《人力资源管理》课件 第三章工作分析与岗位说明书

第三章

工作分析与岗位说明CONTENTS目录O1工作分析的基本概念O2工作分析的程序和方法O3岗位说明书PARTONE工作分析的基本概念第一部分工作分析（JobAnalysis）是指对组织内各岗位进行全面了解，确定各岗位的工作内容、工作职责、任职资格、绩效标准等的过程。组织一般在刚成立，或者因战略目标、部门职能、经营方向、引入新技术和新设备等情况而发生变化时会进行工作分析。工作分析的主要成果是形成一份综合性的文件材料——职务说明书（岗位说明书），一般由工作描述和任职资格两个部分组成。因此，工作分析主要是解决以下几个主要问题：1.岗位具体要做什么工作？2.完成该工作任务需要拥有什么知识、技能和素质等基本任职资格？3.应该采用什么考核标准来衡量工作的完成程度？4.岗位需要在什么环境下以及使用什么设备才能完成任务？5.岗位与其他岗位之间的关系是什么？6.岗位基本的聘用条件（如所需人数、工作时长、工资结构、福利待遇等）是什么？工作分析的概念和内容5W1H分析法也叫六何分析法，是一种思考方法，在人力资源管理中用来帮助组织开展工作分析。它通过对各岗位从原因（Why）、对象（What）、地点（Where）、时间（When）、人员（Who）和方法（How）等六个方面提出问题并进行系统的思考与分析。具体如下：1.Who：谁来完成这项工作。2.Why：为什么要完成这项工作。3.What：这项工作具体要做什么事情。4.Where：在哪里完成这项工作。5.When：这项工作的具体时间安排是什么。6.How：如何完成工作。在确定工作内容（What）时，需要明确工作的目的和具体任务；在考虑人员（Who）时，需要确定工作的责任者和执行者；在地点（Where）方面，需要选择合适的工作场所；时间（When）方面则涉及确定工作的时机和计划；方法（How）则关注如何提高工作效率和实施操作的具体步骤。工作分析的5W1H分析法在工作分析中，经常会用到一些相关术语。为了高效地进行工作分析，理解并掌握这些术语的含义十分重要的。1.工作要素。工作要素是指工作中不能再继续分解的最小动作单位，如行政助理收发文件、教师擦黑板、招聘专员打开电脑等。2.任务。任务是指为了达成某个目的所从事的一系列工作要素的集合。例如，招聘专员为了完成在招聘网站上发布招聘信息的任务，需要打开电脑、登录招聘网站、撰写公司的招聘相关信息、最后发布招聘信息。3.职责。职责是指任职者在其工作岗位中需要完成的所有工作任务的总和。例如，招聘专员的工作职责之一是“进行社会招聘”，这一职责由多项工作任务组成：制定社会招聘工作方案、发布招聘信息、筛选简历、进行面试等。4.职位。职位也称岗位，是指在规定工作时间内由任职者所承担的一项或多项相互联系的职责的集合。例如，“招聘专员”是一个职位，由制定招聘规划、进行社会招聘、开展校园招聘、安排新员工入职、评估招聘质量等一系列性质类似、难度类似且互相关联的工作职责的汇集而成。工作分析的相关术语5.职务。职务是指一组主要职责类似的职位的统称，根据组织规模和性质等的不同，职务可以由一个职位构成，也可以由多个职位构成。例如，某大企业因工作任务量较大，在人力资源门中，针对“专员”这一职务设有招聘专员、薪酬专员、培训专员、绩效专员等多个主要职责相似的职位，而另一个小企业则只设置“人力资源专员”这一个职位。6.职系。职系是指工作性质、工作职责类似，但工作职责的难易程度以及工作的任职资格存在一定差异的职位的集合。值得注意的是，一个职系一般就是一个职位的职业晋升路径。例如，人力资源助理、人力资源专员、人力资源经理、人力资源总监、副总经理、总经理这几个职位可以组合成一个职系。7.职组。职组是指两个以上工作性质相近的职系的集合。例如，某企业人力资源和行政办公可并入“辅助职能部”职组，生产制造和技术研发二者可并入“核心职能部”职组。8.职级。职级又称职位级别，是指同一职系内工作内容、难易程度、责任大小、和任职资格都很相似的职位的总和。