(完整版)文书学笔记和历年试卷

PAGEPAGE1文书学笔记第一章1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录2、文书的形成条件（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。（２）公文是文书的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的6、文书的作用：（１）传播信息作用（２）凭证依据作用7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备Ｂ、形成了一套文书处理制度8、文书工作的变革与发展的时期（１）变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革（２）发展时期主要表现Ａ、完善文书管理制度Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料（２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构（２）出版大量的文书学学术专著12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能第二章1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性公文的具体特点如题２。6、公文的基本功能：（１）公文是公务管理的工具（２）公文是社会沟通的手段7、公文的具体作用：（１）策令作用（２）规范作用（3）宣传作用（4）联系作用（5）凭证作用8、公务文书的分类：（1）从物质载体的角度分类：纸质文书、感光介质文件、磁介质文件、电子文件（2）从公文内容性质的角度分类：规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书（3）从公文涉密程度分类：绝密级文书、机密级文书、秘密级文书、内部文书、限国内公开的文书、对外公开的文书（4）从公文办理时限分类：特急件、急件、平件（5）从行文方向分类：上行文：下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文（6）从机关授受公文的角度分类：发文：本机关制发的公文收文：本机关收到的其他机关制发的公文（7）从公文稿本的角度分类：1草稿：又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿，是公文撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。2定稿：又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据3草稿经领导人签发便成为定稿4正本：根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本（试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发暂行本：指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，暂行期内，具有法定效力。5修订本：指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本）6副本：指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用7不同文字的稿本9、结合实际掌握各类公文的划分方法和实际意义：10、判定公文密级的标准：绝密级文书：涉及党和国家最核心的机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害机密级文书：涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害秘密级文书：涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害内部文书：限于党和国家机关内部或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密但不宜或不必对社会公开限国内公开的文书：内容虽不涉密，但不宜向国外公布而仅在国内公布的文书对外公开的文书：内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公开发布的文书11、特急件、急件与平件的时限要求：特急件：必须在最短时间内以最快的速度优选传递急件：要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内输完毕的文书平件：按工作常规传递、处理的公文12、公文各稿本之间的联系与区别：同题8（7）13、文种：为便于人们识别和使用每一种文书而赋予它们的固定名称14、通用文种：指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的文种专用文种：指特定的、具有专门职能的社会组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要而使用的具有特定内容和格式的文种区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍。专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性15、文种选用规则的具体内容：（1）根据发文目的选择文种（2）根据行文关系选择文种（3）根据发文机关的权限选择文种（4）根据国家的有关规定选择文种16、正确选用文种的意义：（1）不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化（2）不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理（3）不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相差的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。区别：通用文种是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍专用文种只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性17、通用文种种类：（1）规范类文书1条例：用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定2规定：用于对某一方面的工作作比较具体的规定3办法：用于对某项工作作具体的规定（2）领导指导类文书1命令：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章2决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排3指示：用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则4批复：用于答复下级机关的请示事项（3）报请类文书议案：用于各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常务委员会提请审议事项（4）知照类文书1公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项2通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项3通知：用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关输和有关单位需要周知或者共同招待的事项；任免和聘用干部4通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况