会议管理制度

会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。本制度旨在明确各类会议的组织、召开、记录、决议执行等流程，使会议能够成为公司信息传递、决策制定、工作协调和推动执行的有效平台，促进公司各项工作的顺利开展。

（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议、临时会议等。

（三）会议管理原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，提高效率，避免形式主义，确保会议能够切实解决问题，推动工作进展。2.明确清晰原则：会议主题要明确，议程安排合理，参会人员职责清晰，避免出现议题混乱、职责不清导致的会议效率低下和决策失误。3.充分准备原则：会前应做好充分准备，包括资料收集、议题确定、参会人员通知等，确保参会人员能够提前了解会议内容，有针对性地参与会议讨论。4.规范有序原则：严格按照规定的会议流程和要求组织会议，确保会议的规范性和严肃性，维护会议秩序。

二、会议分类及职责分工（一）公司例会1.定义：公司例会是公司定期召开的综合性会议，旨在总结工作进展、分析问题、部署工作任务，是公司管理层与各部门沟通协调的重要平台。2.参会人员：公司领导、各部门负责人3.会议周期：每周[X]召开一次，如遇节假日或特殊情况，可根据实际情况调整召开时间。4.会议组织部门：行政部5.职责分工行政部负责会议的组织安排，包括确定会议时间、地点、通知参会人员等。准备会议所需的设备和资料，如投影仪、音响设备、会议资料等。负责会议记录，整理会议纪要，并及时发送给参会人员。各部门负责人提前准备好本部门上周工作总结及本周工作计划，以书面形式提交给行政部。在会议上汇报本部门工作进展、存在的问题及解决方案，积极参与会议讨论，提出建设性意见和建议。负责落实会议决议中涉及本部门的工作任务，并及时向行政部反馈执行情况。

（二）部门会议1.定义：部门会议由各部门自行组织召开，主要用于传达公司例会精神，安排本部门具体工作任务，协调部门内部工作关系。2.参会人员：部门全体成员3.会议周期：由各部门根据工作需要自行确定，但至少每周召开一次。4.会议组织部门：各部门5.职责分工部门负责人负责确定会议时间、地点、议题，并提前通知部门成员。组织会议讨论，把控会议节奏，确保会议围绕部门工作重点和目标进行。对会议讨论的内容进行总结，明确工作任务、责任人及完成时间，并形成会议纪要，发送给部门成员。部门成员按时参加会议，认真听取会议内容，积极参与讨论，提出自己的意见和建议。负责落实会议决议中涉及自己的工作任务，并及时向部门负责人反馈工作进展情况。

（三）专题会议1.定义：专题会议是针对公司某一特定工作事项或问题召开的专项会议，旨在深入研究和解决相关问题，推动专项工作的顺利开展。2.参会人员：根据会议主题确定，一般包括相关部门负责人及工作人员、涉及到的专业技术人员等。3.会议周期：根据专项工作的需要灵活安排，可定期或不定期召开。4.会议组织部门：根据专题会议的主题确定，一般由涉及该项工作的主要部门负责组织。5.职责分工会议组织部门负责确定会议主题、议程、时间、地点，并提前通知参会人员。准备会议所需的资料，如相关文件、数据报表、分析报告等，并确保资料的准确性和完整性。负责会议记录，整理会议纪要，并跟踪会议决议的执行情况。参会人员会前认真准备与会议主题相关的资料和工作情况汇报，以便在会议上能够充分发表自己的意见和建议。积极参与会议讨论，围绕会议主题深入分析问题，提出切实可行的解决方案，并明确责任人和时间节点。按照会议决议认真落实各项工作任务，并及时向会议组织部门反馈工作进展情况。

