《会展管理信息系统》课件-会展管理信息系统

第5章会展管理信息系统的系统分析1234系统分析概述

系统详细调查

需求分析会展企业组织结构与功能分析

5系统详细调查

系统分析概述系统分析的过程是一个由具体到抽象的过程，即对搜集到的大量反映旧系统现状的材料进行分析归纳和提炼，最后抽象出反映系统功能的逻辑模型。系统分析的最终目标，是建立目标系统逻辑模型。系统分析概述分析用户需求详细调查提出新系统的逻辑模型编写系统分析报告系统分析的主要步骤系统详细调查详细调查的目的是研究现行系统，弄清现行系统的状况，查明其执行过程，发现薄弱环节和存在的问题，收集数据有关的数据和资料，明确用户对新系统的详细功能需求和信息需求，为下一步的系统化分析和新系统的逻辑设计作好准备。详细调查的原则启发性规范性全面性真实性系统详细调查详细调查的内容：组织机构调查管理功能调查业务流程调查数据流程调查各种计划、单据和报表

约束条件薄弱环节和用户要求系统详细调查在详细调查时，调查组应制订调查计划，明确调查内容和进度，并选择适当的调查方法。常用的调查方法有以下几种：开调查会个别访问发放调查表直接参加业务实践需求分析需求分析信息需求分析用户需求分析功能需求分析系统需求分析基本业务处理信息需求管理层的信息需求企业发展信息需求基本业务需求决策支持需求

功能扩展需求

管理需求分析人员需求分析

环境需求分析需求分析需求分析主要运用了结构化系统分析方法（StructuredSystemAnalysis，SSA），该方法适合于分析数据处理系统，特别是企事业单位管理方面的系统。需求分析工作具有以下几个特点：用画图的方法“自顶向下”的工作原则强调逻辑结构而不是物理实现会展企业组织结构与功能分析会展组织结构与功能分析主要包括组织结构分析、业务功能与组织关系分析和管理功能分析。这一分析的目的并不是以相关图表表达现行系统组织功能结构，更重要的是通过分析，发现结构中存在的问题，提出合理可行的目标系统结构方案。会展企业组织结构与功能分析会展企业组织结构分析组织具有整体性，任何组织都是由许多要素按照一定的连结形式有机组合而成的。一个组织除了有形的物质要素外，还存在着一些相对稳定的关系，包括纵向的等级关系及其衍生的沟通关系，横向的分工协作关系及其衍生的沟通夫系。这些要素和关系构成了组织结构，其本质表现为组织成员之间分工协作关系。

