SOP-FIN-008 收房收款流程指引

保利酒店管理有限公司公寓事业部项目收房收款流程指引 Q/POLYGYCW2001-20171/7保利酒店管理有限公司公寓事业部项目收房收款流程指引建议与《公寓事业部项目收房流程》相结合第一章 总则为规范公寓事业部项目收房收款流程，控制公司财务风险，参考依据事业部项目实际情况，制定本指引。本指引适用于保利酒店管理有限公司（简称“酒管公司”，下同）公寓事业部及所属项目公司适用。第二章 收房前准备收房人应依《公寓事业部项目收房流程》之规定编制收房计划，收房计划获事业部总经理批准后，收房人可于预计收房日前一周内申请收款资料及工具，包括但不限于：收据（按预计收款次数申请）；移动POS机（一台）、纸带；汇款银行账户信息第三方支付收款工具（如支付宝、微信收款二维码等）收据为三联制式（存根联、顾客联及记账联），收据完全印刷后由事业部出纳登记入库，记录入库的收据本数、编号、数量、发出日期及回收日期等必要信息。事业部出纳在收到申请后，按规定申请在收据上加盖酒管公司公章；加盖公章的收据应视同现金管理，发出前由事业部出纳存放于保险柜。事业部出纳提供移动POS机的操作指引，并对操作人员提供必要培训。加盖公章的收据、移动POS机在事业部出纳准备妥当后，通知收房人到事业部出纳处领取签收；收房人在外地的，由事业部出纳邮寄到收房人指定地址，《签收回执》亦应一同寄送，收房人在确认无误后签署《签收回执》，即时拍照回传给事业部出纳，回执原件随下次文件寄送时一并回传。签收回执兹确认收到移动POS机一台（编号：）、空白收据本（编号自至），预计年月日将POS机归还，并将所有收据验旧归档。签收人：＿＿＿＿＿＿日期：＿＿＿＿＿＿事业部出纳在发出POS机及收据后，应作发出工作表登记备查。POS机编号收据编号至发出日期回收日期记账联回收明细收据编号金额/作废收到日期000000010000000200000003…00000030第三章 收房人的责任《签收回执》一经签名确认，收房人保管责任生效，保管责任至收房人在收房活动完成后将收据、移动POS机归还事业部出纳，收到事业部出纳签字确认的《归还回执》为止。收房人应亲自持有保管收据及移动POS机，不得委托他人保管，保管责任无事业部总经理的批准不得向他人转移。收房人应当确保收据联次齐全、移动POS机运作正常，有异常情况及时与事业部出纳联系。收房人应当确保收款行为、收据的填开是基于真实的、与收房活动直接相关的交易。严禁将收据、异动POS机用于虚假的、未实际已发生的、与收房活动无关的收款行为。收房人应对开票人的收据填用情况进行复核，并对其真实性、准确性负责。收房人收房完毕后，应即时将收据的所有联次归还到事业部出纳验旧存档。第四章 收房收款收房款项统一以酒管公司的名义收取。收房收款方式包括：银行转账；POS刷卡第三方支付（微信、支付宝）现金收房人可通过以下方式确认收到款项：收款方式到账时间确认条件POS刷卡刷卡后次日顾客在打印的POS单上签字银行转账实时到账ATM转账的为次日与事业部出纳请求确认第三方支付实时到账现金实际收取当且仅当银行账户或商户平台确认收到款项后，收据保管人方可填写、签发收据，并将顾客联交给客户、记账联撕下交事业部出纳（定期寄送，以每周一次为宜，下同）。交易涉及手续费的，手续费由酒管公司承担，收房人可按与业主签订相关合同金额全额填开收据，不另行扣除手续费用。POS机发起的交易仅限于收房收款，不能用于经营使用；如项目因经营需要POS机的，应另行向事业部出纳申请，事业部将另行配备。POS单打印失败的，应尝试重印，否则应视作原交易失败，撤销原交易后重新发起新交易；POS单成功打印且顾客已签字是交易成功的唯一标识。顾客签字的POS单需与收据记账联装订关联。银行转账、第三方支付必须通过事业部出纳确认到账后方能开出收据，任何情况下均不能仅依据顾客提供的任何文件而不经确认地开出收据（如网银回单、自动柜员机交易凭据、截图、聊天记录等）；收房人应鼓励顾客尽可能不使用现金支付款项；如收款人通过现金收取款项，收款人需对收到款项尽保管责任，保管责任至款项存入指定收款银行并实际到账为止。收据应依据真实交易，准确、按顺序开出，不得断号填用。收据错误填开的，应即时作废，并用横线将预盖公章注销，作废的顾客联与记账联应一并装订，定期寄送事业部出纳。申请人每日完成收房后，应整理《收房收款台账》（附件），发送事业部出纳请求收款到账确认；事业部出纳于第二个工作日早上确认收款到账后，更新台账记录，并将更新台账回传给申请人。因各原因先前已签发的收据数量不足的，可继续向事业部出纳申请，并应将此前所有已填发的收据记账联、顾客联（作废情况，如有）即时回传。事业部出纳及会计在收到记账联后，应与收款记录、会计凭证相关联；收到作废收据时，应确认作废的记账联、顾客联已实际收到、编号一致。第五章收房后事项收房完成后，收房人需及时将移动POS机、收据（含填发、未填发）连同《归还回执》一并寄送给事业部出纳，事业部出纳确认无误后将签收信息回传给寄送人，原收房人的保管责任解除。归还回执兹确认收到移动POS机一台（编号：）、收据本，具体编号为：已填发收据编号：作废收据编号：空白收据编号：签收人：＿＿＿＿＿＿日期：＿＿＿＿＿＿事业部出纳应检查收到的收据的所有联次（正常的填用的记账联除外），检查应确定：收据编号没有断号、没有跳号填开收据；已填发的收据均已实际收款；作废收据三联次均齐备、公章已划线注销；不存有应交事业部会计存档的记账联；事业部出纳收到交回的移动POS机后，应确定机内交易已结算完毕、机器设备完好、运作正常。如检查中发现有违本规定第三十条、第三十一条情形的，收房人需作书面说明，报送事业部总经理确认。事业部出纳在确认无误后在原发出登记作注销登记，对空白未填用收据亦于所有联次作废处理。未完成作废处理（空白未填用、已预盖公章、公章未注销）的收据，应继续视同现金管理，存放于保险箱内保管。第六章 附则收房人未依本指引执行使用收款资料、工具的，即属