集团会议管理制度与流程

演讲人：日期：集团会议管理制度与流程目录会议管理制度概述会议分类与级别会议筹备与通知流程会议过程管理与控制技巧纪要撰写、审核及发布流程梳理后续跟进工作执行情况监督检查会议管理制度概述01通过规范会议管理流程，减少会议时间和成本，提高会议效率。提高会议效率促进各部门之间的沟通交流，提高决策的科学性和正确性。加强沟通协调明确会议目标和责任，确保工作任务得到及时有效的落实。落实工作任务目的与意义010203适用范围本制度适用于集团内部所有会议，包括例会、专题会、座谈会等。适用对象集团全体员工，特别是会议组织者、主持人和参会人员。适用范围及对象制定依据依据国家相关法律法规和集团内部规章制度，结合实际情况制定。制定原则坚持科学合理、公平公正、精简高效的原则，确保制度的可操作性和执行力。制度制定依据与原则会议的流程管理会议的流程管理重要性流程管理可以确保会议顺利进行，避免会议时间被浪费。会议前的准备确定会议主题、目的、议程和参会人员，并提前通知参会人员做好相关准备。会议中的管理主持会议，确保会议按照议程进行，及时制止与会者离题，鼓励积极参与讨论。会议后的跟进整理会议记录，明确责任人和完成时间，并对会议决议进行跟踪落实。会议分类与级别02按照固定的时间周期定期召开的会议，如每周的例会、每月的总结会等，会议内容、参会人员相对固定。定期会议为解决突发问题或紧急事项而召开的会议，会议时间、地点、内容较为灵活，可随时安排。临时会议定期会议与临时会议内部会议与外部会议外部会议集团与外部单位或机构召开的会议，如与政府、合作伙伴、客户的洽谈会等，参会人员包括外部代表。内部会议集团内部召开的会议，主要讨论集团内部事务，如经营策略、管理问题等，参会人员为集团内部人员。基层会议具体执行、问题解决，参会人员为基层管理人员和员工，要求解决实际问题、提高执行力。高层会议战略决策、宏观指导，参会人员为集团高层管理人员，要求决策科学、严谨。中层会议承上启下、协调推进，参会人员为集团中层管理人员，要求落实高层决策、协调部门间合作。各级别会议特点与要求会议筹备与通知流程03确定会议议题和议程安排议题收集由各部门提交议题，汇总后交给会议主持人或委员会审核。议题筛选根据议题的重要性和紧迫性，筛选出需要讨论的议题。议程制定根据筛选后的议题，制定会议议程，并明确每个议题的讨论时间和方式。议程发布将议程提前通知给参会人员，以便做好相关准备。根据会议规模、性质和需要，选择适合的会议室或场地。场地选择提前检查会议所需的音响、投影、桌椅等设施，确保其正常运转和满足需要。设施准备布置好会议场地，包括座位安排、灯光调节、通风等，确保会议氛围舒适。环境布置选定合适场地及设施准备010203发送邀请函或通知并确认参加人员参会人员确认及时跟进参会人员的回复，确认其是否能够参加会议，并统计参会人数。邀请函/通知发送通过电子邮件、传真、电话等多种方式，将邀请函/通知发送给参会人员。邀请函/通知制作根据会议要求，制作邀请函或通知，并明确会议时间、地点、议程和参会人员名单。01资料收集根据会议议程，收集与议题相关的文件、报告、数据等资料。准备相关资料和文件02资料整理将收集到的资料进行整理、分类和装订，方便参会人员查阅。03资料分发将整理好的资料提前发放给参会人员，以便他们提前了解会议内容并做好相关准备。会议过程管理与控制技巧04主持人角色定位及职责履行掌控会议节奏确保会议按照预定议程进行，合理分配时间，避免会议进程过于紧凑或松散。协调与沟通积极促进与会者之间的交流与沟通，解决会议中的分歧和矛盾，确保会议达成共识。