会展企业组织结构与功能分析总经理策划部外联部招商部创意设计部会展服务部信息管理部安全保卫部特装制作部物流部工程管理部财务部人力资源部会展策划市场调研市场推广公关三维设计平面设计美工会展接待会展服务设备租赁司仪礼仪木工焊工采购仓库保管车辆调度展台搭建机电设备技术总经理办公室图5-2某会展企业组织结构图会展企业组织结构与功能分析功能分解是会展企业在组织结构确定的基础上，把会展企业的各项任务分配到各个部门，即确定部门的基本功能。为了使部门的目标和行动更好为企业目标服务，通过运用一系列的工具和方法，对各部门已经确定的基本功能和关键功能进行逐层分解，即把各部门的基本功能分解成一个个可以具体操作的独立的活动。相对其他企业而言，会展企业系统功能结构层次比较少，呈现偏平化的树状结构形式。会展企业组织结构与功能分析标准化原则以业务流程为中心原则流程衔接原则会展企业管理功能重构的原则会展企业组织结构与功能分析图5-3某会展企业招商管理功能结构图招展管理客户信息管理制定招展计划开展招展活动维护客户关系收集客户信息整理客户信息确定目标客户确定招展目标拟定招展计划分析招展计划接洽协调联络会展宣传活动会展招展沟通签订招展合同参展费用管理客户资料建档客户调查与回访会展业务流程分析会展业务流程分析是在会展管理功能分析的基础上将其细化，利用系统调查的资料将业务处理过程中每个步骤，用一个完整的图形将其连接起来。通常用业务流程图(TransactionFlowDiagram，TFD)反映现实的业务活动。业务流程图是业务流程的描述工具，是用规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。会展管理信息系统的业务流程收集、整理客户信息分析客户资料选择招展代理选择宣传推广方式和渠道国内（外）招展宣传推广参展商返回参展申请表等材料资料审核通过参展企业选位组展机构与参展企业确认展位参展企业签订参展合同并付款组展机构向参展企业发放展位确认书及证件申请表参展企业凭展位确认书报到图5-4招展业务流程如图会展管理信息系统的业务流程参展企业报名组委会资料审核参展企业选位组展机构与参展企业确认展位参展企业签订参展合同并付款组展机构向参展企业发放展位确认书及证件申请表参展企业凭展位确认书报到未通过通知参展企业通过图5-5参展商参展业务流程图会展管理信息系统的业务流程系统登录确认、补充企业资料及产品信息填报参展申请表打印参展申请表加盖公章后交组委会审核分配展位签订参展合同并付款新参展商注册成展会会员审核通过提示信息审核未通过参展企业凭领证通知领取展位确认书及证件申请表参展企业凭展位确认书报到展商打开在线申请系统图5-6在线展位申请业务流程图会展管理信息系统的业务流程参展企业报到接待提交（展位确认书、付款凭证）等相关证明材料缴费凭《特装审核意见表》等相关材料填写《临时施工证申请表》系统内注册其他咨询酒店额外增加服务特装参展商参展商领取布展证、参展证、临时施工证等相关证件办理临时车辆通行证旅游公司……图5-7参展商报到业务流程图会展管理信息系统的业务流程展商咨询会议室类型、价格、使用时间等展商提交会议室预定申请表主办方确认展商租赁申请展商在规定期限内付款预定成功费用到帐费用未到帐自动取消预定图5-8会议室预定业务流程图会展管理信息系统的业务流程打开观众在线预约系统系统登录填写、补充、更改观众登记基本信息选择所感兴趣的专业、参展商完成观众信息调查表自动产生观众号凭登记号及有效证件到现场领取参观证或打印参观证新观众注册展会观众会员图5-9观众在线预约登记业务流程图会展管理信息系统的业务流程展台布置电脑并配备读卡设备刷卡或展台接待人员记录观众参观号观众组展机构参观展台展前布置提交观众号参展商统计信息展台服务图5-10现场展商服务业务流程图会展数据流程分析数据流程分析是把数据组织（或原系统）内部的流动情况抽象地独立出来，舍去具体组织机构、信息载体、处理工具、物资、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。数据的收集、分析和汇总数据的来源分析整理数据的名称确定数据的长度和精度对数据进行分类编码将原始数据和最终数据分类整理出来分析现有的报表数据是否合理，是否齐全，是否能够满足用户的需求。分析现有的业务流程是否有弊端，需要做哪些修改。对信息的加工处理有什么新的需求。分析哪些信息是冗余的，哪些信息属于派生数据，可以临时生成的，哪些数据是要长期保存的。系统数据流程分析的基础是数据或资料的收集。数据收集数据分析数据汇总数据流程图的特性抽象性。数据流程图不考虑具体的物理因素，如具体的组织结构、工作场所、物流、存储介质、具体的处理方法和技术手段等内容，只是抽象地反映信息的流动、加工、存储和使用的情况，使我们能抽象地总结出管理信息系统的任务，以及各项任务之间的顺序和关系，从信息处理的角度将一个复杂的实际系统抽象成一个逻辑模型。概括性。数据流程图把系统对各种业务的处理过程联系起来，形成一个整体，从而给出系统一个全貌。无论是手工操作部分还是计算机处理部分，都可以用它系统地表达出来。数据流程图的组成外部实体数据流向数据存储处理过程或或或图5-11数据流程图基本符号绘制数据流程图的一般步骤确定与本系统有关的外部实体，即确定与本系统有关的单位、部门和人员。确定系统的处理逻辑。确定系统的存储单元，即确定系统中需要存储的文件和数据。绘制顶层的数据流程图。绘制低层的数据流程图。组织用户领导、管理人员和业务人员等各方面代表反复讨论、分析、比较，直到得到一个用户和开发人员都能理解的、满意的数据流程图。会展管理信息系统的数据流程招展人员展商信息P1招商管理领证通知参展商不合格展商图5-12招展数据流程图招展人员

