《全国计算机等级考试一级教程》课件-5-8

5.8保护数据

Excel可以有效地对工作簿中的数据进行保护。如设置密码，不允许无关人员访问；也可以保护某些工作表或工作表中某些单元的数据，防止无关人员非法修改；还可以把工作簿、工作表、工作表某行（列）以及单元格中的重要公式隐藏起来。

5.8.1保护工作簿和工作表

任何人都可以自由访问并修改未经保护的工作簿和工作表，因此数据保护工作很重要。1．保护工作簿

（1）限制打开工作簿限制打开工作簿的具体操作步骤：

①打开工作簿，选择“文件/另存为”命令，打开“另存为”对话框。

②单击“另存为”对话框“工具”的下拉列表框，并在出现的下拉列表中单击“常规选项”，出现“保存选项”对话框。

③在“保存选项”对话框的“打开权限密码”框中，输入密码，单击“确定”按钮后，要求用户再输入一次密码，以便确认。

④单击“确定”按钮，退到“另存为”对话框，再单击“保存”按钮即可。

要打开设置密码的工作簿时，将出现“密码”对话框。只有正确输入密码才能打开工作簿。密码是区分大小写字母的。（2）限制修改工作簿

打开“保存选项”对话框，在“修改权限密码”框中，输入密码。要打开工作簿时，将出现“密码”对话框，输入正确的修改权限密码后才能对该工作簿进行修改操作。（3）修改或取消密码

具体操作步骤：

①打开“保存选项”对话框，在“打开权限密码”编辑框中，选定代表原密码的符号，如果要更改密码，请键入新密码并单击“确定”按钮。

②如果要取消密码，请按Delete键，删除打开权限密码。

③然后单击“确定”按钮。2．保护工作簿结构

如果不允许对工作簿中的工作表进行移动、删除、插入、隐藏、取消隐藏、重新命名或禁止对工作簿窗口的移动、缩放、隐藏、取消隐藏等操作。

具体操作步骤：

（1）选择“文件”选项卡，单击“信息”中的“保护工作簿”，在下拉列表中选择“保护工作簿结构”。

（2）在弹出的“保护结构和窗口”对话框勾选“结构”和“窗口”复选框。（可以不设置密码。）如图5-70所示。

如需取消“保护工作簿”，可以再次选择“文件”选项卡，单击“信息”中的“保护工作簿/保护工作簿结构”。3．保护当前工作表

通过使用“保护当前工作表”功能，可以选择密码保护，允许或禁止其他用户选择、设置格式、插入、排序或编辑工作表区域。

除了保护整个工作簿外，也可以保护工作簿中指定的工作表。具体操作步骤：

（1）选择“文件”选项卡，单击“信息”中的“保护工作簿”按钮，在下拉列表中选择“保护当前工作表”，弹出“保护工作表”对话框如图5-71所示。

（2）在“取消工作表保护时使用的密码”框键入密码，设置允许用户对此工作表的操作选项，单击“确定”按钮。

（3）再次确认密码。

如果要取消保护工作表，选择“文件”选项卡，单击“信息”中的“保护工作簿”按钮，在下拉列表中选择“保护当前工作表”，弹出“撤销工作表保护”对话框，键入密码，单击“确定”按钮。4．保护单元格

保护工作表意味着保护它的所有单元格。然而，有时并不需要保护所有的单元格，例如只需要保护重要的公式所在的单元格，其他单元格允许修改。一般Excel使所有单元格都处在保护状态，称为“锁定”，当然，这种锁定只有实施上述“保护工作表”操作后才生效。为了解除某些单元格的锁定，使其能够被修改，可做如下操作：

（1）首先使工作表处于非保护状态：单击“全选”按钮

，选中所有单元格区域。选择“开始”选项卡，“单元格”组，单击“格式/锁定单元格”。

（2）选定需要锁定的单元格区域，选择“开始”选项卡，“单元格”组，单击“格式/锁定单元格”。

5.8.2隐藏工作簿和工作表

对工作簿和工作表除了上述密码保护外，也可以赋予“隐藏”特性，使之可以使用，但其内容不可见，从而得到一定程度的保护。1．隐藏工作簿

（1）隐藏工作簿

具体操作步骤：在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“隐藏”按钮

。

当退出Excel时，系统会询问是否要保存对隐藏的工作簿窗口所做的更改。如果希望下次打开该工作簿时隐藏工作簿窗口，请单击“是”。

（2）取消工作簿的隐藏具体操作步骤：

在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“取消隐藏”按钮

，弹出“取消隐藏”对话框，单击要取消隐藏的工作簿文件，单击“确定”按钮。2．隐藏工作表

（1）隐藏工作表具体操作步骤：

①选定要隐藏的工作表。

②选择“开始”选项卡，“单元格”组，单击“格式/隐藏和取消隐藏/隐藏工作表”。

隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表，但可以引用该工作表中的数据。

（2）取消工作表的隐藏具体操作步骤：

①选择“开始”选项卡，“单元格”组，单击“格式/隐藏和取消隐藏/取消隐藏工作表”，出现“取消隐藏”对话框。

②单击对话框中要取消隐藏的工作表名。

③单击“确定”按钮。3．隐藏行（列）

（1）隐藏行（列）具体操作步骤：

选定需要隐藏的行（列）选择“开始/单元格”，单击“格式/隐藏和取消隐藏/隐藏行（列）”。

隐藏的行（列）将不显示，但可以引用其中单元格的数据，行