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文档简介
建筑行业办公用品采购管理流程一、制定目的及范围为提高建筑行业办公用品的采购效率,确保采购过程的规范性与透明度,特制定本采购管理流程。该流程适用于公司所有办公用品的采购,包括文具、办公设备、软件订阅等,旨在优化资源配置,控制采购成本,并确保采购质量。二、采购原则采购管理流程遵循以下原则:1.采购活动应遵循“公平、公正、公开”的原则,确保各部门及员工在采购过程中拥有平等的机会。2.所有采购物资应来自信誉良好的供应商,采购物品必须开具合法发票。3.为避免利益冲突,申购人与采购人应为不同人员,确保采购过程的公正性。4.在采购过程中,质量与价格需综合考虑,以选择最优供应商。三、采购流程1.采购申请阶段在开始采购前,申购人需确认库存情况,避免不必要的重复采购。若库存不足,申购人需填写“申购单”,并附上所需物品的具体规格与数量,提交给部门负责人审核。2.申购审批部门负责人需对申购单进行审核,确认所需物品的必要性及预算是否合理。若审核通过,申购单应盖章并返回给申购人。若未通过,需说明原因。3.询价阶段申购人需根据公司规定,至少联系三家合格供应商进行询价,获取报价单。询价时需明确物品的规格、数量及交货时间,以确保报价的准确性。询价完成后,申购人需整理报价单,并填写《询价记录表》,记录各供应商的报价和相关信息。4.核价与选择供应商在收集到报价后,申购人需对报价进行核价,参考历史采购价格及市场行情,确保所选供应商的报价在合理范围内。选择供应商时,应综合考虑价格、质量、交货期及售后服务等因素,最终确定一家或多家供应商。5.审批阶段将《询价记录表》及采购建议提交给部门主管进行审批,部门主管需对所选供应商的合理性及采购金额进行审核。若部门主管审核通过,相关文件将提交至财务部门进行预算审批,确保采购费用在批准的预算范围内。6.采购执行与验收阶段在完成所有审批后,申购人可向确认的供应商下单,明确交货时间及付款方式。物资到达后,相关人员需对物资进行验收,检查数量、质量及其他要求是否符合合同规定。验收合格后,相关人员需填写《验收单》,并将物资入库。7.报销与财务结算采购完成后,申购人需在规定时间内进行报销,提交《报销申请单》,并附上相关发票、验收单及其他必要文件。财务部门对报销申请进行审核,如符合规定,则进行付款;如有问题,将与申购人沟通解决。8.后续管理采购完成后,各部门应对所采购物资进行管理,确保物资的合理使用与维护。定期对办公用品进行盘点,确保库存的准确性。四、特殊采购流程在特定情况下,如集中采购、零星采购及应急采购,流程略有不同。1.集中采购各部门需在每月25日前提交需求清单,由专门的采购部门进行统一采购。集中采购可提升采购效率,降低采购成本。2.零星采购对于金额较小且不定期的采购,申购人需征得部门负责人同意后执行,简化审批流程,确保采购的灵活性。3.应急采购在紧急情况下,如突发设备故障或其他紧急需求,相关部门可立即进行采购,无需经过询价及审批流程,但需在事后进行登记和说明。五、备案与档案管理所有采购活动结束后,申购人需将采购单、验收单、发票等文件进行归档,确保记录完整,以备日后查阅。相关档案应妥善保管,并定期进行整理和更新,确保信息的准确性与及时性。六、采购纪律与监督1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案,进行市场调研,确保采购物资的质量与合理性。采购人员不得接受供应商的赠品或回扣,任何违反采购纪律的行为将受到公司纪律处分。2.监督机制为确保采购流程的有效实施,设立专门的监督小组,定期对采购活动进行审计与评估。通过对采购过程的监督,及时发现并解决问题,持续优化采购流程。七、流程反馈与改进机制在实施过程中,鼓励各部门及采购人员提出反馈意见,及时调整和优化采购流程。定期召开流程评
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