物业公司内部钥匙管理规定

物业公司内部钥匙管理规定一、总则1.目的为了加强物业公司内部钥匙的管理，确保钥匙的安全、规范使用，保障公司运营秩序和业主财产安全，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于物业公司管理区域内各类钥匙的管理，包括但不限于办公区域、物业客服中心、设备机房、公共区域设施设备、业主房屋等相关钥匙。3.职责分工钥匙管理部门：负责制定和完善钥匙管理制度，明确钥匙管理流程和标准；负责钥匙的统一保管、发放、回收、借用、归还等工作；定期对钥匙进行盘点和维护，确保钥匙的准确性和完整性。使用部门：负责本部门使用钥匙的日常管理和监督，确保钥匙的正确使用和妥善保管；配合钥匙管理部门进行钥匙的盘点和检查工作；及时向钥匙管理部门反馈钥匙使用过程中出现的问题。相关人员：包括物业工作人员、维修人员、安保人员等，必须严格遵守本规定，正确使用和保管钥匙，不得擅自复制、转借或遗失钥匙。

二、钥匙的分类与标识1.钥匙分类办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、抽屉等钥匙。物业客服中心钥匙：包括客服中心大门、接待台抽屉、保险柜等钥匙。设备机房钥匙：如配电室、电梯机房、水泵房、消防控制室等设备机房的钥匙。公共区域设施设备钥匙：例如门禁系统、道闸、公共照明配电箱、弱电井等设施设备的钥匙。业主房屋钥匙：涵盖业主委托物业公司保管的房屋入户门钥匙及室内相关设施设备钥匙。2.钥匙标识每把钥匙上应粘贴或悬挂清晰、牢固的标识牌，注明钥匙对应的位置信息，如具体房间号、设备名称等。对于外观相似、易混淆的钥匙，应采用不同颜色的标识牌或在标识牌上增加特殊标记进行区分。

三、钥匙的保管1.钥匙管理部门保管设立专门钥匙柜：钥匙管理部门应设立专门的钥匙柜，用于存放各类钥匙。钥匙柜应具备良好的防盗、防潮、防火性能，确保钥匙存放安全。分类存放：按照钥匙的类别和使用部门进行分类存放，建立清晰的钥匙存放目录，便于查找和管理。双人管理：钥匙柜应指定两名专人负责管理，其中一人负责日常钥匙的借出和归还登记，另一人负责定期盘点和监督钥匙的保管情况。两人应相互监督，确保钥匙管理工作的准确性和安全性。2.使用部门保管部门钥匙箱：各使用部门应设置专门的钥匙箱，用于存放本部门日常使用的钥匙。钥匙箱应放置在安全、便于取用的位置，并指定专人负责保管。定期清理：使用部门应定期对钥匙箱内的钥匙进行清理和核对，确保钥匙的准确性和完整性。如发现钥匙丢失、损坏或需要更换标识等情况，应及时报告钥匙管理部门。交接制度：当部门人员发生变动时，应及时办理钥匙交接手续，确保钥匙的妥善保管和正常使用。交接记录应详细注明交接钥匙的种类、数量、标识等信息，并由交接双方签字确认。

四、钥匙的发放1.新入职员工新入职员工如需领取工作所需钥匙，应由所在部门负责人填写《钥匙领取申请表》，注明领取钥匙的种类、数量及用途，并经部门负责人签字确认后，交至钥匙管理部门。钥匙管理部门根据《钥匙领取申请表》，为新员工发放相应钥匙，并在《钥匙发放登记表》上详细记录发放时间、钥匙种类、数量、领取人姓名、部门等信息，同时要求领取人签字确认。2.岗位调动员工岗位调动员工如需领取新岗位所需钥匙，应由调出部门负责人填写《钥匙领取申请表》，注明原领用钥匙的收回情况及新领取钥匙的种类、数量、用途，并经调出、调入部门负责人签字确认后，交至钥匙管理部门。钥匙管理部门收回原领用钥匙后，按照新的岗位需求为员工发放相应钥匙，并在《钥匙发放登记表》上做好记录。3.临时借用钥匙因工作需要临时借用钥匙的人员，应填写《钥匙借用申请表》，注明借用钥匙的种类、数量、借用原因、借用时间，并经所在部门负责人签字批准后，交至钥匙管理部门。钥匙管理部门根据《钥匙借用申请表》，对借用人员进行身份核实后，发放钥匙，并在《钥匙借用登记表》上记录相关信息。借用人员应在规定时间内归还钥匙，如遇特殊情况需要延期归还，应提前向钥匙管理部门提出申请并说明原因。

