某公司快递收发管理制度

某公司快递收发管理制度一、总则1.目的为规范公司快递收发管理工作，确保快递包裹的及时、准确收发，保障公司业务的正常运转，同时维护公司及员工的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工在工作过程中涉及的快递收发活动。3.职责分工行政部门负责制定、修订和完善公司快递收发管理制度。统一管理公司快递收发工作，包括选择快递服务供应商、签订合作协议等。对各部门快递收发情况进行监督、检查和统计分析。负责公司快递费用的结算与报销审核。各部门负责本部门快递收发的具体组织和实施，指定专人负责接收和发送快递，并配合行政部门做好相关工作。合理安排快递收发时间，避免因快递收发影响正常工作秩序。负责对本部门员工进行快递收发相关规定的培训和宣传，确保员工了解并遵守制度要求。员工个人严格遵守公司快递收发管理制度，按照规定流程收发快递。妥善保管个人快递包裹，如有丢失、损坏等情况，自行负责或按照快递公司相关规定处理。积极配合公司行政部门及所在部门做好快递收发管理工作。

二、快递接收管理1.收件信息登记公司设立专门的快递接收登记台账，由行政部门指定专人负责记录。快递到达公司后，前台或门卫应及时通知收件部门或收件人，并要求收件人在快递接收登记台账上详细填写收件日期、快递单号、寄件人姓名及地址、收件人姓名及部门、快递内容简要描述等信息。收件人应在收到通知后的[X]个工作日内完成信息登记，如有特殊情况无法及时登记，需向行政部门说明原因。2.收件流程前台或门卫收到快递后，应先对快递外观进行检查，如发现有破损、变形、潮湿等异常情况，应及时与快递公司联系，并做好记录。对于收件人为个人的快递，前台或门卫应在收件人到公司后及时交付；对于收件人为部门的快递，应通知部门指定的收件人到前台或门卫处领取，并在领取时签字确认。收件人领取快递时，应仔细核对快递信息，确认无误后签字接收。如发现快递信息与登记信息不符或快递有损坏等问题，应及时与行政部门或快递公司沟通解决。3.特殊快递处理对于重要文件、紧急快递或涉及公司机密的快递，前台或门卫应立即通知行政部门或相关负责人，并采取特殊的保管措施，确保快递的安全和保密。对于货到付款的快递，收件人应在收到快递时按照快递公司要求支付款项，并保留好付款凭证。

三、快递发送管理1.寄件信息填写员工如需发送快递，应先到行政部门领取快递单，并按照要求填写寄件人姓名、部门、地址、联系电话，收件人姓名、地址、联系电话，快递内容简要描述等信息。寄件人应确保填写的信息准确无误，如因信息填写错误导致快递无法送达或延误，责任由寄件人承担。2.快递审批员工发送快递前，应根据快递内容和金额按照以下规定进行审批：普通快递（金额在[X]元以下）：由所在部门负责人审批。重要文件或金额在[X]元至[X]元之间的快递：需经所在部门负责人和分管领导审批。金额超过[X]元的快递：除所在部门负责人和分管领导审批外，还需经总经理审批。寄件人应将填写完整并经过审批的快递单交至行政部门，由行政部门统一安排快递服务供应商进行取件或寄件人自行前往快递公司寄件。3.快递包装寄件人应根据快递内容选择合适的包装材料，确保快递在运输过程中不受损坏。对于易碎物品，寄件人应采取特殊的防护措施，如使用泡沫、气泡膜等进行包裹，并在快递单上注明"易碎物品，小心轻放"字样。对于液体、粉末等物品，寄件人应按照快递公司的相关规定进行包装和标识，并确保包装严密，防止泄漏。4.快递费用结算公司快递费用由行政部门统一与快递服务供应商进行结算。行政部门应定期（每月/每季度）与快递服务供应商核对快递费用明细，并开具发票进行报销。员工个人因特殊情况需要自行支付快递费用的，应在寄件后[X]个工作日内将快递费用报销凭证提交至行政部门进行审核报销。报销凭证应包括快递单、发票等有效票据，并按照公司财务制度的要求填写和粘贴。行政部门应严格审核快递费用报销凭证，对于不符合规定的报销申请，有权拒绝报销。

四、快递存储与保管1.存储区域公司设立专门的快递存储区域，用于存放暂时无人领取的快递。存储区域应保持干燥、通风，避免快递受到潮湿、高温等影响。快递存储区域应配备必要的安全设施，如监控摄像头、门锁等，确保快递的安全。2.保管期限对于收件人在收到通知后[X]个工作日内未领取的快递，行政部门应将其转移至快递存储区域进行保管。快递在存储区域的保管期限一般为[X]个工作日，超过保管期限仍无人领取的快递，行政部门应按照快递公司的相关规定进行处理，如退回寄件人或进行销毁等。3.快递盘点行政部门应定期（每月/每季度）对快递存储区域的快递进行盘点，确保快递数量与登记台账一致。在盘点过程中，如发现快递有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。同时，应调整快递登记台账，确保账实相符。

五、快递安全与保密管理1.安全管理公司员工应妥善保管快递包裹，避免在办公区域随意放置，防止快递丢失或被盗。在快递收发过程中，如发现可疑人员或异常情况，应及时向行政部门或安全保卫部门报告。对于因不可抗力等原因导致快递丢失、损坏或延误的，公司应积极与快递公司协商解决，并按照相关法律法规和合同约定承担相应责任。2.保密管理涉及公司机密的快递，寄件人应按照公司保密制度的要求进行包装和标识，并采取必要的保密措施，如密封、加密等。收件人在接收涉及公司机密的快递时，应严格遵守公司保密规定，妥善保管快递内容，不得擅自泄露或传播。行政部门在处理涉及公司机密的快递时，应确保快递的安全和保密，防止信息泄露。

六、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对公司各部门快递收发情况进行监督检查，检查内容包括快递收发登记台账的记录情况、快递收发流程的执行情况、快递费用的结算与报销情况等。对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门或个人发出整改通知，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。2.考核机制公司将快递收发管理工作纳入员工绩效考核体系，对在快递收发工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。对于违反快递收发管理制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚措施包括但不限于批评教育、罚款、绩效扣分等。

七、附则1.本制度自发