5公函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准（5）会议文书会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项第三章1、文书工作：是围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称2、文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、管理3、文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性文书工作的技术性：文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的4、文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用5、文书工作的基本原则：是由党和国家统一规定的文书工作的准则6、文书工作的基本原则内容：准确、及时、安全7、行文方式：指文件传递运行的方式8、多级行文的必要条件：（1）用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件（2）用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况，制定决策的文件9、越级行文的必要条件：（1）情况特殊紧急（2）上级领导交办并指定越级上报的具体事项（3）需直接询问、答复或联系具体事项（4）虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决（5）揭发、检举、控告直属上级机关10、行文规则：旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定11、行文规则的内容：（1）根据机关之间的工作关系确立行文方向（2）选择适宜的行文方式，一般不和越级行文（3）正确选择主送机关与抄送机关（4）坚持党政文件分开的原则（5）联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协议一致（6）严格控制公文数量，简化行文手续12、遵守行文规则的意义（1）有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷（2）有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转（3）有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍主义13、中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢纽14、专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门15、分支机构：指社会组织内部的各个职能部门16、集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构，即办公厅进行17、分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部门及其专兼职文书人员承担18、复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式19确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否直接控制各专门机构和分支机构文书工作状况20、文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人执行层：指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人操作层：指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员21、文书工作人员的素质要求：（1）思想品德要求：思想觉悟、职业道德（2）知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能力、表达能力、操作能力）22、文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性：只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。（1）合理的技能结构（2）互补的性格结构第四章1、文书工作标准化：指对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳交通的活动过程2、文书工作标准化的意义：（1）可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，是提高机关工作水平和效率的重要措施（2）是科学管理文书、提高文书质量的技术保证（3）是实现人－机结合，机－机交换的基础，是实现办公自动化的必要条件（4）有利于引进国际和国内先进标准以迅速提高我国的文书工作水平（5）便于提高文书立卷归档质量，为档案工作奠定良好的基础3、文书工作标准化特性的具体内容及其含义：（1）管理性：（2）广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多（3）一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准，但执行中不应各行其是4、文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：同35、文书工作标准化的原理：1简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之内2统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施3协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果4优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果6、文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序7、文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文书格式、统一文书数据元的名称及表达规则统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具8、文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相差领域标准之间的协调9、实施优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策10、文书工作标准体系：指将在文书工作中形成和使用的标准按其内在联系形成的科学有机整体11、我国文书工作标准化管理系统的组成：由标准化行政管理部门、标准化研究机构、文书工作标准化技术组织及文书工作主管部门组成12、ISO/TC154的中文全称：数据元标准化技术委员会13、建立文书工作标准体系的基本原则：（1）全面、配套（2）传统方法与现代方法的结合（3）相对稳定与不断完善14、文书工作标准化实施策略的具体内容：（1）增强标准化意识，做好文书工作标准化的宣传普及工作（2）建立文书工作标准体系，明确文书工作标准化的发展方向（3）积极采用国际和国外先进标准（4）建立、健全文书工作标准化的管理系统15、文书工作现代化：指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作达到先进的科学技术水平。