2025翔宇房地产开发公司合同管理规程

2025翔宇房地产开发公司合同管理规程为进一步规范翔宇房地产开发公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，提高合同管理的科学性、规范性和效率，维护公司的合法权益，特制定本规程。本规程适用于公司及下属子公司在经营活动中涉及的所有合同的管理，包括但不限于商品房买卖合同、施工总承包合同、材料采购合同、租赁合同、服务合同等。第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理流程，降低经营风险，提高经济效益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规程。第二条适用范围本规程适用于公司及下属子公司在日常经营活动中签订、履行、变更、解除、终止、终止后的合同管理活动。第三条管理原则（一）合法性原则：所有合同必须遵守国家法律法规，符合社会主义市场经济秩序。（二）平等自愿原则：合同双方应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，不得利用优势地位损害对方合法权益。（三）风险防控原则：在合同管理中应加强风险评估与防范，最大限度地降低合同履行中的不确定性风险。（四）全程管理原则：合同管理贯穿于合同订立、履行、变更、解除、终止的全过程，确保管理的连续性和完整性。第二章合同管理机构与职责第四条合同管理机构公司设立合同管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司总经理担任组长，分管副总经理、法律顾问、财务负责人、业务部门负责人等为成员。领导小组负责公司合同管理的决策和监督工作。第五条合同管理部门公司行政部负责归口管理合同，具体职责如下：（一）起草、审核、备案公司各类合同；（二）制定、修订合同管理相关制度；（三）组织合同管理培训，提高相关人员的合同管理能力；（四）监督、检查各部门合同管理执行情况；（五）协调处理合同履行中的争议和纠纷；（六）负责合同档案的归档和管理。第六条业务部门职责公司各业务部门（如开发部、销售部、工程部等）负责与其职责相关的合同签订、履行等具体事宜，具体职责如下：（一）提出合同需求，提交合同签订申请；（二）负责合同相对方的资质审查；（三）参与合同的谈判、起草、签订工作；（四）负责合同履行中的监督、检查和协调工作；（五）及时向合同管理部门反馈合同履行中的问题；（六）协助处理合同纠纷。第七条法律顾问职责公司法律顾问负责合同的法律审核工作，具体职责如下：（一）参与重大合同的谈判和起草工作；（二）对合同条款进行法律审核，提出法律意见；（三）协助处理合同纠纷，提供法律支持；（四）对公司合同管理相关制度提出法律建议。第三章合同订立前的管理第八条合同需求申请需要签订合同的部门应当填写《合同签订申请表》，注明合同名称、合同相对方名称、合同金额、合同内容等基本信息，经部门负责人审批后提交合同管理部门。第九条合同相对方资质审查合同管理部门应当对合同相对方的资质进行审查，包括但不限于以下内容：（一）相对方是否具备合法的经营资格；（二）相对方的资信状况是否良好；（三）相对方是否具备履行合同的能力；（四）相对方与公司是否存在关联关系。第十条合同可行性审查合同管理部门应当对合同的可行性进行审查，重点审查以下内容：（一）合同内容是否符合公司整体经营计划；（二）合同履行是否具备必要的资源和条件；（三）合同履行是否存在潜在风险；（四）合同履行是否有助于提高公司经济效益。第十一条合同文本起草合同管理部门根据合同需求和业务部门提供的信息，负责起草合同文本。对于重大合同或复杂合同，应当邀请法律顾问参与起草工作。第十二条合同文本审核合同文本起草完成后，合同管理部门应当组织业务部门、法律顾问等进行联合审核。审核主要关注以下内容：（一）合同内容是否完整、准确；（二）合同条款是否合法、合规；（三）合同权利义务是否公平合理；（四）合同风险是否可控。第十三条合同审批与签订合同文本审核通过后，应当按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。合同签订后，合同管理部门应当留存一份合同原件，并将其扫描件上传至公司合同管理系统。第四章合同履行中的管理第十四条合同履行跟踪合同管理部门应当对合同履行情况进行跟踪检查，确保合同双方按照约定履行义务。对于重点合同，应当定期召开合同履行会议，协调解决履行中遇到的问题。第十五条合同履行记录业务部门应当建立合同履行记录，详细记载合同履行中的重要事项，如支付进度、验收情况、变更事项等。合同履约记录应当定期报送给合同管理部门备案。第十六条合同履行问题处理在合同履行过程中，如果出现合同条款不明确、相对方违约等情况，业务部门应当及时与相对方沟通协商，并将情况报告合同管理部门。合同管理部门应当及时提供法律支持，协助解决问题。第十七条合同履行评估合同履行完毕后，业务部门应当对合同履行情况进行总结和评估，分析合同履行中存在的问题，提出改进建议，并将评估报告提交合同管理部门备案。第五章合同的变更、解除和终止第十八条合同变更申请因特殊情况需要变更合同内容的，应当由业务部门填写《合同变更申请表》，注明变更原因、变更内容等信息，经部门负责人审批后提交合同管理部门。第十九条合同变更审核与签订合同变更申请经审批通过后，合同管理部门应当组织业务部门与相对方协商变更内容，并签订书面的合同变更协议。变更协议应当按照本规程的相关规定进行审核、审批和签订。第二十条合同解除与终止在合同履行过程中，如因不可抗力、相对方违约或其他原因需要解除或终止合同的，业务部门应当提出解除或终止申请，并提交相关证明材料。合同管理部门应当组织法律顾问、业务部门进行协商，确定解除或终止条件，并与相对方签订书面的解除或终止协议。第六章合同纠纷的处理第二十一条合同纠纷预警在合同履行过程中，业务部门应当密切关注合同相对方的履约情况，如发现可能引发纠纷的风险，应当及时报告合同管理部门，并采取预防性措施。第二十二条合同纠纷处理对于已经发生的合同纠纷，合同管理部门应当组织法律顾问、业务部门等进行分析，并制定解决方案。必要时，可以提请司法机关或仲裁机构进行调解或裁决。第二十三条合同纠纷总结合同纠纷处理完毕后，合同管理部门应当对纠纷处理情况进行总结，分析原因，提出预防措施，并将总结报告报公司管理层备案。第七章合同档案管理第二十四条合同档案归档合同管理部门应当对签订、履行、变更、解除、终止的合同及其相关资料进行编号、分类和归档。归档资料包括但不限于合同文本、审批文件、履行记录、变更协议、解除协议等。第二十五条合同档案查阅公司员工因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人审批后方可查阅。未经批准，任何人不得擅自查阅或复制合同档案。第二十六条合同档案销毁合同档案达到保管期限后，合同管理部门应当组织相关部门进行评估，确定是否需要销毁。销毁合同档案应当填写《合同档案销毁申请表》，经公司管理层审批后方可执行。第八章监督与责任第二十七条合同管理监督合同管理部门应当定期对公司合同管理情况进行检查，发现问题及时提出整改意见。公司审计部门应当将合同管理纳入内部审计范围，确保合同管理的规范性和有效性。第二十八条合同管理责任对在合同管