展商信息P1.1收集整理P1.3招展潜在展商P1.2分析P1.4审核拟参展展商

已审展商P1.6签订合同付款通知P1.7收款参展商D1展商信息表D2参展申请表D4展位信息P1.5确定展位

展位号领证通知不合格展商D3预参展展商D5正式参展展商图5-13细化后的招展数据流程图会展管理信息系统的数据流程参展商

参展展商资料P2展商参展管理领证通知参展商

不合格展商图5-14参展商参展数据流程图参展商

参展展商资料P2.1整理P2.2审核

已审展商P2.4签订合同付款通知P2.5收款领证通知参展商D2参展申请表D4展位信息P2.3确定展位

展位号

不合格展商D3预参展展商D5正式参展展商

拟参展展商图5-15细化后的参展商参展数据流程图会展管理信息系统的数据流程参展商基本信息P3在线展位申请管理领证通知参展商帐号不合格展商图5-16在线展位申请数据流程图基本信息参展商P3.1注册P3.2登入帐号帐号P3.3补充确认信息展商信息P3.4填报申请表D2参展申请表P3.5审核P3.6分配展位已审展商不合格展商D4展位信息展位号P3.7签订合同P3.8收款付款通知领证通知招展人员D3预参展展商D5正式参展展商拟参展展商拟参展展商图5-17细化后的在线展位申请数据流程图会展管理信息系统的数据流程参展商参展凭证P4展商注册报到管理备展相关证件参展商特装、服务申请图5-18参展商报到数据流程如图参展商参展凭证P4.1核对D5正式参展展商P4.2服务D8服务价目表服务清单P4.4收款D7展商缴费表P4.5