一般同一职级内的岗位实行相似的薪酬管理制度。9.职业。职业是由不同组织中的相似的职位所组成的集合。例如，医生、教师、警察、人力资源管理师、职业经理人等。工作分析的相关术语各与工作分析相关的术语之间的关系如图3-1所示。工作分析的相关术语图3-1与工作分析相关的术语的关系图PARTTWO工作分析的程序和方法第二部分准备阶段确定目标、重难点明确分析范围、对象设计阶段选择和设计信息收集方法信息收集阶段明确收集信息的内容运用方法展开收集分析整合阶段分析整理资料编写岗位说明书结果运用阶段审核和验证结果应用于HRM实践反馈评估阶段回顾和反思操作过程持续监控和更新结果图3-2工作分析流程图工作分析的程序（一）准备阶段准备阶段可以确保工作分析的顺利进行，达到预期的目标。在这一阶段，主要完成以下工作：1.确定工作分析的目标和重难点，如制定岗位说明书、梳理岗位职责、评估工作绩效等。2.明确工作分析的范围和对象，即确定哪些职位将被分析。3.组建工作分析小组，选择具备相关经验和技能的内部管理人员或外部专家等。4.制定工作分析计划，制定工作分析的时间表和筹备所需的资源。5.获得高层管理者的支持，并向有关人员宣传、解释。（二）设计阶段设计阶段的主要工作是选择并设计合适的信息收集方法，如访谈法、问卷调查、观察法、工作日志法等。同时，也要明确和制定职位分析标准、评估标准和体系。（三）信息收集阶段该阶段通过选定的方法开始系统地收集有关工作的详细信息，包括岗位名称、工作任务、职责、工作关系、作业流程、工作环境、绩效标准等，并及时、详细、准确、客观地记录收集到的信息。工作分析的程序（四）分析整合阶段分析整合阶段是工作分析的核心步骤，主要的工作内容为：1.对已收集到的资料进行核实与整理，确保信息的完整性和准确性。2.根据收集到的资料，对工作描述（包括工作职责、工作内容、工作关系、工作条件、工作职权等）和任职资格（包括任职资格、技能要求、工作经验、培训经历、教育背景等）进行全面深入的综合分析。3.综合分析结果，编写详细的岗位说明书，描述工作的各个方面。（五）结果应用阶段在运用工作分析结果之前，还需要对其进行审核和验证，确保其准确性和适用性，并邀请部门主管和部分职位任职者参与审核过程，以获得他们的反馈和认可。对于最终的结果，可应用于人力资源管理实践，如招聘、培训、绩效考核、薪酬制度制定等，并根据该结果更新和修订现有的相关工作文档。（六）反馈评估阶段在工作分析的尾声，工作分析小组成员需要对整个工作分析进程进行回顾和反思，以为下一轮的工作分析提供参考。同时，工作分析结果的运用也需要进行持续地监控和更新，以便在实际的运用中不断完善。工作分析的程序问卷法是工作分析中较为广泛使用的一种方法。将为所统计和调查的内容以设问的表述方式设计的问卷发放给被调查者，并收集和整理问卷结果的过程就是问卷法。问卷法大多用邮寄、线下发放、线上发送等多种方式发送问卷。问卷法的主要优点在于标准化、成本低、覆盖面广。问卷中的问题通常是预先设计好的，且设计要求规范化并可计量，这保证了信息的统一性和可比性，也便于统计和处理。在互联网时代，问卷法大多数通过手机短信、邮箱、微信、微博、QQ等平台以分享二维码、网络链接的方式进行发放和收集，可在短时间内以较低的成本将问卷发放给大量的被调查者。工作分析的方法问卷法表3-1一般工作分析问卷示例尊敬的受访者：您好！本次问卷调查旨在深入了解您所从事岗位的详细工作内容、职责、环境以及所需技能等方面的信息，以帮助企业优化岗位设置，为人力资源管理决策提供有力支持。本次问卷调查所收集的信息将仅用于工作分析目的，并会严格保密处理。您的个人身份和具体回答将不会被透露给任何无关人员。请您在填写问卷时，仔细阅读每个问题，并根据您的实际工作经验和感受如实回答。衷心感谢您的支持与配合！工作分析小组/X公司人力资源2024/01/05一、基本信息1、您的姓名是：2、您的岗位名称是：3、您所在的部门是：二、工作相关信息1、比较适合任职该岗位的性别是：A.男B.女