（四）临时会议1.定义：临时会议是因公司突发情况、紧急任务或其他特殊原因临时召开的会议，旨在及时传达信息、协调工作、解决紧急问题。2.参会人员：根据临时会议的主题和需要确定。3.会议组织部门：由发起临时会议的部门或领导指定相关部门负责组织。4.职责分工会议组织部门在接到临时会议通知后，迅速确定会议时间、地点、议题，并及时通知参会人员。尽可能准备与会议主题相关的资料，为参会人员提供必要的信息支持。负责会议记录，整理会议纪要，并将会议纪要及时发送给参会人员。参会人员接到临时会议通知后，应尽快安排好工作，按时参加会议。认真听取会议内容，积极配合会议组织部门，共同解决临时出现的问题。按照会议决议迅速开展工作，并及时向会议组织部门反馈工作进展情况。

三、会议流程（一）会前准备1.确定会议主题和议程发起会议的部门或领导应根据工作需要确定会议主题，并提前规划好会议议程。会议议程应明确、具体，突出重点，避免议题过多或过于分散。对于重要会议，应提前与相关部门或人员沟通，确保议程的合理性和可行性。2.收集会议资料根据会议主题和议程，相关部门或人员应提前准备好会议所需的资料，如工作报告、数据报表、分析报告、文件资料等。资料应确保真实、准确、完整，并按照要求进行整理和分类，以便在会议上能够及时提供给参会人员查阅。3.通知参会人员会议组织部门应提前[X]天（根据会议重要性和复杂程度确定通知时间）将会议通知发送给参会人员。通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等内容。对于重要会议，应采用多种方式通知参会人员，如邮件、短信、电话等，确保参会人员能够及时收到通知。4.布置会议场地根据会议规模和要求，提前布置好会议场地，确保会议设备正常运行，如投影仪、音响设备、麦克风等。摆放好会议桌椅，准备好会议所需的文具、茶水等物品。在会议场地显著位置张贴会议主题、议程等信息，以便参会人员能够快速了解会议内容。

（二）会议召开1.签到入场参会人员应提前到达会议场地，在签到处签到入场。会议组织人员应负责核对参会人员名单，确保参会人员按时到会。对于未按时到会的人员，会议组织人员应及时与其联系，了解原因，并做好记录。2.会议开场会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议主题、议程、参会人员等基本情况。简要说明会议目的和重要性，强调会议纪律和要求，确保会议能够顺利进行。3.会议讨论按照会议议程依次进行各项议题的讨论。参会人员应围绕议题充分发表自己的意见和建议，积极参与讨论。会议主持人应把控会议节奏，引导讨论方向，避免出现跑题、争论不休等情况。对于讨论中出现的分歧和问题，应及时协调解决，确保会议能够达成共识。4.会议记录会议组织部门应安排专人负责会议记录。记录人员应认真记录会议讨论的内容、达成的共识、提出的问题及解决方案、工作任务的安排等信息。记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议的全过程。记录过程中可采用电子记录或手写记录相结合的方式，确保记录的及时性和准确性。

（三）会议结束1.会议总结会议主持人对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容，强调会议达成的共识和决议。明确各项工作任务的责任人、时间节点和工作要求，确保会议决议能够得到有效执行。2.会议决议对于需要形成会议决议的会议，会议组织部门应根据会议讨论的结果，整理会议决议，并及时发送给参会人员。会议决议应明确、具体，具有可操作性。参会人员应认真阅读会议决议，如有异议应及时提出。如无异议，则应按照会议决议要求认真落实各项工作任务。3.散会会议主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。会议组织人员应负责清理会议场地，整理会议资料，关闭会议设备。

四、会议记录与纪要（一）会议记录1.记录要求会议记录应客观、准确地记录会议内容，包括会议的基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、发言内容、讨论情况、决议事项等。记录人员应使用规范的语言和格式进行记录，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。对于重要的发言和讨论内容，应尽量记录原话，确保记录的真实性和完整性。2.记录方式会议记录可采用电子记录或手写记录的方式。电子记录应使用专门的会议记录软件或文档处理软件进行记录，以便于整理和保存。手写记录应使用专用的会议记录本，字迹应工整、清晰，便于查阅。记录人员应在会议结束后及时对记录内容进行整理和核对，确保记录的准确性和完整性。

