外包业务管理制度

外包业务管理制度一、总则1.目的为了规范公司外包业务的管理，提高外包业务的质量和效率，降低外包业务风险，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有外包业务的管理，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。3.原则合法合规原则：外包业务的开展应符合国家法律法规和公司内部规定。风险可控原则：对外包业务进行全面风险评估，采取有效措施控制风险。质量保障原则：确保外包业务的质量达到公司要求，满足客户需求。成本效益原则：在保证外包业务质量的前提下，合理控制成本，提高经济效益。

二、外包业务流程1.外包需求提出业务部门根据工作需要，提出外包业务需求，详细说明外包业务的内容、要求、时间节点、预算等。填写《外包业务需求申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至外包业务管理部门。2.外包业务评估外包业务管理部门接到需求申请后，组织相关人员对需求进行评估。评估内容包括业务可行性、技术可行性、经济可行性、风险评估等。根据评估结果，形成《外包业务评估报告》，提出是否开展外包业务以及外包方式的建议。3.外包供应商选择根据评估报告，确定外包供应商选择方式。可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式。发布外包项目招标或采购公告，明确外包项目的要求、技术规格、服务标准、报价要求、评标标准等。接收供应商的投标文件或报价文件，组织相关人员进行评审。评审内容包括供应商的资质、信誉、业绩、技术能力、服务方案、报价等。根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并签订《外包服务合同》。4.外包业务实施供应商按照合同要求组织实施外包业务，公司相关部门应配合供应商做好业务对接工作。建立外包业务监控机制，定期对外包业务的进展情况进行检查和评估，及时发现问题并解决。供应商应定期向公司提交业务进展报告，包括工作进度、质量情况、成本支出等。5.外包业务验收外包业务完成后，供应商向公司提交验收申请，并提供相关验收资料。公司组织相关部门和人员对外包业务进行验收。验收内容包括业务成果是否符合合同要求、质量是否达标、成本是否超支等。根据验收结果，出具《外包业务验收报告》。如验收合格，办理结算手续；如验收不合格，要求供应商限期整改，直至验收合格。

三、外包业务风险管理1.风险识别与评估建立外包业务风险识别机制，定期对外包业务进行风险识别。风险识别内容包括供应商风险、质量风险、安全风险、法律风险、财务风险等。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。与供应商签订风险分担协议，明确双方在风险应对方面的责任和义务。3.风险监控与预警建立外包业务风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。

四、外包业务供应商管理1.供应商准入管理建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、业绩、技术能力、服务水平等条件。供应商申请准入时，应提交相关证明材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等。对外包业务管理部门收到供应商申请后，进行资格审查。审查合格的供应商纳入公司供应商库。2.供应商评价与考核建立供应商评价与考核体系，定期对供应商的服务质量、工作进度、成本控制、客户满意度等进行评价和考核。评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核结果为优秀的供应商给予奖励，对考核结果为不合格的供应商进行警告、限期整改或淘汰。3.供应商关系管理加强与供应商的沟通与协调，建立定期沟通机制，及时解决合作过程中出现的问题。建立供应商激励机制，通过奖励、合作机会等方式，激励供应商提高服务质量和效率。定期对供应商进行培训，提高供应商的业务水平和服务能力。

五、外包业务合同管理1.合同签订外包业务管理部门负责起草《外包服务合同》，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任等。《外包服务合同》经公司法律顾问审核后，提交至公司领导审批。审批通过后，与供应商签订正式合同。2.合同执行双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。公司相关部门应定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现问题并解决。3.合同变更与终止如因业务需要或其他原因，需对合同进行变更，应按照合同约定的程序进行。变更内容应签订补充协议。合同期满或因其他原因需终止合同的，应按照合同约定的程序进行。终止合同后，双方应办理相关结算和交接手续。

六、外包业务财务管理1.预算管理业务部门在提出外包业务需求时，应同时编制外包业务预算，明确预算金额、预算明细等。外包业务管理部门对预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。预算经公司领导审批后，纳入公司年度预算管理。2.费用支付供应商按照合同约定提交付款申请，经公司相关部门审核后，提交至财务部门。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理费用支付手续。3.成本核算与控制财务部门建立外包业务成本核算体系，定期对外包业务的成本进行核算和分析。通过成本核算，发现成本控制的薄弱环节，采取有效措施进行成本控制，确保外包业务成本在预算范围内。

七、外包业务信息管理1.信息收集与整理建立外包业务信息收集渠道，收集与外包业务相关的各种信息，包括供应商信息、合同信息、业务进展信息、验收信息等。对外包业务信息进行整理和分类，建立外包业务信息数据库。2.信息共享与沟通通过公司内部信息系统，实现外包业务信息的共享，方便相关部门和人员查询和使用。建立外包业务信息沟通机制，定期召开外包业务沟通会议，及时通报外包业务进展情况，解决存在的问题。3.信息安全管理加强外包业务信息安全管理，采取有效的安全措施，防止信息泄露、丢失、篡改等。与供应商签订信息安全协议，明确双方在信息安全方面的责任和义务。

八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对外包业务进行审计，检查外包业务管理制度的执行情况、合同履行情况、财务收支情况等。根据审计结果，出具审计报告，提出改进建议和意见。2.专项检查外包业务管理部门定期对外包业务进行专项检查，检查外包业务的质量、进度、成本等情况。对检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门和供应商限期整改。3.投诉处理建立外包