2、比较适合任职该岗位的专业背景是：3、能够胜任该岗位的文化程度是：A.高中、中专B.专科C.学士本科D.硕士研究生E.博士研究生4、胜任该岗位需要拥有的基本技能是：5、该岗位的主要工作环境是：6、该岗位应该配备的员工数量范围是：7、该岗位对内接触最多的部门和岗位是：8、该岗位对外接触最多的单位和客户是：9、该岗位的核心工作职责是：10、该岗位所需提供的培训是：11、高效完成该岗位的工作任务需要企业提供什么支持？12、该岗位的工作任务量A.很轻松B.较轻松C.均衡D.较重E.很重13、每天工作的时间是：14、该工作是否经常需要出差：A.是B.否

15、工作中经常出现失误的地方及原因：16、工作中是否需要运用其他专业的知识：A.是B.否

17、工作中如果需要运用其他专业的知识，一般是：

感谢您耐心地完成本次工作分析的问卷调查。您的参与对我们获取准确、全面的工作信息至关重要，也为组织的人力资源管理和决策提供了宝贵的依据。祝愿您工作顺利、生活愉快！访谈法是指调查者通过和受访人面对面地交谈来收集与工作分析相关的信息的方法。一般而言，根据访谈进程的标准化程度，可将它分为结构化访谈、半结构化访谈、以及非结构化访谈。结构化访谈是指按照统一的问题大纲和流程进行的访谈，注重标准化，能够确保所有的受访者都接受完全一致的访谈过程。非结构化访谈则相反，是一种无控制无约束的访谈形式，访谈过程没有统一的问题，只有一个题目或大致范围。这种访谈方式利于进行深度访谈，但非常考验访谈者的灵活应变能力。半结构化访谈介于结构化访谈和非结构化访谈之间，它比结构化访谈更具有弹性，操作难度低于非结构化访谈。工作分析的方法访谈法表3-2访谈法的典型提问方式您的日常工作内容是什么？您工作的主要职责是什么？您认为您的工作是否需要特定的专业资格证书？您认为您的工作需要拥有什么样的教育水平和工作经验？您是否经常需要加班？在您的工作中，最大的挑战是什么？可以举例说明吗？在您的工作中，是需要获得额外的帮助和支持才能完成？请举例说明您在工作中是如何处理一个紧急且重要的问题的？在您与团队成员协作的过程中，通常是由谁来分配任务和责任的？是如何分配？您对当前工作的考核标准、薪酬奖励、培训机会、晋升体系是否满意？有哪些方面可以改进？您对当前的工作环境、工作关系、工作氛围满意吗？有哪些方面可以改进？观察法是指调查者依据一定的调查目的、调查方向或观察表，用自己的感官和辅助工具去直接观察被调查者的工作过程，从而获得资料的一种方法。调查者一般利用眼睛、耳朵等感觉器官去感知观察对象，并及时记录下观察结果，但具有一定的局限性和主观性，因此调查者往往要借助各种现代化的仪器和手段，如照相机、录音机、录音笔、显微录像机等来辅助观察。观察法的主要优点是通过观察直接获得资料比较真实、生动，能捕捉到一些无法言表的信息，但比较容易受时间的限制，即需要花费大量的时间进行观察，不适应于大面积调查。此外，调查者只能观察外表现象和某些物质结构，不能直接观察到事物的本质和人们的思想意识，因此比较适用于体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。工作分析的方法观察法表3-3观察记录表示例被观察者姓名：观察日期：被观察者部门：工作类型：被观察者岗位：岗位级别：常规工作早上8：00-9:00

