长沙市乐尔乐特超市有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学校毕业设计目录1 超市简介 长沙市乐尔乐特超市有限公司财务收支审批流程设计超市简介长沙乐尔乐特超市有限公司（简称乐尔乐特超市）于2017年11月16日成立，注册地位于湖南省长沙市岳麓区，法定代表人陈正国，目前公司人员35人，公司类型为有限责任公司，注册资本100万元人民币，2020年销售收入为603万元。公司经营范围包括预包装食品、粮油、糕点、面包、果品及蔬菜、禽、蛋及水产品、非酒精饮料及茶叶、烟草制品、豆制品、散装食品、食品添加剂、调味品、国产酒类、进口食品、纺织、服装及日用品、文化、体育用品及器材、家用电器及电子产品、五金、家具及室内装饰材料的零售；厨具、设备、餐具及日用器皿百货零售服务；农产品销售；农产品配送等。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1公司组织结构图超市财务收支现状长沙乐尔乐特超市有限公司属于零售行业，主要的销售对象为周边的居民、单位及学生，每日营业时间为7：00—22：30。日平均销售额为1.6万元，主要的收款方式为现金、微信和支付宝。超市主要支出是采购商品和支付员工工资，2020年采购商品总支出为333.16万元，2020年支付员工工资总支出为179.39万元。由下表可知2020年的营业利润达到了90万元，2018年-2020年长沙乐尔乐特超市有限公司财务收支情况如下表2-1所示：表2-12018-2020年财务收支情况表单位：万元项目/年份201820192020销售收入588615603成本费用512529513营业利润768690超市财务收支存在的问题现金管理不到位（1）超市过夜资金较多长沙乐尔乐特超市面向的消费者主要是周边小区住户，小区住户的平均年龄在45岁左右，45岁以下消费者一般会使用微信、支付宝进行结算，而45岁以上的消费者习惯用现金进行结算，从而导致超市每日现金收款金额高达1.1-1.3万元。由于银行上班的时间为朝九晚五，超市现有的规定是将货款于次日存入银行，企业每日保险柜中过夜资金量将会达到0.3-0.5万元，可能存在被盗、丢失的风险。（2）现金开支随意长沙乐尔乐特超市有限公司成立时间短，超市现金管理制度不完善，常出现坐支货款支付超市的日常支出，或用货款支付采购款的现象。采购员经常携带现金外出进行商品采购，比如新鲜的蔬菜、水果等鲜活产品。为了保证这些产品的口感和质量，超市必须当天对这些产品进行采购，而这些产品的供应商大部分来自于农户，出于方便采购，需要使用现金付款。现金使用比较随意，借款人填制借款单通过部门经理审核，直接由财务部复核后，出纳进行付款。具体现金借支审批流程如下图3-1所示：图3-1现金借支审批流程存货监管不到位长沙乐尔乐特超市经营的产品种类繁多，没有将产品按照批次、型号进行明确分类，容易忽略某些产品的库存情况。采购人员在现有库存充足的情况下仍然对这些产品进行采购，导致存货积压，占用的资金有76万元，或对一些商品未及时进行补货，引起商品短缺，影响正常经营。由于存货管理不到位，仓库管理员未对存货及时的跟踪记录，造成近效期商品增加，2020年近效期存货商品损耗额为15.45万元。2020年12月份部分近效期存货如下表所示：表3-12020年12月排名前六名近效期存货情况表商品名称数量伊利纯牛奶24箱（250ml*24盒）老先生麦芽饼18箱（500g*10袋）乐事薯片22箱（40g*20袋）宇仔大刀肉辣条14箱（260g*30袋）老坛酸菜牛肉面10箱（104g*24袋）超市财务收支审批流程设计针对长沙乐尔乐特超市现金管理不到位、存货管理不到位的问题，我们应完善现金管理和存货管理相关的审批流程，在存货损耗管理上设立ABC分类管理法，对其近效期产品实施不同促销方式来降低损失、减少损耗成本和存货积压。现金收支审批流程设计加强过夜资金的管理针对长沙乐尔乐特超市每晚过夜资金较高的问题，我们应改变每日存一次的现状，每日向银行缴存2次，保持库存现金最小。具体操作如下：（1）在下午三点半之前，收银员应当根据实际收款额填写解款单并将营业款交给店面指定收款人，店面指定收款人确认无误后在收款凭证上进行盖章，应在当天4：00前及时送存银行。（2）晚上下班前收银员将15：30—22：30的营业款交给店面指定收款人，并与店面指定收款人进行对账，确认无误后，当班经理陪同店面指定收款人将100元的人民币，当晚通过银行ATM中存入总经理个人账户（6228486415360987564），总经理通过网上银行将款项直接划转至超市收款账户。剩余的零钞保存在超市保险柜里。现金借支审批流程设计长沙市乐儿乐特超市在现金借支管理方面应按照“谁借款、谁使用、谁归还”原则进行严格的审核，不随意支出，规定现金的使用范围，超出现金使用范围的不得使用现金。