报到注册收费凭证额外服务需求无特装、服务申请P4.6

制证领证报到展商D9布展证D11车辆通行证备展相关证件参展商P4.3特装处理特装申请特装付款单特装、服务申请书D12施工证D10参展证图5-19细化后的参展商报到数据流程图会展管理信息系统的数据流程参展商参展凭证P5会议室预定管理会议室使用证参展商无效预定无可用会议室会议室使用申请图5-20会议室预定数据流程图参展商参展凭证P5.1验证D5正式参展展商正式展商P5.2查询D13会议室情况D14会议室预定表可用会议室P5.3预定会议室使用申请预定单P5.4签订合同P5.5收款付款通知P5.6确认收款单无效预定参展商会议室使用证D14会议室预定表无可用会议室图5-21细化后的会议室预定数据流程图会展管理信息系统的数据流程观众个人信息P6观众预约登记管理参观证观众登入帐号图5-22观众在线预约登记数据流程图观众P6.1注册个人信息登入帐号D15观众信息表P6.2登入登入帐号P6.3补充确认个人信息P6.4预约个人信息D5正式参展展商D16观众预约P6.5填报个人信息D17观众调查表P6.6分配有效调查表D15观众信息表P6.7领证观众号D18观众参观证观众参观证图5-23细化后的观众在线预约登记数据流程图会展管理信息系统的数据流程观众观众参观证P7现场展商服务管理展位参观观众参展商参展商展位号图5-24现场展商服务数据流程图观众观众参观证P7.1记录P7.2统计D19展位参观记录参展商展位号D15观众信息表展位参观观众参展商图5-25细化后的现场展商服务数据流程图会展管理信息系统数据字典所谓数据字典（DataDictionary，DD），是在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存储）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具，是系统设计阶段进行数据库（文件）设计的参考依据。会展管理信息系统数据字典的内容数据元素编号数据元素名称别名简述类型及宽度取值范围A0301展位号展位ID展会现场展位号字符型，4位“0001”～“9999”A0302展馆会展场馆展会现场所在地字符型，32位16汉字A0303楼层场馆楼层展会场馆楼层字符型，4位“0001”～“9999”A0304价格定价展位定价数值型，8位A0305成交价格合同价展位成交价数值型，8位A0306面积展位面积现场展位面积数值型，8位A0307公司名称展商名称参展商名称字符型，32位16汉字A0308国家国别展商所在国家字符型，24位12汉字A0309城市展商所在城市字符型，16位A0310工号职工工号数值型，8位A0311姓名职工姓名字符型，16位8个汉字A0312部门职工所在部门字符型，10位A0313观众号观众编号观众序号数值型，8位A0314姓名观众姓名字符型，16位8个汉字表5-1数据元素定义表会展管理信息系统数据字典的内容编号数据结构名属性简述DS01员工信息工号、IC卡号、姓名、性别、出生日期、工龄、级别、部门、职务、备注组展机构员工信息DS02嘉宾姓名、性别、所在公司、部门、职务、联系电话、手机、民族、接待要求、活动安排、入住宾馆、房间类型、房间号、备注展会嘉宾信息DS03固定资产资产编码、资产名称、购置时间、资产类型、价格、使用年限、规格、用途、保管人、验收人、数量、领用标志、备注组展机构固定资产设备情况表5-2数据结构表会展管理信息系统数据字典的内容数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去处数据流组成数据流量高峰流量F01展商信息参展商的基本信息招展人员P1.1收集整理处理模块公司名称、国家、公司地址、负责人、公司联系电话、公司传真、企业性质、经营产品项目等20份/时30份/时F02展位号参展商确定的展位号P1.5确定展位处理模块P1.6签订合同处理模块展商序号、展位号等5份/时10份/时F03付款通知展商签订参展合同后付款通知P1.6签订合同处理模块P1.7收款处理模块展商编号、展位号、成交价格等5份/时10份/时F04领证通知通知参展商领取参展相关凭证等P1.7收款处理模块参展商展商编号、公司名称、证件类型、领取时间等5份/时10份/时F05参展凭证正式参展的凭证参展商P4.1核对处理模块展商编号、展位号、凭证号、付款项目、价格等5份/时20份/时F06观众号分配给观众的编号P6.6分配处理模块P6.7领证处理模块观众号、姓名等30份/时1000份/时表5-3数据流定义会展管理信息系统数据字典的内容编号名称简述数据存储组成关键字相关的处理D1展商信息表存放基本的展商信息序号、公司名称、国家、公司地址、负责人、公司联系电话、公司传真、企业性质、经营产品项目等序号P1.1、P1.2D2参展申请表存放展商参展申请序号、公司名称、国家、公司地址、负责人、公司联系电话、公司传真、企业性质、经营产品项目、公司注册资金、公司专业方向、人员规模、历年参展情况等序号P1.4D4展位信息展会展位情况表展位号、所在展馆、楼层、价格、成交价格、规格、面积、展位类型、业务员、销售情况等展位号P1.5、P1.6D8服务价目表组展机构提供的服务编号、名称、价格、成交价格等编号P4.4D10参展证存放展商参展证信息编号、公司名称、展位号、颁发日期、终止日期等编号P4.6D13会议室情况存放展会提供的会议室信息会议室编号、会议室名称、面积、类型、规格、地点、价格/时等会议室编号P5.2D14会议室预定表存放会议室预定信息会议室编号、展商编号、预定日期、开始时间、结束时间、总价、付款情况等会议室编号P5.2、P5.3、P5.6D15观众信息表存放观众信息用户名、密码、观众号、姓名、所在部门、职务、职业、联系方式、手机号码、所在公司名称、国家、城市、公司地址、公司邮政编码、企业性质、品牌、经营规模、经营模式、经营产品项目、性别、个人地址、个人联系电话、个人传真、个人电子邮件、员工数目等观众号P6.1、P6.2、P6.3、P6.6D19展位参观记录存放参观展位的观众情况观众号、展位号、姓名、所在部门、职务、职业、联系方式、手机号码、所在公司名称等展位号P7.1、P7.2表5-4数据存储定义会展管理信息系统数据字典的内容名称编号简述输入的数据流处理输出的数据流处理频率收集整理P1.1收集整理展商信息数据流展商信息收集展商信息，整理成统一格式的展商数据数据存储文件D1展商信息表60次/天分析P1.2分析展商信息数据存储文件D1展商信息表分析展商信息，挑选出符合展会要求的潜在展商数据流潜在展商50次/天确定展位P1.5参展商挑选确定展位数据流已审展商；数据存储文件D4展位信息；数据存储文件D3预参展展商给已审展商确定展位号；展位号写入数据存储文件D3预参展展商和数据存储文件D4展位信息数据流展位号；

