印章管理制度14294

印章管理制度14294一、总则1.目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司（以下统称"公司"）所有印章的管理。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各部门专用章等具有法律效力或代表公司对外行使职权的各类印章。

二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责办理。因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围、刻制数量等内容，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。行政部门根据审批后的申请表，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应监督印章制作单位按照规定的规格、样式和材质进行制作，确保印章质量。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交使用部门，并办理交接手续。交接时，双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明印章名称、数量、交接时间等信息。2.印章启用新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息，并要求各部门严格按照规定使用印章。印章启用后，使用部门应将印章使用规定张贴在明显位置，以便员工查阅和遵守。同时，使用部门应指定专人负责印章的保管和使用，并将印章保管人员名单报行政部门备案。

三、印章的保管1.保管原则实行"专人保管、明确责任、严格审批、规范使用"的原则，确保印章安全、妥善保管。各类印章应分别指定专人保管，不得交叉保管或由一人同时保管两枚以上（含两枚）印章。2.保管职责公司公章、法定代表人章由行政部门负责人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门负责人指定专人保管；各部门专用章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章使用流程。保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章保管人员因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理印章交接手续。交接时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并由双方签字确认。同时，原保管人员应将印章使用规定、印章使用登记薄等相关资料一并移交给新保管人员。3.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、抽屉等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。严禁将印章携带外出使用，如因特殊情况需要携带外出的，必须经公司领导批准，并由印章保管人员陪同前往。印章使用完毕后，应立即带回公司保管。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形、字迹不清等情况，应及时报告行政部门，并按照规定申请重新刻制。

四、印章的使用1.使用范围公司公章适用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等；发布公告、通知、通报等；办理各类资质证书、营业执照、税务登记证等相关证件；以及其他需要以公司名义对外行使职权的事项。法定代表人章适用于以公司法定代表人名义对外签订合同、协议、文件、信函等；办理法定代表人授权委托书等相关手续；以及其他需要以公司法定代表人名义对外行使职权的事项。合同专用章适用于公司对外签订各类合同、协议等经济业务文件。财务专用章适用于公司财务结算、开具发票、收据、支票等财务票据；办理银行开户、销户、账户变更等相关手续；以及其他需要以公司财务名义对外行使职权的事项。发票专用章适用于公司开具各类发票。各部门专用章适用于部门内部文件、通知、报表等的盖章，以及与本部门业务相关的其他事项。2.使用流程申请：使用部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等内容，并经部门负责人签字确认。涉及合同、协议等经济业务文件的，还需经合同管理部门、财务部门等相关部门审核签字。审批：《印章使用申请表》经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，还需报公司总经理审批。用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在规定的用印范围内，按照文件内容进行用印。用印时，应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。用印完毕后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、份数、用印事项等信息，并由用印人签字确认。登记：印章使用完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，以备查阅。3.使用注意事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要必须先行加盖印章的，应在盖章后及时填写文件内容，并确保所填内容与印章用途相符。印章使用应严格按照规定的使用范围和审批程序进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限使用印章。印章使用后，应及时将印章归还保管人员，并妥善保管好用印文件。对于重要文件，应按照公司档案管理规定进行归档保存。如发现印章使用不当或存在问题，印章保管人员应及时向行政部门报告，并采取相应措施进行处理。

五、印章的停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，导致印章不再使用的。印章损坏、丢失或被盗用，无法继续使用的。其他需要停用印章的情形。2.停用程序印章使用部门或保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等内容，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。行政部门审核通过后，报分管领导审批。审批通过后，行政部门应在公司内部发布《印章停用通知》，明确印章停用日期、停用印章名称等信息，并要求各部门停止使用该印章。3.销毁程序对于停用的印章，行政部门应及时组织进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等内容，并经分管领导审批。审批通过后，行政部门应选择具有保密资质的销毁单位进行销毁。销毁过程中，行政部门应安排专人监督销毁情况，确保印章被彻底销毁，不留任何痕迹。印章销毁完毕后，行政部门应将《印章销毁申请表》、销毁单位出具的销毁证明等相关资料归档保存，以备查阅。

六、监督与检查1.监督职责行政部门负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理制度的有效执行。审计部门负责对公司印章使用情况进行审计监督，检查印章使用是否符合规定，是否存在违规用印行为。各部门负责人负责对本部门印章使用情况进行日常监督，确保本部门印章使用规范、安全。2.检查内容印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合规定等。印章使用情况，包括用印申请、审批、登记等手续是否齐全，用印范围是否符合规定，是否存在违规用印行为等。印章停用与销毁情况，包括停用印章是否及时办理停用手续，销毁印章是否按照规定程序进行等。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施