相关信息录入合同管理信息系统，确保合同信息的准确、完整。合同管理部门应当定期对合同管理信息系统中的合同信息进行维护和更新，保证合同信息的时效性。3.信息化管理的优势通过合同管理信息系统，可以实现合同管理流程的规范化