16、文件、档案一体化管理：指基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理17、透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化的必要性：（1）文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物（2）文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路（3）文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体化管理的必要条件18、前端控制模式：侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作19、全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理20、信息共享模式：信息资源共享21、文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质管理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相互关系技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制必须辅以现代化的技术手段与设备人员素质包括具有信息意识、效率意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三方面要素相互制约、缺一不可（1）没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人力资源（2）没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段（3）没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化的技术、设备也只能成为“摆设”，这三个要素也是实现文书工作现代化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程。反之，则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素22、现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式的区别：文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大；面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色的新型模式。主要体现在三个方面：前端控制模式：文书工作现代化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最大化报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问请示：用于向上级机关请求指示、批准第五章1、公务文书的体式：文体和格式文体：文章的体裁公文的格式：公文的数据项目的构成及其编排规范2、公务文书的文体特征：（1）公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统（2）兼用说明、叙述、议论三种表达方式3、公文的三种基本表达方式：（1）说明：指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式（定义、举例、比较、分类、引用、数字、图表）（2）叙述：指以记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式（通知、通报、请示、报告、会议纪要等）（3）议论：指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事物，分析其内在联系，揭示本质与规律，直接阐明作者主张的一种表达方式（嘉奖令、通报、调查报告、会议纪要等）4、指定性数据项目：指所有通用文种均必须具备的项目，包括发文机关标识，标题，正文，生效标识，成文日期等。5、选择性数据项目：指视每份文件的具体情况可供选择使用的数据项目，包括：发文字号、签发人标识、题注、受文者、附件说明、无正文说明、注释、主题词、印发说明、公文格式分类代码、份号、密级标识，紧急程度标识等。6、公文格式特点：规范性、相对的固定性、稳定性7、规范公文格式的意义：（1）方便公文的撰拟和制作（2）便于对公文进行处理、管理，（3）有利于公文的立卷归档和提供查阅，更重要的是将公文格式纳入标准化的轨道，以适应现代化管理的需要，为计算机等现代办公设备的应用奠定基础8、主送机关：指对公文负办理或答复责任的机关1抄送机关：指只需了解公文内容而不承担输或答复责任的机关2附件：指附属于公文正件的其他公文或材料3签署：指签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名9、确定成文日期的原则：(1)联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准(2)经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准(3)电报以发出日期为准第六章1、公文撰拟的基本要求：（1）公文的内容要准确无误、讲求实效（2）公文的语言要严谨周密、简明精练、庄重得体（3）公文的文面要符合规范、整齐划一（4）公文撰拟的步骤要严谨有序2、公文语言的庄重得体：指公文中的用语必须符合作者的身份、地位和发文目的，并做到通俗、庄严、郑重。所谓符合作者的身份和地位，是指公文语言要准确地反映发文者与受文者之间的社会关系及工作关系。所谓符合发文目的，是指公文的用语必须与发文的意图及文种相吻合。此外，公文语言的庄重得体，还应当包括正确地使用书面语言，忌用口语、方言、不规范的简称与“行话”等，确保公文的权威性和准确性。3、公文撰拟步骤的环节：明确要求、确定文种、撰写提纲、选择材料、草拟文稿、修改润色4、公文的主旨：指公文撰拟主体在文件中所要表达的基本观点或中心思想，它贯穿于文件的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解确立要求：公文的主旨必须正确、集中、鲜明5、公文主旨的作用：（1）决定着公文的价值（2）影响着公文的材料（3）制约着公文的表达6、公文主旨的表达过程：包括从主旨确定后，直到公文撰拟结束的全部工作，如确定公文的标题、谋划公文的结构、选择公文的材料和语言等内容7、公文主旨的表达形式：一段式、两段式和三段式8、公文开头的主要方式：概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式结尾的主要方式：总结式、强调式、祈使式、号召式、说明式、分析式发文处理含义作用重点类型方式方法发文稿生成拟稿会商当文书内容涉及其他不相隶属组织或部门的职权范围时，发文机关应依法同其协商并征得同意或配合的活动核稿公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正的活动控制公文数量，保证公文质量；为各级领导人审阅批改公文做好准备；节省时间和精力的重要工作；行文关、内容关、形式关签发由对公文负有法定责任的领导人或被授以专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动是绝大多数公文生效的法定程序；是各级领导人履行自身职责的重要工作环节据签发人的身份、地位及文书处理程序、方式的不同：分正签、代签、核签和会签发文制作注发在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动缮印手工缮写、机械誊写、印刷校对对校法、折校法、读校法传递、公布、督促实施公布将公文公之于众，使国内或国内外广大公众和有关方面周知或遵行的活动查办核查重要公文的实际执行情况，督促并协助承办单位全面落实文件精神，解决有关问题的控制性活动1、分层签发制的内容：（1）单位名义的发文由单位领导人签发，内容重要或涉及面广的公文由正职或主持日常工作的副职签发，部分公文