对每家已审参展展商处理一次服务P4.2处理参展商的服务需求数据流额外服务需求；数据存储文件D5正式参展展商整理、统计参展商的所有服务需求项目数据流服务清单对需要额外服务的参展商处理一次收款P4.4收取服务或特装需求的款项数据流服务清单、特装付款单；数据存储文件D5正式参展展商；数据存储文件D8服务价目表按展商需求服务清单和服务价目表收取服务款项，或根据特装付款单收取款项；收费情况写入数据存储文件D7展商缴费表；产生数据流收费凭证数据流收费凭证；数据存储文件D7展商缴费表对需要额外服务或特装的参展商处理一次验证P5.1验明是否是真实展商数据流参展凭证；数据存储文件D5正式参展展商根据参展凭证信息查验数据存储文件D5正式参展展商，给出数据流正式展商数据流正式展商对需要预定租用会议室的展商处理一至三次预定P5.3预定会议室数据流可用会议室；数据存储文件D5正式参展展商把符合预定条件的会议室预定给展商；给出预定单，并记录预定信息数据流预定单；数据存储文件D14会议室预定表对符合预定条件的展商处理一次表5-5处理过程的定义会展管理新系统逻辑方案的建立确定系统目标系统功能目标系统技术目标系统经济目标新系统信息处理方案12345确定新系统的业务流程确定新系统的数据和数据流程确定新系统的功能模型确定新系统数据资源分布确定新系统中的管理模型会展管理信息系统分析报告系统分析阶段的成果就是系统分析报告，它反映了这一阶段调查分析的全部情况，是下一步设计与实现系统的基础。系统分析报告不仅能够展示系统调查的结果，而且还能反映系统分析的结果——新系统逻辑方案。会展管理信息系统分析报告系统概述新系统目标及开发可行性现行系统状况系统实施的初步计划新系统的逻辑设计第6章会展管理信息系统的系统设计123会展管理信息系统设计概述

会展管理信息系统总体设计

会展管理信息系统功能设计

会展管理信息系统设计概述系统设计阶段的主要任务是：在科学、合理的设计和总体模型的基础上，尽可能提高系统的运行效率、可靠性、安全性和工作质量，充分利用并合理投人各类可以利用的人、财、物资源，使之获得较高的综合效益。会展管理信息系统设计概述系统设计原则高效性合理性系统性适应性可靠性安全性经济性会展管理信息系统总体设计系统总体设计又称系统初步设计或系统概要设计。总体设计的核心任务是，完成系统模块结构设计，即在目标系统逻辑模型的基础上，把系统功能划分为若干子系统，将子系统分解成功能单一、彼此相对独立的模块，形成具有层次关系的模块结构，包括系统模块的组成、模块的功能和模块间的相互关系。总体设计的任务还包括信息系统平台设计（机器设备的配置包括硬件和软件的配置、网络结构设计、计算机处理方式等）。会展管理信息系统总体设计2分解—协调原则

模块化原则

一致性原则面向用户的原则1453自顶向下的原则

系统模块结构设计应遵循的主要原则:会展管理信息系统总体设计结构化设计思想:结构化系统设计方法（StructuredDesign，SD）是运用一套标准的设计准则和工具，采用模块化的方法进行系统结构设计，将一个信息系统的结构，分解成由许多按层次结构联系的功能结构图，即模块结构图。结构化设计方法的基本思想是使系统模块化，即把一个系统自上而下逐步分解为若干个彼此独立而又有一定联系的组成部分，这些组成部分称为模块。通常使用的设计工具主要有：系统流程图HIPO(分层和输入—处理—输出)技术控制结构图模块结构图…

