医保档案资料管理工作制度

医保档案资料管理工作制度一、总则（一）目的为加强医保档案资料管理，确保医保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及医保管理相关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本单位医保档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等管理活动。医保档案资料包括医保参保人员信息、医保业务办理记录、医保基金收支数据、医保政策文件、医保监督检查资料等各类与医保工作相关的文件、资料、图表、数据等。

（三）基本原则1.集中统一管理原则医保档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案资料管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则归档的医保档案资料应真实、准确、完整，如实反映医保工作的全过程和实际情况，不得篡改、伪造或遗漏重要信息。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强医保档案资料的安全保密措施，防止档案资料泄露、丢失、损坏等情况发生，确保档案资料的安全性和保密性。4.便于利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的整理和保管水平，便于档案资料的查阅、检索和利用，为医保工作决策、业务办理、监督检查等提供有力支持。

二、档案管理职责分工

（一）档案管理部门职责1.制定和完善医保档案资料管理制度，并组织实施。2.负责医保档案资料的收集、整理、归档、保管、统计等日常管理工作。3.建立医保档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理和信息化检索，提高档案资料管理效率和利用水平。4.定期对医保档案资料进行检查、核对，确保档案资料的完整性和准确性。对发现的问题及时进行处理，并向上级主管部门报告。5.按照国家有关规定和本单位实际情况，做好医保档案资料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止档案资料泄露、丢失、损坏等情况发生。6.负责组织开展医保档案资料的编研工作，编写档案资料汇编、参考资料、大事记等，为医保工作提供参考依据。7.指导和监督本单位各部门的医保档案资料管理工作，对各部门档案资料管理情况进行检查和考核。

（二）业务部门职责1.负责本部门医保档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门归档。2.在业务办理过程中，严格按照档案管理要求，规范填写各类业务表格、记录相关业务信息，确保档案资料的真实性和完整性。3.配合档案管理部门做好医保档案资料的查阅、利用等工作，及时提供相关业务资料和信息。4.接受档案管理部门的业务指导和监督，按照档案管理规定，做好本部门档案资料的日常管理工作。

（三）经办人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行岗位职责，及时、准确地记录和整理医保业务经办过程中的各类资料。2.在业务办理完成后，将经办过程中形成的各类文件、资料、表单等按照档案管理要求进行分类整理，并移交本部门负责人审核后，及时移交档案管理部门归档。3.不得擅自销毁、涂改、伪造医保档案资料，不得擅自将档案资料带出办公场所或泄露档案资料内容。4.积极配合档案管理部门和业务部门的档案资料管理工作，按照要求提供相关资料和信息。

三、档案收集与整理

（一）收集范围1.医保参保登记资料，包括参保单位基本信息、参保人员个人信息、参保登记申请表、相关证明材料等。2.医保费用报销资料，包括报销申请表、医疗费用明细清单、医疗票据、诊断证明、病历等。3.医保基金征缴资料，包括征缴计划、缴费记录、催缴通知、欠费台账等。4.医保政策文件及相关资料，包括国家和地方出台的医保政策法规、规范性文件、政策解读、宣传资料等。5.医保业务办理过程中形成的各类审批文件、会议纪要、工作报告、统计报表等。6.医保监督检查资料，包括检查计划、检查记录、整改通知、处罚决定书等。7.其他与医保工作相关的文件、资料、图表、数据等。

（二）收集要求1.各部门应指定专人负责医保档案资料的收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的医保档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质档案资料一致。电子档案资料应按照规定进行备份，存储在安全可靠的介质上。4.在收集医保档案资料时，应同时收集相关的背景资料、说明材料等，以便更全面地反映医保工作情况。

（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的历史衔接性，便于档案资料的查阅和利用。2.按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案资料应集中存放，不同类别的档案资料应分开整理。3.对档案资料进行编号、编目，编制检索工具，建立档案资料目录数据库，以便快速准确地查找和利用档案资料。

（四）整理方法1.分类医保档案资料分为参保登记类、费用报销类、基金征缴类、政策法规类、业务办理类、监督检查类等类别。每类档案资料再根据具体内容进行细分，如参保登记类可分为单位参保登记、个人参保登记等；费用报销类可分为门诊报销、住院报销等。2.编号对整理好的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度+类别+顺序号的方式，如"2023CB001"，其中"2023"表示年度，"CB"表示参保登记类别，"001"表示该类别下的顺序号。3.编目编制档案资料目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等。通过编目，实现档案资料的信息化管理，便于快速检索和查阅。4.装订对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案资料不散页、不损坏。

四、档案归档

（一）归档时间1.各部门应在医保业务办理完成后的[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。2.对于定期形成的档案资料，如月度统计报表、季度工作报告等，应在次月或下季度首月的[X]个工作日内移交归档。3.对于临时性或一次性的档案资料，应在相关工作结束后的[X]个工作日内及时移交归档。