可授权综合办公部门负责人代签（2）内设机构名义的发文由该机构领导人签发，其中重要的公文可由单位有关领导人核签（3）会议通过的决议以及会议纪要等由会议主持人签发（4）联合行文时，签发人级别层次应具备足够的权威，原则上主办单位由哪一级领导签发，其他单位也应对等由同一级领导会签2、“核后签”的原则：为确保公文的有效性，避免不应有的反复签发，签发要履行正常秩序，一般应先核稿，后签发，签发后的定稿未经原签发人同意，一般不能再作改动3、公文的主要传递渠道：普通邮寄、机要通信、机要交通、文件交换、电信传输4、公文公布的意义：（1）有利于人民群众有效行使其在国家大事中广泛参政议政的权利（2）有利于机关改变工作作风，提高办事效率（3）符合建设社会主义市场经济体制的要求，对我国改革开放和经济建设起着促进作用5、催办和查办的区别：从本质上看，催办是以具体公文的运转为对象，对其承办过程进行监督控制，侧重检查某一份具体公文是否按“时”办毕查办是以一些催办解决不了的文书处理中的重大问题为对象，以专项查办形式解决有关问题或办理有关事项；是以一件件“事情”为单位进行6、文书立卷：指将输完毕，具有查考、保存价值的公文按其在形成过程中的有机联系组成案卷，以便于保管、检索和利用7、归档：指将输完毕的公务文书整理立卷，移交给档案部门保存的过程立卷归档必要性：（1）立卷是文书运转处理程序的最后环节，是文书工作与档案工作的交接点（2）立卷是日后查考文书材料的需要（3）立卷归档是我国各社会组织现有办公条件下整理和保存公务文书的一种好方法8、清退：指根据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期地退还原发文机关或由其指定的专门部门的活动范围：（1）上级组织下发的绝密文件（2）在公文草拟、审批过程中形成的，仅供在一定时间、范围、级别的单位内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿等（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿（4）有重大错情的文书（5）上级组织或本单位制发的供内部传阅并要求退还的文书资料（6）规定回收的会议文件（7）其他由发文机关明文规定限期清退的公文方法：（1）绝密文件，除由秘书部门立卷归档外，一般都应办毕及时收回，由机要秘书人员集中保存，以防泄密（2）有重大错情的文件，一经发现即由主管单位立即全部收回（3）传阅件、征求意见稿和送审的公文，如属本单位的发文则由承办单位的承办人直接清退；外单位征求意见的公文，由本单位的文书部门统一清退（4）需清退的会议文件，一般由大会秘书组发出清退文件目录，在会议结束时找持件人予以收回（5）工作人员在离退休、调动工作、机构撤消合并等特殊情况下，应主动清理手中文件9、销毁：指按照有关规定，对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置的活动范围：包括所有办理完毕、业经清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的文件材料10、暂存文书的利用方式：借阅和汇编种类用途特点结构写作要求规范类文书领导指导类文书决定用于重要事项或重大行动作出安排，是具有规定性和领导指导性的公文（1）对某一重大问题作出部署（2）宣布重要机构的设置或变动（3）处理重大事故和其他突发性事件（4）宣布人事安排或对有关人员的表彰、处分或处置指示作者不受限定内容涉及范围广泛约束作用较为明显标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期依据明确内容具体措施可行批复（1）针对下级机关请求指示解决具体问题的请示而制发的指示型批复（2）针对下级机关请求批准转发公文的请示而制发的审批型批复被动性、针对性、指示性标题、主送机关、正文、发文机关名称与成文日期批复意见应具有权威性批复意见应具有针对性批复意见应具有鲜明性报请类文书请示（1）请求指示型请示（2）请求批准型请示事前行文、强制回复同上报告（1）按性质：专题报告和综合报告（2）按制发周期：定期和不定期报告（3）按内容：工作报告、总结报告、调查报告使用范畴具有广泛性内容表达具有陈述性行文方向具有单向性知照类文书公函（1）按行文目的：问函与复函（2）按形式：正式公函与便函仅用于不隶属的机关之间行文便捷用语讲究礼节、简明扼要同指示内容单一用语得体行文郑重通知应用广泛；形式多样；时效显著；同指示通报表扬性通报；批评性通报；情况通报导向性；典型性；普发性；时效性同指示选材真实、典型；用语准确、恰切；制发及时、快捷简报工作简报；动态简报；会议简报快捷性；简明性；新颖性；连续性精心选材；真实具体；简洁明快；快速及时会议文书会议记录实录——录实标题、正文准确；详尽；清楚会议纪要标题、成文日期、正文纪实、纪要、系统化、条理化9、安排公文层次的主要方式：总分式、递进式、并列式段落的主要方式：段旨式、条款式、阶段10、公文的结构要求：服从主旨、反映公务活动规律、符合思维逻辑、适合不同文种11、消极修辞：指以说明事物而使人理解为目的的修辞积极修辞：指以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞12、公文中辞格的运用：比喻、借代、排比、层递、对比13、a公文中时间特殊要求：完整、准确、具体地表示某个确定的时间，多采用实词来表示b空间特殊要求：准确、周严，并且应尽量采用有关标准中的规范化用语，多为处所的表示c数量表达的特殊要求（1）表示减少、降低、缩小等概念时不能使用倍数表达（2）使用概数时，应尽量避免歧义第七章1、规范类文书总体结构的组成：文件标题、题注、章（节）标题、正文等2、a总则涵盖的内容：制定依据；制定目的（宗旨）和任务；适用范围；主管部门b分则涵盖的内容：指接在总则之后的具体内容c附则涵盖的内容：施行程序与方式；有关说明；施行日期3、规范类文书的写作要求：（1）讲究高度的准确性（2）具有明确的针对性（3）强调刻意的严密性（4）追求凝炼的简明性（5）具有特殊的规范性第八章1、文书处理程序：指按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程，通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处理2、a收文处理的一般内容：收文的接收、收文的办理、收文的管理b发文处理的一般内容：发文文稿的形成、发文的制作、发文的传递、公布与督促实施c办毕文书处理的一般内容立卷归档、清退、销毁和暂存3、文书处理程序的特性：稳定性、有序性、适应性、规范性4、办毕文书的范围：（1）单向文书，即不必办复的各类周知性、执行性公文，如指示、决定、通知、通报以及调查报告（2）双向文书，如问复性质的公文，如请示和批复，问函和复函，请求批转或转发的文书（3）各类交办文书，或已直接答复来文单位，或已按职能分工转交有关业务主管部门和相关单位办理（4）一些需要长期贯彻执行的公文，如法律法规规章和其他规范性文书、长期计划等8、会议记录：指对会议情况、过程和内容的原始记载，是撰写会议纪要及传达贯彻会议精神并对其实施情况进行检查的依据和凭证1、请示的写作要求：（1）内容方面应做到：A、如内容确系本单位无权决定或难以解决的问题，不得滥用请示B、主题单一，一文一事，以便尽快得到上级机关的回复C、请示的理由应具体，充分，合情合理D、请求上级就解决某一问题作出指示，应在请示中提出本单位的可行性建议，供上级参考（2）行文规则方面应做到：一般情况下，不得越级行文；不应多头主送；除领导人交办者外，请示不应主送领导者个人（3）数据项目方面应做到：除上述结构中得到的一些必备数据项目外，撰写请示还应特别注意在正本上应有签发人标志2、报告的写作要求：（1）工作报告：主旨明确；点面结合；富有新意；实事求是；（2）总结报告：体现政策性；重视材料的积累与使用；注重条理性；有一定的理论性；（3）调查报告：深入实际，利用多种方式展开全方位的调查，获取大量的第一手材料；对掌握的材料进行认真的研究、筛选，去伪存真；再作进一步分析、加工，去粗取精；写作应力求客观、全面，尊重事实，不可褒贬失当或以偏盖全；表达方式应以叙述为主，夹叙夹议，不能只罗列材料、事理分离，而应叙议结合，升华调研成果3、报告的结构：（1）工作报告：标题、收文机关、正文、发文机关名称与成文日期（2）总结报告：标题、正文、发文机关名称与成文日期（3）调查报告：标题、制发机关名称、正文4、请示与报告必须截然分开：请示具有强制回复性，报告不要求批复，因此不允许在报告中夹带请示事项5、通知的写作要求：（1）指示性通知具有指示的特性（2）发布、批转、转发性通知的正文通常起介绍或推荐的作用，因而用语比较简洁、练达（3）知晓性通知的主要作用在于沟通信息，告知有关单位仅需了解而毋须直接办理的事项（4）任免通知用于宣布、知照有关人员的任免或聘用事宜，履行规定的任免程序（5）会议通知由组织或筹办会议的单位予以制发6、简报的格式：报头（简报名称、期数、制发单位名称、制发日期、密级）；标题；正文；报尾（发送范围、印发数量）7、会议纪要的特点：（1）从形成时间来看，其往往形成于会议后期乃至会议结束之后，而会议记录形成于会前或会议期间（2）从实际效用来看，其具有多元性。