采购招标流程及管理制度

采购招标流程及管理制度一、引言采购招标作为企业运营中的关键环节，对于确保物资供应、控制成本、保证质量等方面起着至关重要的作用。建立科学、规范的采购招标流程及管理制度，有助于提高采购效率，降低采购风险，增强企业的市场竞争力。本制度旨在明确采购招标的各项流程和规范，确保采购活动的公正、公平、公开。

二、适用范围本制度适用于公司内所有物资、服务的采购招标活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、工程项目外包等。

三、采购招标原则1.公开原则：采购招标信息应公开透明，确保潜在供应商能够平等获取信息并参与投标。2.公平原则：对待所有潜在供应商应一视同仁，不得歧视任何一方，保证投标机会均等。3.公正原则：评标过程应客观公正，依据既定的评标标准进行评审，不受任何外界因素干扰。4.竞争原则：通过充分竞争，促使供应商提供更优质的产品和服务，降低采购成本。

四、采购招标流程

（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《采购申请表》需经使用部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。3.提交给采购部门，采购部门对采购需求进行初步评估，判断是否符合公司的采购政策和预算安排。

（二）采购预算编制1.采购部门根据采购需求和市场价格情况，编制采购预算草案。2.预算草案需提交给财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和预算安排，对采购预算进行调整和确定。3.最终的采购预算经公司领导审批后执行。

（三）供应商选择与邀请1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商名录、行业网站、供应商推荐等。2.对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确定符合要求的供应商名单。3.向通过资格预审的供应商发出《招标邀请书》，邀请其参与投标。《招标邀请书》应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等重要信息。

（四）招标文件编制1.采购部门负责编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标须知、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞，以便供应商能够准确理解招标要求并编制投标文件。3.招标文件编制完成后，需经采购部门负责人审核签字，并提交给公司领导审批。

（五）投标文件接收1.在规定的投标截止时间前，采购部门接收供应商提交的投标文件。2.对投标文件进行登记和编号，检查投标文件的密封情况和完整性。3.如发现投标文件有破损、缺页或未按要求密封等问题，应及时通知供应商进行补正或重新提交。

（六）开标1.在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议。开标会议应由采购部门负责人主持，邀请使用部门、财务部门等相关人员参加。2.开标时，当众开启投标文件，宣读供应商名称、投标价格、交货期等主要内容，并记录在开标记录中。3.开标过程应进行记录，并存档备查。

（七）评标1.组建评标委员会，评标委员会由采购部门、使用部门、技术专家、财务专家等人员组成，人数应为单数。2.评标委员会成员应熟悉采购项目的相关情况，具备评标所需的专业知识和技能。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、质量、技术、服务、信誉等方面的因素。4.评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或施加不正当影响。评审过程中如有疑问或需要供应商澄清的问题，可要求供应商进行书面澄清或现场答疑。5.评标委员会根据评审结果，编写评标报告，推荐中标候选人。评标报告应包括评标过程、评审意见、中标候选人名单及推荐理由等内容。

（八）定标1.公司领导根据评标报告，确定中标供应商。2.向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标供应商。3.《中标通知书》应明确中标项目的名称、中标价格、交货期等主要内容，是双方签订采购合同的依据。

（九）合同签订1.采购部门与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。

五、采购招标管理制度

（一）职责分工1.采购部门负责采购招标活动的组织和实施，包括采购需求收集、供应商选择、招标文件编制、投标文件接收、开标、评标等工作。与供应商进行沟通和协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关问题。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。2.使用部门提出采购需求，填写《采购申请表》，并对采购需求的合理性和必要性负责。参与评标工作，提供技术支持和专业意见，协助采购部门确定中标供应商。配合采购部门与中标供应商签订采购合同，并在合同执行过程中进行验收和使用监督。3.财务部门审核采购预算，确保采购活动符合公司财务状况和预算安排。参与评标工作，对投标价格进行评审，协助确定中标供应商。负责采购款项的支付审核和账务处理，监督采购合同的执行情况。4.法律部门审核采购合同，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。为采购招标活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。5.评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。独立发表评审意见，对评标结果负责。

（二）供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格要求和准入流程。潜在供应商需提交营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本等相关资料，经采购部门审核通过后，纳入供应商数据库。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务、信誉等方面。采购部门可通过实地考察、问卷调查、客户反馈等方式收集供应商的相关信息，填写《供应商评估表》。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰。3.供应商淘汰如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、价格不合理、服务不到位等严重问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未完成整改或整改后仍不符合要求，采购部门应将其列入淘汰名单，不再与其合作。对于被淘汰的供应商，采购部门应及时通知相关部门，并清理其在供应商数据库中的信息。

（三）评标管理1.评标标准制定采购部门应根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评标标准。评标标准应包括价格、质量、技术、服务、信誉等方面的因素，并明确各因素的权重和评分细则。评标标准应在招标文件中明确公布，确保供应商能够清楚了解评标依据和方法。2.评标过程监督公司应建立评标过程监督机制，确保评标过程的公正、公平、公开。采购部门应在评标现场设置监督人员，对评标过程进行全程监督，防止评标委员会成员出现违规行为。评标委员会成员应严格遵守评标纪律，不得泄露评标过程中的任何信息，不得与供应商进行私下接触或收受供应商的贿赂。3.评标结果公示评标结果应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示期间，如有员工对评标结果提出异议，采购部门应及时进行调查和处理。如异议成立，采购部门应重新组织评标或采取其他补救措施；如异议不成立，应向提出异议的员工说明理由。

（四）合同管理1.合同签订采购合同签订前，采购部门应确保合同条款符合招标文件和投标文件的内容，明确双方的权利和义务。采购合同需经公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应建立合同执行跟踪台账，及时掌握合同执行情况。2.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议需经公司法律部门审核，确保变更后的合同条款符合法律法规要求。采购部门应及时更新合同执行跟踪台账，记录合同变更情况。3.合同验收使用部门应按照采购合同约定的质量标准和验收程序，对采购物资或服务进行验收。验收合格后，使用部门应填写《验收报告》，并签字确认。如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。采购部门应将《验收报告》作为支付采购款项的依据之一。

（五）档案管理1.采购招标档案应包括采购申请表、采购预算、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、采购合同等相关资料。2.采购部门应指定专人负责采购招标档案的整理、归档和保管，确保档案资料的完整、准确、安全。3.采购招标档案的保管期限应按照公司档案管理制度的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。

六、监督与考核1.公司应建立采购招标监督机制，定期对采购招标活动进行检查和监督，确保采购招标流程的规范执行和管理制度的有效落实。2.对于在采购招标活动中违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.公司应建立采购招标考核制度，对采购部门和相关人员的采购招标工作进行考核评价。考核内容包括采购效率、采购质量、采购成本控制、供应商管理等方面。4.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在