幼儿园物品采购管理制度

幼儿园物品采购管理制度一、总则1.目的为规范幼儿园物品采购行为，加强采购管理，确保采购物品符合幼儿园教育教学、日常运营需求，提高资金使用效益，保障师生权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园各类教学设备、办公用品、生活用品、食品及其他相关物品的采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据幼儿园实际需求和发展规划进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良、符合环保要求的物品。公平公正原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。廉洁高效原则：采购人员应廉洁自律，严格遵守法律法规和职业道德，提高采购效率，降低采购成本。

二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由幼儿园园长担任组长，副园长、财务人员、教师代表等为成员。职责负责审议采购计划和预算，对重大采购项目进行决策。监督采购过程，确保采购活动合法合规。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门组成：设立采购小组，由后勤负责人担任组长，相关采购人员为成员。职责根据采购领导小组的决策，具体实施采购活动。负责市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。编制采购文件，组织采购谈判、招标、询价等采购活动。签订采购合同，跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购物品的验收、入库、保管和发放等工作。3.使用部门职责根据本部门实际需求，提出物品采购申请。参与采购物品的选型、验收等工作，提供技术支持和质量反馈。负责领用采购物品，并对物品的使用情况进行管理。

三、采购流程1.采购申请使用部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实预算安排和库存情况。对于金额较小的采购项目（具体金额标准由幼儿园根据实际情况确定），由采购执行部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，提交采购领导小组审议批准。3.采购实施制定采购方案：采购执行部门根据采购审批结果，制定具体的采购方案，明确采购方式、采购时间、采购要求等。选择供应商通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。根据采购物品的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与报价或投标。对供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，选择信誉良好、实力较强的供应商。采购方式招标采购：对于金额较大、技术复杂、规格标准统一的采购项目，采用公开招标或邀请招标的方式进行采购。招标过程应严格按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定执行。询价采购：对于规格标准单一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购的方式。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，比较各供应商的报价后选择最优供应商。竞争性谈判采购：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应严格履行审批手续。签订采购合同：采购执行部门与确定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应报财务部门备案。4.验收与入库验收准备：采购执行部门在采购物品到货前，通知使用部门和相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和方法。验收实施：采购物品到货后，由采购执行部门组织使用部门和相关人员按照合同要求和验收标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量、外观等。对于需要进行技术检测或试用的物品，应委托专业机构或人员进行检测或试用。验收记录：验收人员应填写《物品验收单》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、物品名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结论等，并签字确认。如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。入库管理：验收合格的物品，由采购执行部门办理入库手续，填写《物品入库单》，注明物品名称、规格、型号、数量、入库时间、存放地点等信息，并将物品妥善保管。仓库管理人员应按照规定对入库物品进行分类存放，建立库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。5.付款结算采购物品验收合格且入库后，采购执行部门应及时整理相关采购资料，包括采购申请、采购合同、验收单、发票等，提交财务部门进行审核。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，对采购资料进行审核无误后，办理付款手续。付款凭证应附齐相关采购资料，作为记账依据。对于预付款项的采购项目，采购执行部门应跟踪采购合同执行情况，及时提醒供应商按时交货。在收到货物并验收合格后，按照上述流程办理结算手续，冲销预付款项。

四、采购预算管理1.预算编制每学年末，各使用部门根据本部门下一年度的工作计划和实际需求，编制部门采购预算草案，详细列出采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息，并提交采购执行部门。采购执行部门对各部门的采购预算草案进行汇总、审核，结合幼儿园整体发展规划和财务状况，编制幼儿园年度采购预算方案，报采购领导小组审议。采购领导小组对年度采购预算方案进行审议，报幼儿园园务委员会批准后执行。2.预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照预算编制程序重新报批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.预算调整在预算执行过程中，因政策变化、市场价格波动、实际需求变更等原因导致采购预算需要调整的，由采购执行部门提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容和调整金额等。采购执行部门将预算调整申请报采购领导小组审议，经批准后按照规定程序进行调整。调整后的采购预算应报财务部门备案。

五、供应商管理1.供应商选择采购执行部门应建立科学合理的供应商选择机制，通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物品的要求和特点，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与报价或投标。对供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务、信誉等情况，选择信誉良好、实力较强、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商作为合作伙伴。2.供应商评估采购执行部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评估，评估结果作为供应商续用、调整或淘汰的依据。建立供应商评价指标体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务、合同履行率等方面对供应商进行量化评价。每年至少进行一次供应商综合评估，对于评估结果优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于评估结果不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.供应商档案管理采购执行部门应为每个供应商建立档案，详细记录供应商的基本信息、资质证明文件、报价记录、供货记录、合作合同、评估报告等资料。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。严格保管供应商档案资料，未经授权不得擅自查阅、复印或泄露供应商档案信息。

六、采购监督与审计1.内部监督幼儿园设立内部监督机构，对采购活动进行全过程监督。监督机构应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购物品的质量和价格等。采购执行部门应主动接受内部监督，积极配合监督机构的工作，及时提供相关资料和信息。对于监督机构提出的问题和建议，应认真整改落实。2.审计监督财务部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、资金使用效益、采购合同的合法性和合规性等。审计部门不定期对重大采购项目进行专项审计，重点审查采购过程的公正性、透明度和廉洁性，防止采购过程中的违规行为和腐败现象。采购执行部门应按照审计部门的要求，及时提供采购项目的相关资料和信息，配合审计工作的开展。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告审计部门。

七、责任追究1.在采购活动中，如发现采购人员有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：违反采购程序，擅自采购物品的。与供应商勾结，谋取私利的。接受供应商贿赂或不正当利益的。虚报采购价格，骗取采购资金的。其他违反采购管理制度的行为。2.因供应商原因导致采购物品出现质量问题或延误交货等情况，给幼儿园造成损失的，采购执行部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任；如供应商拒绝承担责任或无力承担赔偿责任的，幼儿园可通过法律途径维护自身合法权益。3.使用部门在采购申请过程中，如提供虚假信息或故意夸大需求，导致采购资源浪费或给幼儿园造成损失的