（3）从所含内容来看，是对整个会议内容的撮要，是提炼、浓缩、系统归纳的产物。而会议记录是原始的记载，忠实地记录，不允许增删（4）从发布形式来看，是作为“通知”等文种的附件传递给受文者收文环节含义作用种类原则形式要求收文的接收签收指各类社会组织的专（兼）职内、外收发人员或指定的专门人员在履行规定的手续之后，接收外单位发来的公文的活动分发亦称分送，即文书部门对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门阅知输的活动优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文收文的办理拟办由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，供有关领导者批办时参考的活动能发挥主观能动性提高通观全局、处理问题的能力，辅助决策、参谋助手批办由组织的领导人或部门负责人对公文输提出批示意见的决策性活动体现和实现组织领导人对办文工作的具体指导和集中领导。保证公文质量承办收文的管理登记便于管理、便于利用、便于催办、便于统计簿册式、卡片式、联单式、电脑登记组织传阅专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知处理的活动传阅应以文书人员为中心点，合理规划传阅顺序积极利用多种传阅方式优化传阅程序催办根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动对内催办、对外催办电话催办、文字催办、登门催办、会议催办1、批办的范围：（1）无既定办理方案的业务性文书（2）确需领导人行使决断权、处置权的重要文书和非常规性文书2、批办的统一负责、合理分工制度：a统一负责：指各单位应明确规定组织的领导人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，对其中全局性、政策性强的文件务须由组织领导人亲自批办b合理分工：指实行分层负责制，授权组织的副职与综合办公部门的负责人按照分工，分别批办其职权范围内的有关业务性文件与行政事务性文件，不可越权批办3、承办的范围：（1）上级组织针对本单位的指示（2）上级领导交代的事项或需要办复的公文（3）来自下级组织的请示及重要的报告（4）平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等（5）人大代表的建议、议案和政协委员的提案4、注办的内容：（1）发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文日期（2）会议承办的，注明会议名称、与会范围、决议与结果（3）电话或当面解决时，注明时间、地点、有关人员与主要内容等（4）传阅承办时，注明主要阅件人姓名和日期（5）通过现场办公解决的，应注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果5、登记的范围：（1）凡机关正式来往行文，组织内部文书、会议文书等均应逐件登记（2）特别要注意对“账外文书”的登记（3）可与本单位文书立卷归档的范围结合起来考虑，将登记重点放在属于本单位立卷归档范围的公文上数据项目概念作用编排规范发文机关标识指公文作者的标志表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性一作为文头，多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称加“文件”二字构成二作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标识于公文末页的落款处发文字号又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码（1）为引用和检索文件提供便利（2）便于对文件进行统计和管理（1）在发文机关代字中包括文种的代字，如国办函字〔1997〕62号（2）在发文机关代字中包括承办单位的代字，如财农字〔1997〕15号签发人标识指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名，只用于上行文表明机关发文的具体责任者标题指标明某一文件主要内容的概括性名称概要揭示公文主要内容与行文目的，引导阅读标准形式：由发文单位、事由和文种组成特殊形式：（1）由发文机关名称和文种，或由事由与文种组成。“双项式”标题（2）由发文机关名称、“批转”字样被批转公文的标题、文种组成。“转文式”标题（3）新闻式的公文标题（4）由标准式公文标题及附加成分组成的公文标题。“附加式”标题题注是对标题进行注解和说明注明规范类文件的法定形成程序和时间，使受文者对有关情况一目了然写法：在公文标题之下标注如下字样：“×××年×月×日×××××××会议通过”受文者指收受公文的机关名称（1）概括表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理的机关，以保证公文效用的实现（2）明确公文的发送范围，使有关机关及时了解公文内容，以便必要时予以协助、配合（1）标注受文者时，应使用全称、规范的简称或统称（2）除不言而喻或普发性公文之外，其他公文都应标明受文者（3）当受文者不止一个时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据注释指对文件内容或有关事项、要求的注解和说明简化公文，方便受文者阅读、理解成文日期形成文件的确切日期，通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日公文生效标识指证实公文作者的合法性、使公文生效的凭据在行政系统，凡以机关名义制发的公文除会议纪要外均需加盖印章。凡以领导人名义制发的公文均需签署，否则公文无效主题词指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组与标题相配合进一步简要而精确地揭示公文内容，为主题检索提供标识，为公文处理的标准化、现代化奠定基础。适用于有检索价值的公文主题词的标引次序应根据主题词的涵义由小到大排列，以公文内容为特征的主题词在先，表明文种的在后。