房地产公司招标采购部制度

房地产公司招标采购部制度一、总则（一）目的为规范房地产公司招标采购部的工作流程，提高采购效率，确保采购质量，控制采购成本，加强对招标采购活动的管理和监督，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有招标采购项目，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、材料采购项目、服务采购项目等。

（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正公开原则：维护市场竞争秩序，保证所有潜在供应商平等参与竞争，采购过程公开透明。3.成本效益原则：在保证质量和满足需求的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，杜绝不正当交易行为。

二、组织架构与职责（一）组织架构招标采购部设部门经理一名，副经理若干名，下设招标组、采购组、合同管理组等岗位。

（二）职责分工1.部门经理职责全面负责招标采购部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。组织制定和完善招标采购管理制度、流程和标准，并监督执行。负责审核重大招标采购项目的招标文件、评标报告等重要文件。协调与其他部门的工作关系，确保招标采购工作顺利进行。负责供应商的开发、评估、管理和考核工作。对部门员工进行培训、指导和绩效考核。2.副经理职责协助部门经理开展工作，负责分管领域的招标采购工作。审核分管项目的招标文件、采购合同等文件。参与供应商的评估和选择工作。监督分管项目的招标采购执行情况，及时解决出现的问题。3.招标组职责负责编制招标采购文件，包括招标文件、采购清单、技术规格书等。发布招标公告，组织潜在供应商报名、资格预审。组织开标、评标活动，记录评标过程，整理评标报告。协助合同管理组签订采购合同。4.采购组职责根据采购计划和合同要求，负责采购项目的具体实施。选择合格的供应商，进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收工作，确保物资符合质量要求。5.合同管理组职责负责采购合同的起草、审核、签订、备案等工作。建立合同台账，跟踪合同执行情况，及时提醒相关部门履行合同义务。负责合同纠纷的处理，协助解决合同执行过程中的问题。

三、招标采购流程（一）采购需求申请1.各部门根据项目进度和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、预算金额等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交给招标采购部。

（二）采购计划制定1.招标采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析，结合公司年度采购计划和资金预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、时间安排、责任人员等内容，并报部门经理审核批准。

（三）招标采购实施1.公开招标对于符合公开招标条件的采购项目，招标组编制招标文件，包括招标公告、投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告期不得少于规定天数。组织潜在供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格的投标人名单。发放招标文件给合格的投标人，并组织投标人踏勘现场和答疑。开标前，招标组负责接收投标文件，并进行密封检查。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人名单。招标组根据评标报告，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.邀请招标对于因技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择等原因不适宜公开招标的采购项目，可以采用邀请招标方式。招标组根据采购项目特点和供应商信息，选择不少于三家符合条件的潜在供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，但在投标人数量、资格预审等环节可适当简化。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。招标组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。向其发出谈判文件，并组织谈判。在谈判过程中，谈判小组与供应商进行多次谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据供应商的最后报价和谈判文件规定的评定成交标准，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购组填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的理由和相关情况，经部门经理审核后，报公司领导审批。采购组与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。采购组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。

（四）合同签订1.采购组根据中标通知书或成交通知书，与中标人或成交供应商起草采购合同。2.合同管理组对采购合同进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等内容。审核通过后，报部门经理和公司领导审批。3.采购组与供应商签订采购合同，并将合同副本提交给合同管理组备案。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行义务。

（五）采购验收1.采购物资到货前，采购组应通知使用部门做好验收准备工作。2.采购物资到货时，采购组、使用部门和相关技术人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。3.验收合格后，验收人员在《采购验收单》上签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，采购组应及时与供应商沟通协商，要求其采取相应的解决措施，如换货、退货、补货等。4.采购组负责整理采购验收资料，归档保存。

（六）付款结算1.采购物资验收合格后，采购组根据合同约定，填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、验收单等相关资料，报部门经理审核。2.部门经理审核通过后，提交给财务部门进行付款审批。财务部门根据公司财务制度和资金状况，进行付款审核。3.经公司领导批准后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。

四、供应商管理（一）供应商开发1.招标采购部根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等方式，建立供应商信息库。3.对潜在供应商进行初步筛选，考察其营业执照、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定符合基本条件的供应商名单。4.对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、管理水平、质量控制体系等情况，评估其是否具备合作潜力。

（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、服务、信誉等方面的指标。2.定期对供应商进行评估，评估周期一般为一年。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类为优秀供应商，给予优先合作机会；B类为合格供应商，保持正常合作；C类为不合格供应商，限制或停止合作。

（三）供应商考核1.建立供应商考核制度，明确考核标准和考核方法。2.在合同执行过程中，对供应商的交货质量、交货期、售后服务等方面进行跟踪考核。3.根据考核结果，对供应商进行奖惩。对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款等；对表现不佳的供应商进行警告、扣减货款、暂停合作等处罚。

（四）供应商淘汰1.对于出现下列情况之一的供应商，予以淘汰：连续两次考核不合格的；提供虚假信息或产品质量严重不合格的；严重违反合同约定的；市场信誉差，被相关部门处罚的。2.招标采购部将淘汰的供应商信息从供应商信息库中删除，并及时通知相关部门停止与该供应商的合作。

五、风险管理（一）风险识别1.招标采购部对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.分析各种风险产生的原因和可能造成的影响。

（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和概率。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。

（三）风险应对1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等手段降低市场价格风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，定期对供应商进行评估和考核，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：严格合同审核，确保合同条款合法、完整、准确，加强合同执行过程的监督和管理，及时解决合同履行过程中出现的问题，降低合同纠纷风险。4.质量风险应对：加强采购物资的质量检验，严格执行验收标准，选择质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证承诺，对质量问题及时采取整改措施，降低质量风险。5.法律风险应对：加强法律法规学习，提高法律意识，确保招标采购活动合法合规，在合同签订和执行过程中，咨询法律顾问意见，防范法律风险。

六、监督与检查（一）内部监督1.公