会展管理信息系统总体设计系统模块化:所谓模块（Module），是指可以分解、组合及更换的单元，是组成系统、易于处理的基本单位。模块化就是把系统划分为若干个模块，每个模块完成一个特定的功能，然后将这些模块汇集起来组成一个整体，完成指定功能的一种方法。会展管理信息系统总体设计模块要具有相对独立性要使模块之间数据的依赖性尽量小模块划分的结果应使数据冗余较小模块的设置应考虑今后管理发展的需要模块的划分应便于系统分阶段实现模块的划分应考虑到各类资源的充分利用

模块划分原则Text会展管理信息系统总体设计模块间的联系:耦合是对一个软件结构内不同模块之间互联程度的度量。内聚标志着一个模块内各个元素彼此结合的紧密程度，表示模块功能的专一化程度。系统平台设计

计算机处理方式设计分布式系统联机成批处理联机实时处理批处理系统平台设计中小型主机方案与微机网络方案的选取

网络拓扑结构设计网络的逻辑设计网络操作系统计算机网络系统设计系统平台设计数据库的性能；数据库管理系统的系统平台；数据库管理系统的安全保密性能；数据的类型。

系统平台设计应用软件的选择应用考虑的问题：软件是否能够满足用户的需求。软件是否具有足够的灵活性。软件是否能够获得长期、稳定的技术支持。会展管理信息系统功能设计

会展管理信息系统会展运营管理系统参展商管理会展业务管理系统会展现场管理系统会展门户网站系统会展办公系统服务供应商管理专业观众管理合作伙伴管理决策支持系统客户关系管理会展决策模型管理会展决策分析图6-1会展管理信息系统总体结构图会展管理信息系统功能设计会展运营管理系统会展业务管理系统会展现场管理系统会展门户网站系统会展企业办公系统会务管理租赁用品管理现场信息发布管理门禁管理系统观众报到管理展台信息管理网站信息发布管理在线客户自助系统在线商务服务系统网上展会文件管理日常事务管理人力资源管理财务管理展位管理展商报到管理招展管理内部通讯平台图6-2会展运营管理系统会展管理信息系统功能设计会展客户关系管理参展商管理专业观众管理服务供应商管理合作伙伴管理图6-3会展客户关系管理会展管理信息系统功能设计会展决策支持系统会展决策模型管理会展决策分析图6-4会展决策支持系统第7章会展管理信息系统的实施和管理1234会展管理信息系统的实施会展管理信息系统的运行管理会展管理信息系统维护会展管理信息系统的控制会展管理信息系统的实施会展管理信息系统实施阶段的任务:系统实施阶段的主要目标是将新系统的物理方案转换成可执行的应用软件系统。其任务主要包含实现、运行和维护管理信息系统项目而进行的一系列活动。会展管理信息系统的实施会展管理信息系统实施阶段的主要活动分为四个阶段：第一个阶段是由系统设计文档到物理系统的实现系统阶段。第二个阶段是对物理系统进行测试的系统测试阶段。第三个阶段是系统试运行阶段，系统的试运行是系统测试的延续，系统实际运行是对系统最好的检验和测试方式。第四个阶段——系统正式运行阶段。会展管理信息系统的实施会展管理信息系统实施阶段的主要活动：物理系统的实施建立数据库程序设计系统测试人员培训系统转换系统维护会展管理信息系统的实施程序设计的任务程序设计的任务是为新系统编写程序，即把详细设计的结果转换成某种计算机编程语言写成的程序。程序设计的基本要求程序的功能必须按照规定的要求，正确地满足预期的需要。程序的内容清晰、明了，便于阅读和理解。程序的结构严谨、简捷，算法和语句选用合理，执行速度快，节省机时。程序和数据的存储、调用安排得当，节省存储空间。程序的适应性强。程序交付使用后，若应用问题或外界环境发生变化时，调整和修改程序比较简便易行。会展管理信息系统的实施程序设计方法结构化程序设计方法。原型式的程序开发方法。面向对象程序设计方法。会展管理信息系统的实施可维护性可靠性实用性规范性可读性衡量编程工作质量的指标系统测试系统测试目的：系统进行测试是保证系统质量的关键步骤。测试的目的在于发现其中的错误并及时纠正，所以在测试时应想方设法使程序的各个部分都投入运行，力图找出所有错误。系