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文档简介

服装行业面料采购制度及流程一、制定目的及范围为提升服装行业面料采购的效率与规范性，确保产品质量和成本控制，特制定本制度。该制度适用于公司所有面料采购活动，包括常规采购、紧急采购和年度采购。通过规范化的流程，确保每一环节都能高效运行，提升整体工作效率。二、采购原则1.采购应遵循“质量优先、成本合理、服务到位”的原则，综合考虑面料的品质与价格，选择最优供应商。2.面料采购必须通过正规渠道进行，所有采购需索要发票并进行财务审核。3.各部门应指定专人负责面料采购，申购人与采购人应为不同人员，确保职责分离。三、采购流程1.面料采购申请申购人需在采购前对所需面料进行市场调研，明确需求后填写“面料采购申请单”。申请单应包括面料类型、数量、预计单价等信息，并附上市场调研结果。2.申请审批采购申请单需提交至部门负责人进行审核。部门负责人需评估申请的合理性，并根据预算情况做出批准或驳回的决定。对于金额较大的采购，需报财务部进行预算审核。3.供应商筛选与询价经审批的采购申请进入供应商筛选阶段。采购人员需对至少三家供应商进行询价，收集其面料样品及报价单。特别注意供应商的信誉、交货能力及售后服务。4.样品评估在收到供应商的面料样品后，组织相关技术人员进行评估。评估内容包括面料的质感、色泽、耐用性等，确保符合设计要求和质量标准。5.核价与合同签订评估通过后，采购人员需对所选供应商的报价进行核价，确保价格合理。确定供应商后，需与其签订采购合同，合同中应明确交货日期、付款方式、违约责任等条款。6.采购实施与验收合同签署后，采购人员下单，供应商按合同要求发货。货物到达后，由指定人员进行验收，确保实物与采购要求一致。验收合格后，进行入库处理。7.报销与结算所有采购需在货物到达后一个月内进行报销。采购人员需准备齐全的报销材料，包括采购申请单、采购合同、入库单及发票，提交至财务部进行审核与结算。四、特殊采购流程1.紧急采购在紧急情况下，采购人员可快速与供应商联系，无需经过正式询价程序。紧急采购需在事后进行备案，说明紧急原因及采购情况。2.年度采购计划对于年度需求量较大的面料，需提前制定年度采购计划，提交至管理层审核。年度计划应包括每季度的采购需求及预算。3.零星采购零星采购适用于小额、偶发性需求的面料。采购人员需征得部门负责人的同意后，方可执行。五、备案与档案管理所有采购活动结束后，采购人员需将相关文件进行整理，包括采购申请单、采购合同、入库单及发票。所有文件应复印两份，一份交财务部审核，另一份存档以备后续查阅。六、采购纪律与责任1.采购人员职责采购人员需建立详尽的供应商档案，定期进行市场调研，确保采购物资的质量与市场竞争力。2.行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，如发现违规行为，将严肃处理。七、反馈与改进机制在实施过程中，定期收集采购人员及相关部门的反馈，及时对采购流程进行优化。建立沟通机制，确保各环节信息畅通，提升采购工作的灵活性与适应性。以上制度旨在为服装行业面料采购提供清晰、可执行的流程，确

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