采购与付款流程财务制度

采购与付款流程财务制度一、总则1.目的为了规范公司采购与付款流程，加强财务管理与内部控制，确保采购活动的合法、合规、有效，保障公司资产安全，特制定本财务制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购与付款相关业务活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。3.职责分工采购部门：负责采购业务的发起、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。财务部门：负责采购预算编制、采购资金审核与支付、采购账务处理、采购业务监督等工作。需求部门：提出采购需求，参与供应商选择与采购合同评审，负责采购物资或服务的验收工作。

二、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据年度经营计划和实际业务需求，在每年年末编制下一年度采购预算草案，并提交至财务部门。财务部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司资金状况和经营目标，编制公司年度采购预算方案，报公司管理层审批。2.预算执行采购部门应严格按照经批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整当市场价格波动较大、业务需求发生重大变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。采购部门对预算调整申请进行审核，并出具审核意见。财务部门对调整申请的必要性和合理性进行评估，提出财务意见。预算调整申请经公司管理层审批后，财务部门对采购预算进行相应调整。

三、采购流程1.采购申请需求部门根据实际业务需要，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。采购申请单应经需求部门负责人签字确认，重要采购项目还需经公司相关领导审批。2.供应商选择与评估采购部门收到采购申请单后，应根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商，如市场调研、供应商推荐、招标、询价等。采购部门对潜在供应商进行资格审查和评估，包括供应商的营业执照、生产许可证、资质证书、信誉状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等，并定期对供应商进行动态评估和管理。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款达成一致意见，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、公平、合理。采购合同签订前，应提交至财务部门进行审核，财务部门重点审核合同中的付款条款、价格条款、发票条款等内容，提出审核意见。采购合同经公司法定代表人或其授权代表签字（或盖章）后生效。采购部门应及时将采购合同副本提交至财务部门和需求部门备案。4.采购订单下达采购部门根据采购合同，编制采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。采购订单应经采购部门负责人签字确认，并加盖公司公章或合同专用章。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。5.采购验收采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收标准、准备验收工具等。采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定和验收标准进行验收。验收合格的，需求部门应在验收单上签字确认；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并在验收单上注明不合格情况及处理意见。采购部门应督促供应商及时处理不合格物资或服务，如换货、退货、补货等。对于因质量问题给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。6.采购发票开具与传递供应商应按照采购合同约定及时开具发票，并将发票送达公司。发票内容应与采购合同、采购订单、验收单等一致，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、金额、税率等信息。采购部门收到发票后，应核对发票信息的真实性、完整性和准确性，并在发票签收单上签字确认。采购部门应及时将发票传递给财务部门进行审核和入账。7.采购付款财务部门收到采购部门传递的发票、验收单、采购合同等相关凭证后，按照公司财务审批流程进行审核。审核内容包括发票的合规性、采购业务的真实性、付款金额的准确性、付款条件的符合情况等。财务部门审核无误后，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息，并提交至公司相关领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照付款申请单的要求进行付款操作。付款方式包括支票、银行转账、电汇等。财务部门应及时登记付款台账，记录采购付款的相关信息。

四、付款审核要点1.发票审核发票应符合国家税收法律法规的规定，发票内容应真实、完整、准确，不得虚开发票。发票的开具日期应在规定的时间范围内，发票的格式、印章等应符合要求。发票上的物资或服务名称、规格、型号、数量、金额等应与采购合同、采购订单、验收单等一致。2.采购业务真实性审核审核采购业务是否真实发生，是否有相应的采购合同、采购订单、验收单等支持文件。核实采购物资或服务的用途是否与公司业务相关，是否符合公司的采购政策和审批程序。3.付款金额审核核对付款申请单上的付款金额是否与采购合同约定的金额一致，是否扣除了相应的预付款、质保金等。审核发票金额与采购合同金额、验收金额之间的差异是否合理，如有差异应查明原因并进行相应处理。4.付款条件审核检查采购合同中约定的付款条件是否满足，如是否达到付款节点、是否有质量问题未解决等。对于需要支付预付款的采购项目，应审核预付款的支付比例是否符合合同约定，是否履行了相应的审批手续。

五、采购与付款内部控制1.岗位分离采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，不得由同一人兼任。采购部门与财务部门应定期核对采购业务相关数据，确保数据的一致性和准确性。2.授权审批建立健全采购与付款授权审批制度，明确各岗位人员的审批权限和审批流程。重大采购项目应实行集体决策或联签制度，确保采购决策的科学性和公正性。3.内部审计与监督内部审计部门应定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购流程的合规性、内部控制制度的执行情况、采购成本的合理性等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

六、采购与付款风险管理1.风险识别与评估财务部门应会同采购部门等相关部门，定期对采购与付款业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、资金支付风险等。根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施供应商管理风险：加强供应商选择与评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核和评价；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；加强对供应商的日常管理和监督，及时发现并解决供应商出现的问题。采购价格风险：建立采购价格信息收集和分析机制，及时掌握市场价格动态；采用招标、询价、谈判等多种采购方式，选择合理的采购价格；与供应商签订价格调整条款，应对市场价格波动风险。质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的验收工作；对供应商的产品质量进行定期抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或退换货；建立质量追溯机制，追究因质量问题给公司造成损失的供应商责任。资金支付风险：严格按照采购合同约定的付款条件和审批程序进行付款，确保资金支付的准确性和及时性；合理安排资金，避免因资金短缺导致付款延误或逾期