主题词应从本单位制定的主题词表中选用，不能随意标注印发说明又称版记，指对公文印制发出情况的介绍与解说明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承担、承发单位联系提供便利份号指对根据同一件定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码为分发、清退、查找公文提供依据，便于对公文进行统计和管理，明确交接责任适用于密件密级标识指表明公文保密等级的标识符号表明公文内容涉及国家秘密的程度，规定公文的阅读范围及传递、处理要求，以便将密件与平件分开收发与管理，确保秘密公文的安全按涉密程度：秘密、机密、绝密紧急程度标识指表明对公文送达和办理的时限要求的标识符号揭示公文、电报传递、处理的时限，引起重视，并为催办公文提供依据，确保紧急公文得以优先处理，避免延误第九章1、规范类文书：指以强制力推行的用以规定各种行为规范的文书2、行政法规：指国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律，并且按照《行政法规制定程序暂行条例》的规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外等各类法规的总称3、地方性法规：指省、自治区、直辖市的人大及其常委会，省和自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人大及其常委会，在不同宪法、法律和行政法规相抵触的前提下，为领导和管理地方行政工作，按法定程序在本地区或特定范围内制定的政治、经济和社会发展等各类法规的总称4、行政规章：指由国务院各部委，省、自治区、直辖市人民政府，以及省、自治区人民政府所在市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据法律法规制定的涉及政治经济、教育、科技、文化和外事方面行政管理工作的规范类文书5、规章制度类文书：指各级社会组织为满足社会管理和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布的具有行政、纪律或道德约束力，并要求管理职权所涉及的范围以及本组织范围内有关人员共同遵守执行的规范类文书。6、行政法规常用的文种：条例、规定、办法7、法规类文书的五个层次：宪法、法律、行政法规、地方性法规、行政规章8、条例的使用规定：条例的作者有严格的限定（１）在党的系统，条例用于“党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行动的规章制度”（２）在行政系统，条例专门用于国务院对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方各级政府制定的规章、其他社会组织制定的其他规范类文书均不得使用条例。9、规范类文书的特点：作用的约束性、作者的限定性、体式的规范性、效用的稳定性、制发的程序性、内容的严密性10、各类规范类文书的公布形式：（１）法律的公布：经全国人大或人大常委会通过后，由国家主席以令的形式发布（２）行政法规的公布：一种是由国务院总理签署发布令，且由新华社发稿，《国务院公报》、《人民日报》全文刊登，国务院不另行文另一种是由国务院批准，国务院主管部门或其主要领导人签署发布令发布（３）地方性法规的公布：经省级人大及其常委会通过的地方性法规，以公告的形式发布（４）国务院部门规章的公布：由主管部、委、局以令的形式发布（５）地方政府规章的公布：草案经省级人民政府常务会议审议通过后，由省长签署省级人民政府发布令发布。同时由政府机关报和各省政报的形式全文公布。（６）规章制度类文书的发布：一种凡属对外进行社会管理之用的，应张贴在适当场所或行文，以便公众了解执行另一种凡属内部管理之用的，根据需要，或张贴、或发文、或汇集成册供周知使用11、会务管理文书：指从会议的筹备到善后的一系列活动中形成和使用的文书12、会议主旨文书：指体现会议主要议题，阐明会议宗旨、目的、任务和要求的文书13、会议文书的三个特点：多样性、成套性、时效性14、会议文书多样性特点的具体体现：种类多样性、格式多样性、形成过程多样性、效用多样性15、会议文书的形成与处理程序：会议文书材料的准备（收集、撰写）——分发——阅读（讨论、学习；审议、批准）——办毕会议文书的处置（立卷归档、清退、暂存、销毁）16、会议文书清退的两种方式：（１）对于部分会后需要收回的文书材料，应分别将清退文书目录提前发给与会者，督促其按发文登记和文书编号逐人逐组清退，限期退还文书人员；如不愿退还，需作宣传解释工作并辅以必要的制度规定（２）对于部分与会者带走的文书，应要求与会人员使用完毕后，交给所在单位或部门登记管理，纳入该单位收文渠道，对这类“账外文件”，应与其他收文一样处理17、会议文书的组卷方式：一会一卷、一会数卷、数会一卷18、信访文书：指信访工作活动的记录，包括社会组织接收与处理人民群众来信或接待来访所形成的全部文书材料19、来信文书：指信访人的来信及附属材料，包括信函、电报、传真、照片、录音录像磁带等20、来访文书：指信访人走访有关社会组织形成的来访记录、记录摘要及其有关材料（含电话记录）21、信访工作文书：指接受信访的社会组织在调查处理来信来访工作中形成的文书材料，包括各类调查材料、公函、请示与批复、报告、处理结论与意见、来信（访）摘要、信访简报等22、信访文书的特点：（１）特殊的形成者和形成特点（２）不具备正式公文的格式和法定效力（３）特殊的处理原则与处理程序（４）专门的工作机构负责其办理23、信访文书处理的工作制度的种类：登记制度、呈阅制度、交办制度、转办制度、催办制度、回告制度。审查结案制度、复信制度、信访文书归档制度、保密与回避制度24、信访文书的处理原则：（１）坚持分级负责、归口办理、谁主管、谁负责（２）就地依法解决问题与思想疏导教育相结合（３）引导群众逐级上访第十章1、传统的照片文件：指以感光材料为载体，以影像为信息记录形式的文件材料2、照片文件的种类：按形成原理：传统照片文件和新型照片文件3、照片文件的三个组成部分：底片、照片和说明词4、数码照相使照片文件发生的巨大变化：（１）在形成和复制过程方面，数码照相机的影像依靠与计算机技术的结合来显现。（２）远距离传输方面，数码照相可以把影像通过配备了调制解调器的计算机，借用电话线实现快速远距离高保真传输（３）存储与利用方面，数码影像通过计算机可以简捷地存储在储存卡、光盘中，得益于高密度的存储量，可建立“电脑影集”。（４）文件质量方面，数码照相可提高照片文件的质量5、录音录像文件：指在磁性音像记录材料上记录与传递公务活动信息的文件材料6、录音录像文件的保管要求：（１）归档时间：形成或使用完毕后可由有关部门随时归档（２）装具要求：需要用标准的盒（套）包装，并竖置于专门的框（架）之上，以保护其不受压变形（３）保存要求：应在温湿度适宜、环境清洁、远离强磁场，防止光线直射的地方保存；如保存时间较长，又遇雨季、高温时，可将磁带作一次倒带，应尽量避免快速倒带；有重要内容的录音带的原声带和录像带的原母带不外借7、光盘文件：指利用激光扫描将文件原件上的信息以数字的形式存储在光盘上的一种文件材料8、光盘的种类：只读型、一次写入型、可擦重写型光盘9、光盘文件的使用与保管要求：注重扫描质量、建立检索系统、完善保护措施、慎重处置原件10、电话传输文件的注意事项：（１）了解周围通信设备与相关信息（２）使用普通电话传输文件信息的步骤（３）电话记录的处理（４）保密管理11、电报的处理时限等级：平急、加急、特急12、“文电合一”立卷归档制度：即将有关同一问题的普通文件和电报放在一起立卷，以保持文件之间的有机联系，便于查找利用13、传真文件：指通过传真机传递的载有图文信息的文件材料14、传真文件的特点：真迹传输、可靠性大、耐久性差15、电子文件：指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件16、电子文件的技术特性：主要反映在电子文件特殊的信息编码形式及其载体两个方面：（１）编码形式：非人工识读性、对系统的依赖性、信息的易更改性（２）载体特性：载体与信息的可分离性、信息存储的高密度性、载体的不稳定性17、判定电子文件与电子信息的区别：（１）一方面，电子文件也是一种电子信息，具备电子信息的一般特征（２）另一方面，电子文件又是具备文件特性的电子信息。同其他载体的文件一样，电子文件也要求由法定作者制度，具有法定的权威性和现行效用，具有规范的体式和特定的处理程序（３）电子信息中，只有具有凭证效用和上述特点者，才能视为电子文件。18、判定电子文件与纸质文件的区别：电子文件在具备所有文件共同特征的基础上，又有其不同于以纸质文件为主体的其他载体文件的技术特性，这种特征主要掩映在电子文件特殊的信息编码形式及其载体两个方面：（１）编码形式：非人工识读性、对系统的依赖性、信息的易更改性（２）载体特性：载体与信息的可分离性、信息存储的高密度性、载体的不稳定性。此外，电子文件还具有传统的纸质文件所不具备的信息的多媒体集成性、交互性等特点。