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文档简介

单位档案室建设方案单位档案室建设方案「篇一」一、硬件设施1.库房要求:应尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建造档案库房,远离火源、水源、和污染源等基本要求,门窗应有较好的封闭性。2.装具:为方便使用,可选用密集架。需要注意的是,安装使用密集架对对地面承重能力有较高要求,楼板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。3.设备:档案保管的技术设备,如去湿机、加湿机、空调、灭火器、装订机、复印机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等。4.卷皮和卷盒:按照需要购置。5.消耗品;防霉防虫药品,吸湿剂,各种表格及管理性的办公用品二、档案管理流程1.规划出档案分类方法,建议采用职能机构——时间——事件的分类方法。统计出校内独立并且其档案需要归档的职能机构的总数量,对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解。根据具体情况,把800平米的档案室按合理划分出若干个科室。2.接下来就是档案的收集,学校各机构(院系之类)把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室,同时规定,以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室,并做好登记。档案室对移交过来的档案进行排列、分类、装盒、上架,做好类内案卷排列和案卷目录。3.档案使用过程中的维护和保护,首先做好“八防”,防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光(使用白炽灯)、防尘、防盗。然后是定期检查,清点。4.鉴定与销毁,对档案应进行定期的价值鉴定,依情况一年或者半年一次,在价值鉴定时,建议相关院系机构派出一名人员协助,因为他们更清楚自己机构产生的档案价值是否依在,对已无价值过期的档案销毁清理。5.档案利用,原则上只对校内服务,要有进出登记,以便备查。6.条件允许的话,可将档案进行数字化,建成档案数据库,各机构可在校园网上通过账号/密码的方式查阅档案资料。单位档案室建设方案「篇二」第一步:寻找合适的空间:档案库房面积要求满足单位档案管理需要,并有一定预留空间(20-30年);第二步:装修档案室:档案库房要实现“三铁”:铁门、铁窗、铁柜(架);档案库房要达到“八防”要求:防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。第三步:根据空间面积大小,设计内部设施摆放方式及位置。第四步:定制或者购买档案室设施设备:(1)档案盒:使用无酸纸封底面、档案盒;(2)档案柜(架)数量充裕而且质量好:①档案柜(架)以能放A4规格的为好;②档案柜(架)数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要,越充裕越好。(3)根据实际需要配备必要的管护设备第五步:建立档案管理制度:第六步:请相关部门人员参与装封、摆放档案资料。第七步:建立档案目录及电子目录。第八步:前台行政文员兼管理档案室。档案室设施设备预算表以下为网络参考价预计费用为:7000.00元(不含装修费用)建立档案室的基本要求一、各档案库的建筑及技术参数:1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。2、地板承重最大容量为1240公斤/m2,采用密集架时应不大于1200公斤/m2。3、密集柜每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。5、一般档案室门高2m,宽1m,特殊档案室可加高,加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封,窗户建议采用防盗窗,门采用防火、防盗门。6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室,消防栓不应设在档案室内,应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。二、档案室的采光、通风要求1、采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,我门应该采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,我们应采用人造光来照明。2、档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时,应选用防爆灯,防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。4、档案室通风也应采用自然风,如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。三、档案室温湿度要求1、不论气候条件如何,有条件的情况下均应设置长年的温控装置,温度相对湿度要求如下表。温湿度范围温度14℃~24℃,不小于14℃不大于24℃,有温度调节设备的,温度的日变化幅度不得超过温度±2℃相对湿度45%RH~60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有湿度调节设备的,相对湿度的日变化幅度不得超过±5%注意温、湿度的测量点,是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。2、对于干燥的地区可采用加湿机,定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。3、湿度过大的地区,如南方地区可采用抽湿机。4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏汽,且采暖系统不应有过热现象。四、档案室洁净度要求1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。2、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗,外窗应具有较好的防尘功能。3、定期打扫室内卫生,清洗防尘网。五、档案室防雷接地要求1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜;计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。2、接地引入线的长度不应该超过30m,其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材,不同金属互连时,应防止电化腐蚀。六、档案室电源要求1、如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。3、蓄电池一般设计两组并联,UPS蓄电池一般只设计一组,UPS设计需要设计冗余备份,可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时,主要逆变器按最大功率确定,有条件最好配备一台备用。4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。单位档案室建设方案「篇三」档案工作是企业自身建设的一项重要工作,对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。一、公司档案现状目前公司档案大部分分散于各职能部门,各职能部门在从事本部门工作的同时因种种原因难免会无暇兼顾,造成部分档案资料的流失,同时员工在借阅非本部门档案时也有很多不便,不利于开展工作。此外,公司现存档案没有进行规范的集中管理,这就使得档案查找困难,这种种弊端使得公司的文档资源利用率低,不能很好地为公司的整体发展提供服务。二、档案室建立的意义档案形成于公司日常生产管理过程当中,它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史,而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况,是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据,是企业资产和生产要素的重要组成部分。因此为了加强和规范我公司运管档案统一管理工作,避免公司档案资料的遗失,提高到公司档案的使用便捷性与利用率,使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化,为公司的长远发展提供参考与监督,结合工作实际,特制定出本方案。三、档案室建立的指导思想、管理原则和目标任务指导思想:立足公司各部门工作特点,以服务为宗旨,加快档案室信息化进程,使档案室与公司各部门信息统一化,为公司的各个运营环节提供参照,促进公司的现代化步伐。管理原则:以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发目标任务:按分步进行、逐步完善的原则,扎实开展档案室建立工作,使我公司档案工作更加规范化、标准化,为公司的发展提供参考与便利。四、工作计划(一)第一阶段:1、加强档案室硬件设施建设,保障档案工作的顺利开展。2、构建档案管理的整体框架体系,并制定相应的规章制度,作为开展工作的依据。内容包括:档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍,各部门紧密配合,做好档案的及时归档入库工作。(二)第二阶段:1、对积存实体档案进行有序整理,包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归档章、装盒、排序、上架等。2、以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。(三)第三阶段:档案目录、数据录入,档案数字化。通过该阶段的工作,可以形成比较完善的档案管理系统,能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。(四)第四阶段:档案室的日常管理。依托前三个阶段对档案的分类入库,微机录入,以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定,为档案的日常管理提供了依据准则。此外,在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,四个阶段相辅相成,加快公司档案管理的规范化、信息化进程。五、工作措施(一)硬件设施的建设(见附表)(二)做好资料的收集、整理工作1、整理归档档案室现有的文档,按时间、部门、大类做粗略分类,并做好记录工作。2、收集各部门存档的各类档案,做好文档的移交工作。具体工作参照《公司档案归档范围》、《公司档案管理制度》、《公司档案管理办法》等的相关规定操作。(三)各类档案的归档入库工作做好资料的收集工作后,严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各类档案进行收集、归类、整理入库。(四)编制档案目录索引,搞好档案软件录入工作。将编制历年文书档案目录并逐一录入微机,以便于微机查阅。(五)建立和完善档案建设的各类制度及簿册。制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。(六)加强个部门间协作配合,规范的完成档案的移交工作六、实施步骤(一)完善档案室建立工作硬件设置。(二)制定档案室建立工作的实施方案,按计划逐步进

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