9：00-10:00

10：00-11:00

11：00-12:00

下午2：00-3:00

3：00-4:00

4：00-5:00

5：00-6:00

晚间是否有加班？加班期间的工作内容：突发工作事项时间具体内容

记录者：记录时间：工作日志法是由职位任职者详细记录自己在某一段时间内的工作内容、任务、工作地点、使用设备等信息，以收集一手工作分析资料的方法。工作日志法的特点是详细性、实时性、主观性，是因为该方法能够提供详尽的工作记录和描述，且记录的都是实际发生的工作事件和任务，但比较容易受到记录者的主观偏见和记录能力的影响。针对工作日志的填写，应注意一下要求：1.应该及时、准确地坚持每天记录。2.要严格按照要求进行填写，掌握详略分寸，不要遗漏细小关键的工作活动。3.只记述有意义的工作事项。4.确保记录语言结构清晰，用词准确，语句通顺，无错别字。5.务必认真记录真实的信息。6.做好保管工作，防止遗失。工作分析的方法工作日志法资料研究法是通过收集和分析现有的文献资料、报告、手册等来获取工作信息的方法。在工作分析中，组织可以收集组织内现有的岗位说明书、绩效考核标准、薪酬福利方案、奖惩制度、工作手册、员工要求、组织结构等资料，也可以收集和工作分析相关的外部资料作为参考，如竞争对手的岗位设置、组织架构、工作职责和任职资格等。资料研究法能够帮助工作分析小组在较短的时间内，以较低的成本获得大量的相关信息。该方法以收集第二手资料为主，一般可以用来结合其他调查方法共同使用，以增加工作分析结果的准确性。值得注意的是，资料研究法依赖于所收集第二手资料的准确度和数量，资料粗糙或者数量过少都无法开展工作分析。工作分析的方法资料研究法关键事件法是指描述某一工作中重要的、能导致该工作成功与否的任务和职责要素的过程。这些关键的工作行为表现能反映出不同的绩效水平，并且能够观察得到，它们也常被用来作为工作绩效等级评价的标准（见于绩效管理章节）。简而言之，关键事件法是通过对工作中“最好”或“最差”的关键事件进行分析，以此来提炼总结岗位的关键职责和相关影响因素。关键事件法适用于工作内容比较庞杂的工作岗位，可以帮助梳理关键职责，但它也费时，需要花大量的时间才能搜集到关键事件。该方法通常从领导、在岗员工或其他熟悉工作职务的人那里收集。对每一关键事件的描述内容，应当包括：1.导致事件发生的原因和背景。2.事件发生期间员工发生的特别有效或无效的行为。3.关键行为导致的后果。4.员工自身能否支配或控制上述后果。工作分析的方法关键事件法PARTTHREE岗位说明书第三部分岗位说明书是规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇，一般由两个部分组成：一是以反映工作职责和工作内容为主的工作描述；二是以反映对任职者胜任岗位的基本要求为主的任职资格（见图3-3）。岗位说明书的含义和内容岗位说明书工作描述工作标识工作概述工作职责工作条件工作关系工作标准其他任职资格基本要求工作经验工作技能培训经历综合素质特殊要求图3-3职位说明书构成工作描述是对岗位的工作标识、工作概述、工作职责、工作条件、工作关系、工作标准等进行描述，详细的内容见表3-4。工作描述岗位说明书的含义和内容表3-4工作描述的内容项目内容工作标识描述岗位的基本信息，用于区分不同的岗位，一般包括岗位名称、岗位编号、岗位性质、直接上级、管辖人员、所属部门、定编人数、岗位等级、工作时间等要素工作概述简要概述岗位设立的目的、意义、以及核心职责工作职责按照重要程度、先后发生顺序、内在逻辑、占用时间比例等规则，逐项列出岗位的所有工作职责工作条件描述工作所处的环境和需要的设备，详细如下：（1）工作环境。包含物理环境，如室内或室外、噪音水平、温度、湿度、光照等；化学环境即工作场所中可能存在的化学情况，如空气、地面或设备上的污染物、毒气、化学物质等；生物环境主要涉及工作场所中可能存在的生物污染，如细菌、病毒、真菌等；安全环境是指工作可能存在的危险性，如高空等；社会环境，如工作中的人际交往情况、孤独程度等（2）工作设备。工作过程中所需的技术、工具和仪器等，以及工作场所的技术设施，如计算机、软件、硬件、通讯设备、显微镜等工作关系工作过程中对内需要对接的上级、下级、其他部门等，对外需要对接的客户、合作伙伴、政府单位等工作标准描述衡量该工作完成的优良情况的标准，一般是完成该项工作的最低评价标准其他信息除以上要素外，需要额外补充的相关信息任职资格是任职者任职某岗位应该具备的基本资格，主要包括：基本要求，如性别、年龄、专业、教育水平、政治面貌、职称、身高、体重等；工作经验，如工作经历、工作年限等；工作技能，如技能等级证书、职业资格证书等；培训经历，如培训项目、培训时长、培训证书等；综合素质，如工作态度、品德、价值观、特质、能力、兴趣爱好等。岗位说明书的含义和内容任职资格编写岗位说明书是一项细致且繁重的工作，为了编写出更加完善、准确和实用的岗位说明书，促进人力资源管理工作的实践，需要注意以下编写事项：1.确保岗位说明书没有遗漏任何重要信息。2.确保所有信息都是真实、中立、准确的，没有误导性的内容。3.使用简洁、清晰明了的词句，避免使用过