19、电子文件制作与传输过程中应注意的问题：（１）绝密的电子文件不得在网络上传送，机密级以下的电子文件只能在有关管理部门许可的保密网络上传输，做好电子文件传输过程中的安全保密工作（２）遵守有关的文件传输协议20、电子文件的种类：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件21、电子邮件：指一种通过计算机网络与其他用户进行联系的现代化通信手段。22、“双轨制”：指电子文件与纸质文件并用，除将电子文件以电子的方式存于电子文件保管系统之外，也可打印出纸质文件23、采用“双轨制”的意义和目的：满足提高文件运转和处理的效率，确保文件的凭证依据价值，便于检索、查考、利用等多方需求第十一章1、文书立卷的意义：（１）保持了文件之间的历史联系，便于日后查找利用（２）有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管（３）有利于文件的积累，为档案工作奠定基础总之，文书立卷的根本意义就在于将零散、孤立的一份份文件组成一个有联系、有层次的文件保管系统，并通过文件之间的系统化的联系来显示出文件、档案保管与检索的整体功效2、文书立卷的组织机构：文书处理部门3、文书处理部门立卷：指文件完成其运转处理程序之后，由处理文件的部门，指定专职或兼职人员负责文件的立卷工作4、文书处理部门立卷制度的优越性和科学性：（１）文书处理部门立卷可以充分发挥文件的使用价值，实现机关制作文件的目的（２）有利于提高立卷工作的效率（３）可以保证所立案卷的质量（４）有助于档案工作的顺利开展5、文书立卷组织形式：指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作6、文书立卷组织形式：集中立卷形式、分散立卷形式、复合立卷形式7、三种文书立卷组织形式的适用范围：（１）集中立卷形式，适用于小型机关，部门层次少，文件数量小（２）分散立卷形式，适用于大中型机关，其内部机构层次较多，各机构自身形成、处理的文件数量大（３）复合立卷形式，适用于大中型机关，内部有两层及两层以上的机构，可以根据驻地、业务分工等情况采取集中与分散相结合的立卷形式8、比较三种类型的立卷组织方式：（１）集中立卷形式，即在机关办公室集中立卷，各部门将文件承办完毕后都退回办公室，由办公室的专职或兼职人员统一整理立卷，主要适用于小型机关（２）分散立卷形式，即机关办公室与组织机构分别承担立卷工作。主要适用于大中型机关，（３）复合立卷形式，即集中与分散相结合的立卷形式，主要适用于大中型机关，9、文书立卷的业务指导与监督机构：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员10、文书立卷的业务指导与监督机构的主要工作内容：（１）负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文书立卷的规定、意见等；制定本机关的文书立卷、归档制度，并指导、督促各部门贯彻执行（２）会同文书部门共同制定本机关文书立卷计划，指导督促各部门依照立卷计划合理地安排文件的平时分类、归卷及立卷工作（３）负责对本单位的立卷人员进行定期或不定期的业务培训；指导并协助组织与管理工作11、文书立卷的基本原则：（１）联系原则：指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系（２）保管与利用原则：指文书立卷的结果——组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务12、文书立卷的联系原则、保管与利用原则之间的关系：在立卷时，遵循联系原则和保管与利用原则应彼此兼顾、相互照应，因为坚持联系原则和坚持保管与利用原则从根本上来说是无法截然分开的。二者是相互影响、相互制约的关系。片面的做法皆不足取。13、文书立卷原理：文件整体（系统）的功效最大、最优。14、文件分类的方法：分年度、分组织机构、分问题、分保管期限15、文件组合的方法：按作者特征组卷、按问题特征组卷、按时间特征组卷、按名称特征组卷、按通讯者特征组卷、按地区特征组卷16、文件分类与文件组合的关系：分类与组合是文书立卷工作的两项重要内容，是前后相承的两个环节。分类是将文件按照一定的特点和联系分成若干类别；组合则是把每一类或小类的文件按照其特点和联系组成保管单位——案卷从二者的结果和方法看，分类的方法主要是分析，但分中有合，组合的方法主要是综合，但合中有分分类的结果是将具有共同特点的文件集合成一个类，组合的结果是将具有共同特征的一些单价文件集合成一个案卷17、文件分类过程中需注意的问题：（１）遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观地予以分类（２）文件分类体系应严密、简明、符合分类原则（３）交叉性文件的合理归类（４）文件分类的“跨度”适当（５）分类方法的结合使用18、文件组合过程中需注意的问题１组卷方法的结合使用２分析卷内文件之间联系的紧密程序，合理组卷３适当照顾文件的不同保存价值４组卷应与分类、编目等环节相配合，以提高立卷的整体功效19、“六特征”组卷法：指按文件的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区六个共同特征组卷的方法20、立小卷法：指将文件按“事”或“件”组合，装订成软卷的方法21、“四分四注意”立卷法：指分年度，注意文件内容的针对时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题联系的准确性，结合运用文件的其他特征；分保管期限，注意保持问题的完整性22、分类组合法的实质：是对文件进行系统化整理，将零散的单份文件按着一定的规律与联系组合成若干个基本单元，并经过系统的排列，共同构成一个具有整体联系的检索与保管系统23、专门文件组卷文件的类型：１按文件所针对的对象立卷２按问题立卷３按文件的形式及名称组卷第十二章1、应立卷文件的范围：上级来文、本机关文件、下级机关来文、同级或不相隶属机关的来文2、不需立卷文件的范围：（１）重份文件（２）无查考利用价值的事务性、临时性文件（３）未经领导审阅签发的未生效文件和一般文件的修改稿（４）与本机关工作活动无关的参考性文件（５）其他3、划分立卷范围时需注意的问题：（１）将文件置于机关工作整体中考察，从本机关的职权范围、社会地位和作用等角度确定其立卷范围及保存价值（２）加强内部文件的收集，保持应立卷归档文件的完整齐全（３）区分文件与资料（４）划定立卷范围时机关文书部门与档案部门应该相互协作，共同研究，发挥文件部门了解文件运转过程、档案部门熟悉立卷技术、要求的优势，划定科学适当的文书立卷范围4、立卷类目：又称案卷条目、归卷条目或分类方案，是机关预先编制的文件归卷的条目5、常用的文件分类标准：按“主题”分类和按“机构”分类6、文件立卷类目的编制步骤：调查研究、制订设计方案、修订完善7、制订设计方案的主要内容：确定类别、拟制条款、类别和条款的排列编目8、制订立卷类目的注意事项：（１）文件类别的确定必须基于文件工作活动的实践经验（２）掌握类目延展限度，详略得当（３）条款的拟制应力求反映出文件的立卷特征，不要只标出问题或名称（４）注意调整和修订立卷类目9、文件分类表的结构：类目体系、类号、注释10、文件分类表与立卷类目的异同：文件分类表与立卷类目一样，都是立卷计划的不同形式，都是为了便于机关文书部门平时管理文件和对文件的整理、归档工作而编制的，二者的用途、编制目的、编制原则和要求、编制方法和步骤、应注意的问题等方面都基本一致。不同之处在于：立卷类目的条款是预拟的案卷题名，其下的文件可以组合成一卷或数卷案卷；而文件分类表的终端类名称是揭示案卷内容的规范的词和词组，而不是预拟的案卷题名。它是通过概念之间的从属、并列等关系所构成的一个概念系统11、文件平时归卷：指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷夹进行妥善保管的活动12、文件平时归卷的实质：把文件的立卷工作分解到平时做，使机关各部门及其人员能在日常工作中依照文件立卷计划的指导有目的地收集、积累文件，分门别类地管理文件，既便于机关日常工作对现行文件的查找利用，同时也可以年终调整定卷工作打下良好的基础。