按照严格的借款制度进行审批，借款人根据开支详细的填制现金借款单后交给部门经理签字核对，以确保借款理由是否充分，是否具有真实性，若借款金额大于5000元时，交给部门经理签字审核后再经总经理审批，再由财务部复核是否属于开支范围，避免资金浪费，最后到出纳处审批并付款。现金借支审批流程如下图4-1所示：图4-1现金借支审批流程表4-1长沙乐尔乐特超市有限公司现金借款单图4-1现金借支审批流程借款人日期借款原因金额大写公司领导部门领导财务审核借款人进行借款后，应在三个工作日内，到财务处清偿借款。财务部应及时掌握员工借款、还款情况，借款没有归还不得再次向财务部申请借款，对于借款20天未还的员工，下发员工欠款清欠通知单进行欠款催收。对于未清偿借款并接到员工欠款清欠通知单五日内仍未还的的员工，所有借款将直接从工资中扣除。现金采购审批流程设计长沙市乐尔乐特超市采购部门应遵循《现金管理暂行条例》中1000元的限额进行商品采购，事先制定采购计划及借款金额，根据进行审批后的采购计划去市场采购，根据采购预算向财务部门申请借款，采购完毕后将剩余现金及时归还，货物到达时立刻办理入库，货物入库后开具发票向财务部门报销，由总经理审核。现金采购管理审批流程如图4-2所示：图4-2现金采购管理审批流程存货管理审批流程设计事前完善存货采购审批流程长沙市乐尔乐特超市采购部应不定期的根据超市商品销售情况和存货库存情况进行分析，及时对存货进行采购，多采购一些畅销产品，对于滞销产品减少采购数量或者不予以采购，保持合理库存，避免出现缺货、断货或者存货积压的情况。在采购过程中采购员应先提出采购申请、填写存货采购申请单进行审批，其次要选择合适的供应商经过各部门的审批，最后与供应商签订采购合同，在采购过程中要防止出现资产损失、资源浪费的情况。产品交货验收时由仓储部组织相关人员对货物进行清点，为了防止发生舞弊行为，由财务部门和采购部两个部门派相关人员进行货物验收。验收人员在验收入库时，应提高警惕性，认真仔细的检查货物的质量问题并办理入库手续。存货采购审批流程如下图4-3所示：图4-3存货采购管理审批流程4.2.2事中对存货进行分类管理，加大促销力度（1）采用ABC分类管理法针对存货没有按照产品的批次、型号进行分类管理的问题，长沙市乐尔乐特超市应该实行存货ABC分类管理法，按照各类存货的重要程度分别采取不同的方法进行管理，根据存货的金额、存货的品种数量进行划分，并结合产品的批次、型号进行存货管理，保证越接近保质期的同批次和型号的存货优先出库，防止出现损坏、浪费，减少近效期产品数量，有效的降低存货损耗，提高净利润。同时每周都要进行定期盘点，每月应进行不少于两次的不定期盘查，及时了解存货盘点情况，盘点时必须逐一排查，不预估，防止出现账实不符。在存货日常的管理中也要做好防火、防水、放盗、防变质的存货安全问题，加强防范意识，提高防盗意识。存货ABC分类法如下表4-2所示：表4-2ABC分类管理法存货种类说明A类存货存货金额很大，存货的品种数量少。如：名烟名酒、家用电器、家具等B类存货存货金额较大，存货的品种数量较多。如：鞋帽、床上用品、服装等C类存货存货金额较小，存货的品种数量繁多。如：日常生活用品、化妆品等三类存货的金额比重大致为：A:B:C=0.7:0.2:0.1三类存货的品种数量比重大致为：A:B:C=0.1:0.2:0.7（2）加大存货促销力度，减少积压仓库管理员应随时跟踪商品记录，将存货数量过多、当天未卖完的新鲜蔬菜水果、长期滞留及近效期六个月以内的产品进行重点推销，行使促销手段来减少商品库存、降低存货积压。采取的促销方式有低价限时促销、打折式促销、赠送式促销、纪念式促销和免费品尝和试用式促销。详细促销方法如下表4-3所示：表4-3促销方式促销方式具体实施低价限时促销在晚上7：30以后，对新鲜蔬菜、水果进行低价出售打折式促销对设置特价区，销售存货过多的商品、近效期的商品、外包装有损伤的商品赠送式促销对进店的消费者免费赠送某一种或几种商品，让顾客现场品尝、使用纪念式促销节日促销：国庆节、端午节等特定日期促销：每月1号八折促销免费品尝和试用式促销在比较显眼的位置设专柜，将滞销产品、近效期产品免费品尝、试用事后建立存货报损审批流程对于盘点中出现过期、破损的商品，仓储部应提出报废申请，由仓储部经理审核后交给财务部复核，再由总经理审批之后方可报废，存货报废审批流程如下图4-4所示：图图4-4存货报废审批流程设计方案实施效果长沙市乐尔乐特超市有限公司主要存在现金管理不到位、存货监管不到位两个方面的问题，针对这两个问题，我建议从以下方面进行改进：一是减少现金过夜资金、完善现金借支管理审批流程和现金采购管理审批流程，明确了员工的工作职责，规范和加强了超市的现金管理。二是完善存货采购审批流程、提高存货管理水平、加大存货促销管理力度，降低公司存货成本，减少存货损耗。以上措施，将有助于企业提高管理水平，提升企业的经济效益。

参考资料[1]童颖聪中小企业存货管理存在的问题及对策分析[J].现代经济信息，2017,（02）：87[2]曹爱丽关于中小企业