五、钥匙的回收1.员工离职员工离职时，所在部门负责人应及时通知钥匙管理部门，员工需将所有领用的钥匙交回钥匙管理部门。钥匙管理部门在收回钥匙后，应仔细核对钥匙的种类、数量及标识等信息，确保钥匙齐全、完好。如发现钥匙丢失或损坏，应要求离职员工照价赔偿。钥匙管理部门在《钥匙回收登记表》上记录钥匙回收时间、回收人姓名、部门等信息，并由双方签字确认。2.岗位调动员工岗位调动员工在办理工作交接时，应将原领用的钥匙全部交回调出部门，由调出部门负责人核对无误后，统一交至钥匙管理部门。钥匙管理部门按照新的岗位需求为员工重新发放钥匙，并做好相关记录。3.借用钥匙归还借用钥匙的人员应在规定时间内将钥匙归还至钥匙管理部门。钥匙管理部门在收回钥匙后，应检查钥匙是否完好无损，并在《钥匙借用登记表》上记录归还时间、归还人姓名等信息。如发现借用钥匙有损坏或丢失情况，借用人员应及时向钥匙管理部门说明原因，并照价赔偿。

六、钥匙的借用1.借用流程填写申请表：借用钥匙的人员应填写《钥匙借用申请表》，详细注明借用钥匙的种类、数量、借用原因、借用时间等信息。部门审批：申请表经所在部门负责人签字批准，确保借用行为符合工作需要且不会对公司安全和运营造成影响。管理部门审核：钥匙管理部门收到《钥匙借用申请表》后，对借用人员的身份和借用原因进行核实，审核通过后发放钥匙，并做好登记。2.借用期限一般情况下，临时借用钥匙的期限不得超过[X]个工作日。如因特殊情况需要延长借用期限，借用人员应提前向钥匙管理部门提出申请，并说明延期原因，经批准后方可延长。3.借用责任借用人员应妥善保管借用的钥匙，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。如因借用人员保管不善导致钥匙丢失、损坏或造成其他不良后果，借用人员应承担相应的责任，包括但不限于照价赔偿、承担由此引发的法律责任等。借用人员在借用期间应确保钥匙的安全，如发现钥匙存在安全隐患或损坏情况，应及时通知钥匙管理部门进行处理。

七、钥匙的复制1.复制申请因工作需要复制钥匙的，必须填写《钥匙复制申请表》，详细说明复制钥匙的原因、用途、种类、数量等信息，并经所在部门负责人签字批准。对于涉及重要区域或设备的钥匙复制，还需经公司相关领导审批同意。2.复制流程钥匙管理部门收到《钥匙复制申请表》后，应严格按照审批意见进行操作。如需复制钥匙，应选择具有资质、信誉良好的专业锁具店进行复制，并安排专人陪同前往。复制完成后，应对新复制的钥匙进行标识和登记，并将复制情况记录在《钥匙复制登记表》上，包括复制时间、复制人姓名、复制钥匙的种类、数量、用途等信息。3.复制限制严禁未经授权私自复制公司内部钥匙。如有违反规定私自复制钥匙的行为，一经发现，将追究相关人员的责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。对于业主房屋钥匙的复制，必须严格按照与业主签订的相关协议执行，未经业主书面同意，不得擅自复制。

八、钥匙的盘点与检查1.定期盘点钥匙管理部门应每月对库存钥匙进行一次全面盘点，确保钥匙的数量、种类、标识等信息与《钥匙存放目录》和《钥匙发放登记表》一致。盘点过程中，如发现钥匙数量短缺、标识不清或钥匙损坏等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。如因保管不善导致钥匙丢失或损坏，应追究相关责任人的责任。2.不定期抽查物业公司行政部门应不定期对各部门的钥匙保管和使用情况进行抽查，检查内容包括钥匙标识是否清晰、存放是否规范、借用登记是否完整等。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.特殊情况检查在发生重大安全事件、人员岗位变动或钥匙管理相关制度调整后，钥匙管理部门应及时对钥匙进行全面检查，确保钥匙管理工作的正常运行。

九、钥匙的损坏与遗失处理1.钥匙损坏处理发现钥匙损坏后，使用部门应及时报告钥匙管理部门。钥匙管理部门根据损坏情况，评估是否能够修复。如能够修复，应安排专业人员进行修复；如无法修复，应及时更换新钥匙，并做好相关记录。因正常使用导致钥匙损坏的，由钥匙管理部门负责更换；因使用不当或人为故意损坏钥匙的，由责任人照价赔偿。2.钥匙遗失处理发现钥匙遗失后，遗失人应立即报告所在部门负责人，并及时通知钥匙管理部门。钥匙管理部门应采取相应的防范措施，如更换门锁、调整相关设施设备的权限等，以确保安全。遗失人应填写《钥匙遗失报告表》，详细说明遗失钥匙的种类、数量、遗失时间、地点及可能遗失的原因等信息。经所在部门负责人签字确认后，交至钥匙管理部门。钥匙管理部门根据遗失情况进行评估，如涉及重要区域或设备的钥匙遗失，应及时报告公司相关领导，并根据领导指示采取进一步的安全措施。如因遗失钥