费用管理、开支标准、报销审批程序制度

费用管理、开支标准、报销审批程序制度一、总则1.目的为了加强公司费用管理，规范各项费用开支行为，明确报销审批程序，提高资金使用效益，保障公司正常运营，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在工作中发生的各类费用支出。3.基本原则费用支出应遵循合理性、必要性、真实性原则，严格控制非生产性开支。费用报销应严格按照规定的标准和程序进行，确保报销凭证真实、合法、有效。加强预算管理，各项费用支出应在预算范围内进行，特殊情况需经审批追加预算。

二、费用管理1.费用分类差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。业务招待费：公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用。办公费：购置办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的费用。通讯费：员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等。车辆使用费：公司车辆的燃油费、过路过桥费、停车费、维修保养费等。培训费：员工参加各类培训课程的费用。会议费：公司组织召开会议发生的场地租赁、资料印刷、餐饮等费用。其他费用：不属于以上分类的其他费用支出。2.费用预算管理各部门应根据年度工作计划和实际业务需求，编制本部门年度费用预算，经公司领导审批后执行。费用预算应明确各项费用的明细项目、金额及控制标准，并按季度进行分解，确保预算执行的有效性。因业务发展需要增加费用预算的，需提前向公司提交书面申请，说明增加预算的原因、金额及对公司业务的影响，经审批后追加预算。3.费用报销管理员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，并按照规定粘贴相关报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单等，且必须真实、合法、有效。费用报销单应注明费用所属项目、用途、金额、报销人等信息，并由部门负责人签字确认。财务部门对报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性以及费用是否符合公司规定的开支标准。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权退回并要求报销人补充或更正。经财务部门审核通过的报销凭证，按照公司规定的报销审批程序进行审批。审批通过后，财务部门予以报销付款。