（二）归档程序1.各部门移交档案资料时，应填写档案资料移交清单，清单内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量等，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门对接收的档案资料进行核对，检查档案资料的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.核对无误后，档案管理部门将档案资料按照编号顺序排列，放入专门的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.档案管理部门将档案资料的相关信息录入档案管理信息系统，建立档案资料目录数据库，实现档案资料的电子化管理和信息化检索。

五、档案保管

（一）保管场所1.设立专门的医保档案资料保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案资料的安全保管。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.在库房内设置不同类型的档案柜、档案架，按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。

（二）保管期限1.医保档案资料的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年三种。2.永久保管的档案资料主要包括：医保基金收支总账、重要的医保政策法规文件、涉及医保工作的重大决策文件、医保监督检查的重要结论性文件等。3.定期保管的档案资料根据其重要程度和利用价值确定保管期限。具体保管期限如下：参保登记资料、费用报销资料、基金征缴资料等业务档案，保管期限为[X]年。医保业务办理过程中形成的一般性文件、统计报表等，保管期限为[X]年。医保政策宣传资料、临时性工作文件等，保管期限为[X]年。

（三）保管要求1.建立健全档案资料保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的安全和完整。2.对纸质档案资料应定期进行盘点，核对档案资料的数量、内容等是否与档案目录一致。如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对电子档案资料应定期进行备份，备份介质应存放在不同的地点，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应定期对电子档案资料进行维护和更新，确保其可读性和可用性。4.严格遵守档案资料查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案保管库房。档案管理人员应做好库房的日常管理工作，保持库房整洁、有序。

六、档案查阅与利用

（一）查阅权限1.本单位内部人员因工作需要查阅医保档案资料的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审核同意后，到档案管理部门查阅。2.医保行政部门、监督检查机构等因工作需要查阅医保档案资料的，应出具单位介绍信或工作证明，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.参保人员因个人权益查询医保档案资料的，应提供有效身份证件，经档案管理部门核实身份后，按照规定程序进行查阅。查阅内容仅限于本人的参保登记信息、费用报销记录等与个人权益相关的资料。

（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，并提交相关证明材料。2.档案管理部门对查阅申请表和证明材料进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并告知查阅人查阅的地点、时间、注意事项等。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，查阅时应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，不得在档案资料上做标记。如需复制档案资料，应按照规定办理复制手续。4.查阅人查阅完毕后，应将档案资料归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。

（三）利用方式1.档案管理部门应积极为医保工作提供档案资料利用服务，根据查阅人的需求，提供档案资料的原件、复印件、电子文档等。2.对于涉及医保工作决策、业务办理、监督检查等重要事项的档案资料利用，档案管理部门应进行登记，并跟踪利用效果，及时反馈相关信息。3.鼓励档案管理人员对医保档案资料进行分析研究，挖掘档案资料的价值，为医保工作提供参考依据和决策支持。通过编研工作，编写档案资料汇编、参考资料、大事记等，提高档案资料的利用水平。

七、档案销毁

（一）销毁条件1.医保档案资料保管期满，且已无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。2.因保管不善等原因导致档案资料损坏、丢失，无法继续保存的，经鉴定后可进行销毁。3.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的档案资料，在保密期限届满后，经审批可进行销毁。

（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案资料进行清理，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表，注明档案资料的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案管理部门负责人对档案销毁申请表进行审核，审核通过后，报单位主管领导审批。3.单位主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁过程的合规性和安全性。4.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁申请表上注明销毁方式、销毁时间、监销人等信息，并将档案销毁申请表归档保存。同时，应在档案管理信息系统中对已销毁的档案资料进行标记，确保档案资料管理信息的准确性。

（三）销毁方式1.对于纸质档案资料，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案资料无法恢复。2.对于电子档案资料，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，确保电子数据无法恢复。销毁后的存储介质应进行物理破坏，防止数据泄露。

八、监督与考核

（一）监督检查1.档案管理部门应定期对本单位医保档案资料管理工作进行自查，及时发现和解决存在的问题。自查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等环节。2.单位内部审计部门应定期对医保档案资料管理工作进行审计监督，检查档案资料管理工作是否符合法律法规和单位制度要求，是否存在违规操作、档案资料丢失损坏等问题。3.上级主管部门应对本单位医保档案资料管理工作进行不定期抽查，对发现的问题及时提出整改意见，督促本单位限期整改。

（二）考核评价1.建立医保档案资料管理工作考核评价机制，将档案资料管理工作纳入本单位年度绩效考核体系，对各部门档案资料管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案资料管理工作的组织领导、制度建设、业务开展、安全保密、利用效果等方面。考核指标应明确、具体、可操作性强。3.