议题引导与总结对会议讨论的议题进行引导，确保讨论内容紧扣主题，并对会议进行总结和归纳。决策推动与执行在充分讨论的基础上，推动决策的做出，并明确决策的执行者和执行计划。提问环节设置在适当时候设置提问环节，鼓励与会者积极提问，增进讨论深度，促进问题解决。发言顺序安排根据会议议题和与会者身份，合理安排发言顺序，确保每个与会者都有机会表达自己的观点。时间分配合理为每个议题或发言者设定合理的时间限制，确保会议高效进行，避免时间浪费。发言顺序、时间分配及提问环节设置制定并严格执行会议纪律，如准时开会、关闭手机等，确保会议秩序井然。会议纪律维护通过环境布置、语言表达等方式营造积极、和谐的会议氛围，提高与会者的参与度和积极性。氛围营造技巧建立有效的冲突处理机制，及时化解会议中出现的矛盾和冲突，确保会议顺利进行。冲突处理机制纪律要求与氛围营造策略部署在会议前收集与议题相关的信息，为决策提供充分依据。决策信息收集在充分讨论的基础上，对决策结果进行确认，明确执行者和执行计划，确保决策得到有效执行。决策结果确认对提出的决策方案进行充分讨论，评估其可行性和风险，确保决策的科学性和合理性。决策方案讨论建立决策跟踪和反馈机制，及时了解决策执行情况，对决策效果进行评估和调整。决策跟踪与反馈决策程序规范化操作指南纪要撰写、审核及发布流程梳理05纪要内容结构框架搭建会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、缺席人员、会议主题等。会议基本信息议题内容、演讲人、讨论情况等。记录会议中未解决的问题、后续计划及责任人。会议讨论议题列出会议中的具体决策、责任人、完成时间等。会议决策与行动项01020403会议未解决事项及后续安排领导的意见和指示往往是会议的重要信息。关注领导发言记录讨论过程中的主要观点、分歧及共识。识别讨论焦点01020304了解会议议题，预估可能涉及的关键信息点。提前阅读议程重点关注会议中的决策、任务分配及完成时间。标记行动项关键信息点捕捉技巧分享由会议记录员对纪要初稿进行自查，确保信息准确无误。初步审核审核修改意见反馈处理机制建立将初稿发送给参会人员或相关领导，征求修改意见。征求意见根据反馈意见对纪要进行修改，确保信息完整准确。修改完善由会议主持人或指定领导对最终纪要进行审核确认。审核确认选择公司内部网站、邮件、即时通讯工具等合适的发布渠道。发布渠道根据会议内容确定是否需要限制传播范围，确保信息安全。保密控制通过阅读量、回复情况等指标评估纪要的传播效果，以便及时调整发布策略。传播效果评估发布渠道选择和传播效果评估010203后续跟进工作执行情况监督检查06进度报告要求责任人或部门定期提交进度报告，汇总分析执行情况，为决策提供依据。项目管理软件通过项目管理软件，对决议事项进行任务分解，明确责任人和完成时间，实时追踪进度。定期会议定期召开会议，对决议事项的进展情况进行汇报和讨论，及时发现问题并调整计划。决议事项落实进度追踪方法论述设立专门的反馈邮箱，方便员工随时反馈问题，确保信息畅通。设立反馈邮箱定期收集意见及时反馈处理定期收集员工对反馈渠道的意见和建议，针对问题进行改进和优化。对反馈的问题进行分类、整理和分析，及时给予回复和解决，提高员工满意度。问题反馈渠道建立及优化建议征集突出成果汇报材料要突出成果，展示决议事项的执行情况和取得的成效。数据支持使用数据、图表等量化手段，客观反映执行情况和成果，增强说服力。问题分析对存在的问题进行深入分析，提出改进措施和建议，为后续工作提供参考。总结经验总结执行过程中的经验和教训，提炼