三、开支标准1.差旅费开支标准交通费用飞机：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据职级和业务需要选择经济舱或公务舱。具体标准如下：公司高层管理人员：可乘坐公务舱。部门负责人及以下人员：原则上乘坐经济舱，特殊情况需乘坐公务舱的，需经公司领导审批。火车：根据实际需要选择合适的车次和座位类型，原则上不允许乘坐软卧，特殊情况需乘坐软卧的，需经公司领导审批。汽车：长途出差可根据实际情况选择乘坐长途客车，但应选择正规运营公司的车辆，确保出行安全。市内交通费用按照公司所在地的实际情况给予适当补贴，具体标准由公司另行规定。住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据职级和出差地区的实际情况进行控制，具体标准如下：公司高层管理人员：可选择四星级及以上酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准不超过[X]元/天。部门负责人：可选择三星级及以上酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准不超过[X]元/天。部门负责人以下人员：可选择经济型酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准不超过[X]元/天。两人及以上同行出差的，同性员工应合住标准间，如需单独住宿的，需经公司领导审批。餐饮费用公司给予员工出差期间的餐饮补贴，补贴标准为：早餐[X]元/天，午餐和晚餐各[X]元/天。补贴费用按照实际出差天数计算，不再报销其他餐饮费用。如因业务需要发生招待客户的餐饮费用，应按照业务招待费的相关规定进行报销。2.业务招待费开支标准业务招待费应严格控制在合理范围内，招待费用的发生应与公司业务相关，且必须有明确的招待事由。招待客户的餐饮、住宿、娱乐等费用，应选择正规的场所进行，并取得合法有效的发票。业务招待费的报销标准如下：公司高层管理人员：单次招待费用不超过[X]元，年度累计招待费用不超过[X]元。部门负责人：单次招待费用不超过[X]元，年度累计招待费用不超过[X]元。部门负责人以下人员：单次招待费用不超过[X]元，年度累计招待费用不超过[X]元。因业务需要安排招待活动的，应提前填写《业务招待费申请单》，注明招待对象、事由、预计费用等信息，经部门负责人审核后报公司领导审批。未经审批的业务招待费，财务部门不予报销。3.办公费开支标准办公用品的购置应遵循经济实用、按需采购的原则，尽量选择性价比高的产品。办公耗材的采购应根据实际使用情况进行合理储备，避免浪费。办公费的报销应提供正规的发票，并附采购清单或领用记录。对于批量采购的办公用品，应在发票上注明详细的物品清单或附上购物小票。办公费的开支标准由公司行政部门根据实际情况制定，并报公司领导审批后执行。行政部门应定期对办公费的使用情况进行统计分析，优化采购流程，降低办公成本。4.通讯费开支标准公司给予员工一定的通讯补贴，补贴标准根据员工职级和工作需要分为不同档次，具体如下：公司高层管理人员：通讯补贴标准为[X]元/月。部门负责人：通讯补贴标准为[X]元/月。部门负责人以下人员：通讯补贴标准为[X]元/月。员工可根据实际通讯费用支出情况选择实报实销或领取通讯补贴。如选择实报实销，应提供正规的通讯发票，并注明手机号码和费用所属期间。如选择领取通讯补贴，则不再报销通讯费用。通讯费补贴随工资发放，员工如有通讯费用报销需求，应在费用发生后的规定时间内提交报销申请。5.车辆使用费开支标准公司车辆的燃油费、过路过桥费、停车费等按照实际发生金额报销，报销时应提供正规的发票，并注明车辆行驶里程、用途等信息。车辆维修保养费应按照公司制定的车辆维修保养制度执行，选择正规的维修保养厂家进行维修保养，并提供维修保养清单和发票。维修保养费用超过[X]元的，需提前向公司提交书面申请，经审批后进行维修保养。车辆保险费、年检费等按照实际发生金额报销，报销时应提供相关的保险单、年检报告和发票。员工因私使用公司车辆的，应按照公司规定的标准缴纳车辆使用费，具体标准由公司另行制定。车辆使用费应在每次使用车辆后的规定时间内缴纳，逾期未缴纳的，财务部门将从工资中扣除。6.培训费开支标准员工参加各类培训课程应经公司批准，培训费用应与公司业务相关且符合公司培训计划。培训费用的报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料。对于外部培训机构举办的培训课程，还应提供培训合同或协议。培训费用的开支标准根据培训课程的性质和内容分为不同档次，具体如下：内部培训：培训费用由公司自行承担，主要包括培训教材编写、讲师授课费用等。内部培训费用应严格控制在预算范围内，避免不必要的浪费。外部培训：参加外部专业机构举办的培训课程，培训费用标准根据培训课程的类别和级别确定。一般情况下，培训费用不超过[X]元/人。对于重要岗位或关键业务领域的培训，经公司领导审批后，可适当提高培训费用标准。出国培训：员工因工作需要出国培训的，培训费用应根据国家相关规定和公司实际情况进行控制。出国培训前，应制定详细的培训计划和费用预算，经公司领导审批后执行。出国培训费用包括培训课程费用、往返机票、住宿费、餐饮费、签证费等，培训期间的费用应按照公司规定的标准进行报销。7.会议费开支标准公司组织召开会议应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并根据会议规模和实际需要编制会议费用预算。会议费用应严格控制在预算范围内，包括场地租赁、资料印刷、餐饮、住宿、交通等费用。会议场地应选择经济适用、交通便利的场所，会议资料应简洁明了、实用有效，避免浪费。会议费的报销应提供会议通知、会议预算、发票、费用清单等相关证明材料。对于大型会议或重要会议，还应提供会议纪要或总结报告。会议费的开支标准根据会议规模和性质分为不同档次，具体如下：小型会议：参会人数在[X]人以下的会议为小型会议，会议费用不超过[X]元/次。中型会议：参会人数在[X]人至[X]人的会议为中型会议，会议费用不超过[X]元/次。大型会议：参会人数在[X]人以上的会议为大型会议，会议费用不超过[X]元/次。8.其他费用开支标准其他费用的开支应遵循合理、必要的原则，符合公司的相关规定和业务实际需要。对于临时性、特殊性的费用支出，如捐赠、赞助等，需提前向公司提交书面申请，说明费用支出的原因、金额及对公司的影响，经公司领导审批后执行。其他费用的报销应提供相关的证明材料，如捐赠协议、赞助合同、发票等，并按照公司规定的报销审批程序进行审批。

四、报销审批程序1.一般费用报销审批程序员工填写费用报销单，并按照要求粘贴好相关报销凭证。部门负责人对费用报销单进行审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性，并签字确认。财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性、准确性以及费用是否符合公司规定的开支标准。审核通过后，在报销单上签字。按照公司规定的审批权限，报公司领导审批。审批通过后，财务部门予以报销付款。2.特殊费用报销审批程序对于超出公司规定开支标准的费用、涉及大额资金的费用或其他特殊情况的费用报销，除按照一般费用报销审批程序进行审核外，还需根据公司的审批权限，报公司更高层级领导审批。对于涉及多个部门的费用报销，应由主要负责部门牵头，组织相关部门进行会签，确保费用分摊合理、准确。对于业务招待费、培训费用等特殊费用，在报销前还需按照相关规定填写专门的申请单，并经相应的审批流程批准后，方可进行报销。3.报销时间规定员工应在费用发生后的规定时间内提交报销申请，一般情况下，应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销单。对于差旅费等特殊情况，应在出差结束后的[X]个工作日内提交报销申请。财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销申请，应在[X]个工作日内安排报销付款。对于审核不通过的报销申请，应及时通知报销人并说明原因。

五、监督与检查1.公司财务部门负责定期对费用报销情况进行统计分析，检查各项费用支出是否符合公司规定的开支标准和报销审批程序，及时发现和纠正存在的问题。2.公司审计部门负责对费用报销情况进行定期审计，检查费用支出的真实性、合法性和效益性，对发现的违规行为依法依规进行处理。3.各部门负责人应加强对本部门员工费用报销情况的管理和监督，确保本部门员工严格按照公司规定的费用管理和报销制度执行。对于违反规定的行为，应及时进行纠正，