（二）会议纪要1.纪要内容会议纪要应根据会议记录整理而成，突出会议的重点和决议事项。纪要内容应包括会议基本信息、会议主要内容、会议决议、工作任务安排等。会议纪要应语言简洁、逻辑清晰，避免冗长和繁琐的表述。对于会议讨论中的细节和过程可适当简化，但应确保能够准确反映会议的核心内容和决策结果。2.纪要格式会议纪要应采用统一的格式，一般包括标题、编号、日期、参会人员、会议主要内容、会议决议、工作任务安排等部分。标题应简洁明了，能够准确反映会议的主题。编号应按照公司规定的编号规则进行编制，以便于存档和查询。日期应注明会议召开的具体日期。参会人员应列出所有参会人员的姓名和部门。会议主要内容应概括会议讨论的主要问题和观点。会议决议应明确各项决议事项的具体内容和要求。工作任务安排应明确各项工作任务的责任人、时间节点和工作要求。3.纪要审批与发放会议纪要应由会议组织部门负责人进行审核，确保纪要内容准确、完整、符合会议精神。审核通过后，报会议主持人审批。会议纪要经审批后，应及时发放给参会人员和相关部门。发放方式可采用邮件、内部办公系统等方式进行，确保参会人员能够及时收到会议纪要。

五、会议决议执行与跟踪（一）任务分解与责任落实1.会议组织部门应根据会议决议，对各项工作任务进行详细分解，明确具体的工作内容、责任人、时间节点和工作要求。2.将工作任务分解表发送给相关责任人，并组织召开会议或通过其他方式向责任人进行详细说明，确保责任人清楚了解自己的工作任务和要求。

（二）执行跟踪与反馈1.责任人应按照工作任务分解表的要求，认真组织实施各项工作任务，并定期向会议组织部门反馈工作进展情况。2.会议组织部门应建立工作任务跟踪台账，对各项工作任务的执行情况进行实时跟踪和记录。对于工作进展滞后或出现问题的任务，应及时与责任人沟通，了解原因，并协调相关部门或人员采取措施加以解决。3.定期对工作任务的执行情况进行总结和分析，及时发现存在的问题和不足，并提出改进措施和建议，确保会议决议能够得到有效执行。

（三）结果验收与评估1.工作任务完成后，责任人应及时向会议组织部门提交工作成果报告，并申请验收。2.会议组织部门应组织相关人员对工作成果进行验收，按照工作任务分解表的要求对工作成果的质量、进度、效果等进行全面评估。3.对于验收合格的工作任务，应进行总结和表彰，肯定责任人的工作成绩。对于验收不合格的工作任务，应要求责任人限期整改，直至达到要求为止。

六、会议纪律与注意事项（一）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假，并说明原因。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接打电话、玩手机、随意走动或交头接耳，以免影响会议进行。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得发表与会议主题无关的言论或进行无关的行为。4.会议期间如需发言，应先举手示意，经会议主持人同意后，方可发言。发言应简洁明了，突出重点，避免冗长和无关的阐述。5.参会人员应尊重他人的发言和意见，不得打断或贬低他人。对于不同意见，应通过理性的讨论和沟通来解决，不得进行争吵或人身攻击。

（二）注意事项1.会议组织部门应提前做好会议的各项准备工作，确保会议设备正常运行，会议资料齐全，会议场地布置合理。2.会议主持人应具备良好的组织能力和沟通能力，能够把控会议节奏，引导会议讨论方向，确保会议能够顺利进行并达到预期效果。3.会议记录人员应认真履行职责，确保会议记录的准确性和完整性。会议纪要应及时整理和发放，以便参会人员和相关部门能够及时了解会议决议和