13、文件平时归卷的一般程序：做好归卷的准备工作、收集文件、归入卷夹14、平时归卷的重要性：文件的平时归卷是保证文件收集齐全、提高立卷质量的有效措施，是巩固和健全文书处理部门立卷归档制度的关键15、文件平时立卷：在平时归卷过程中，对已符合立卷条件的文件可以先行立卷16、调整定卷：指立卷部门在档案部门的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整与加工，最后确定立卷成果的工作活动17、文件调整定卷的工作内容：（１）检查归卷文件是否齐全完整（２）检查归卷文件的质量（３）检查卷内文件数量，酌情适当分卷或并卷（４）部门领导复查签字18、比较简单调整和全面调整对文书立卷的影响：（１）简单调整是指对各个条款内的文件稍作调整后即可确定案头的组成。其适用于现行大中型机关。调整工作仅仅是在一个局部范围内的简单调整，即可定卷（２）全面调整是指对文件进行彻底的检查，全面考察文件之间的联系，从而确定案卷的组成。其适用于文书工作尚未走入正轨的机关这种全面调整，需要收集、翻阅的文件数量大，耗时多，返工量大，纠正归卷缺点的难度也比较大，在文件管理工作中应尽量避免这种全面调整，它不仅难以保证文件的齐全完整，同时也难以保证案卷质量。19、卷内文件排列：指通过对卷内文件进行认真分析，仔细研究，寻找出它们之间的主要联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。20、卷内文件目录：指揭示卷内文件内容与成分的一览表作用：便于查阅、统计卷内文件21、卷内备考表的作用：用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考22、卷内文件排列的主要方法：按文件的先后时间顺序排列、按文件的重要程度排列23、案卷题名的拟写规范：政治观点正确、文字精炼，表达准确、基本结构力求完整24、案卷目录：即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册作用：固定案卷排列顺序，使立卷工作最终得以完成；概括地介绍案卷的内容与成分，是文件与档案最基本的检索工具，同时也为档案工作各环节的展开奠定基础25、排列案卷的主要方法：按保管期限和组织机构排列案卷26、归档制度：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有27、归档制度中规定的归档范围：是能够转化为档案作为长期和永久保存的文件范围，通常在立卷范围内予以划定归档时间：指文书处理部门向档案部门移交应归档案卷的时间文书部门或业务部门一般应在次年６月底以前向档案部门移交案卷归档要求：（１）归档的文件材料应齐全、完整（２）文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷（３）归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管利用28、履行归档手续的机构：按照国家的有关规定，文书处理部门或承办部门工作完毕之后，应与档案部门共同商定移交案卷的具体时间，办理归档交接手续29、归档的程序：（１）移交时，档案室要对案卷进行严格的检查（２）为了避免重新返工，检查案卷数量、质量的工作应尽量提前到案卷编目之前进行（３）案卷检查完毕后，如案卷符合要求，即可办理具体移交手续

全国2003年4月高等教育自学考试一、单项选择题1.公文的主送机关是指()A.担负重要领导责任的上级机关B.对公文负有主要监督责任的机关C.与公文内容有关的上级机关D.对公文负有办理或答复责任的机关2.将公文同时下发给若干下级机关的行文属于()A.直接行文B.逐级行文C.多级行文D.越级行文3.只用于上行文的数据项目是()A.发文字号B.附件说明C.签发人标识D.主题词4.办毕文书处置的具体内容包括()A.注发、公布、清退、立卷归档B.清退、销毁、暂存、立卷归档C.销毁、公布、清退、立卷归档D.注发、缮印、公布、立卷归档5.调整定卷工作中应注意检查归卷文件的()A.主题内容是否真实B.结构层次是否完整C.保管期限是否准确D.语言修辞是否恰当6.《××县人民政府关于建立政务公开制度的通知》的作者是()A.起草人张秘书B.核稿人王主任C.签发人李县长D.××县人民政府7.拟办环节中对需要三个部门会办的文件应指定()A.传阅部门B.催办部门C.会商部门D.主办部门8.“附件说明”应注明()A.附件与正件的关系B.附件的重要性和阅读要求C.附近件的序号、标题和份D.附件的主要内容与产生背景9.公文的校对基准是()A.领导批示B.公文定稿C.修改意见D.审核结论10.一份文件的发文字号()A.只能编写一个B.不能超过两个C.联合行文时可以编写两个以上D.有几个发文机关就编写几个11.文书工作的基本原则A周密、及时、精简B周密、迅速、安全C准确、及时、安全D准确、及时、精简12.可不加盖公章的文种是()A.报告B.公函C.批复D.会议纪要13.决定公文文稿能否生效的环节是()A.批办B.签发C.拟办D.核稿14.注发是指文书人员在定稿上批注()A.同意发出的意见B.修改文稿的建议C.缮印制发的要求D.处理问题的结果15.立卷时跨年度的规划(文种)应归入()A.内容所针对的第一年B.内容所针对的最后一C.实施的任何一年D.检验完成情况的年度16.对外催办是指对本单位()A.账外文件的催办B.发文的催办C.外收发工作的催办D.收文的催办17.公文兼用的表达方式是()A.叙述、说明、描写B.说明、叙述、抒情C.议论、说明、叙述D.议论、描写、叙述18.不属于草稿的是()A.初稿B.原稿C.送审稿D.征求意见稿19.案卷目录的作用是()A.便于文件的查找利用B.揭示卷内文件的内容C.反映卷内文件的状况D.保持文件之间的联系20.《中华人民共和国教育法》的成文日期为()A.会议讨论通过的日期B.领导人签发的日期C.报刊发布的日期D.印刷完毕的日期21.分散式文书工作组织形式适用于()A.内部机构简单且驻地集中的机关B.规模小且职能交叉的机关C.规模较大且业务职能较复杂的机关D.业务职能较单一的机关22.工商企业登记文件适于()A按文件名称组卷B按文件形成的时间组卷C按文件作者组卷D按文件内容针对的对象组卷23.××市人民政府向该市教育局行文应选择()A.下行文B.上行文C.平行文D.上行文或下行文24.负责指导本机关文书立卷工作的是()A.机关综合办公部门的负责人B.机关综合办公部门C.机关分管文件工作的领导人D.机关档案部门或档案人员25.电子文件归档范围的确定工作应当放在系统的(A.设计阶段B.形成阶段C.维护阶段D.上述各个阶段26.适用于公函的公文用语是()A.请予大力协助为要B.请予大力协助为宜C.请予大力协助为妥D.请予大力协助为盼27.公文的传阅()A.应由文书人员组织传递B.应由阅文者自行传递C.应由办公室主任控制传递D.应按阅文者级别高低依次传递28.某局文书工作的组织领导机构是()A.信息中心B.机要室C.局办公室D.综合档案室29.内收发对收文核对无误后应将收文回执单()A.退回发文机关B.销毁C.与收文一并保存D.上交30.不需要批办的收文是()A.无既定办理方案的业务性公文B.有既定执行方案的常规性公文C.非常规性公文D.需要领导人行使决策权的公文二、多项选择题(在每小题的五个备选答案中，选出二至五个正确的答案，并将正确答案的序号分别填在题干的括号内，多选、少选、错选均不得分。每小题2分，共10分)31.属于规范类文书的有()A.通知B.规定C.办法D.公告E.计划32.文书工作标准化原理包括()A.协调原理B.简单化原理C.优化原理D.一体化原理E.统一原理33.公文生效标识有()A.机关印章B.公文主题词C.公文标题D.领导人签署E.签发标识34.属于本单位立卷范围的材料有()A.本单位领导人兼任外单位职务时形成的文件B.上级领导视察本单位工作时形成的照片文件C.反映本单位基本情况的数据汇编D.本单位收集的各种书刊资料E.有关本单位主要业务活动的新闻报导35.收文加工时筛选分类的依据是()A.紧急程度B.重要程度C.载体类型D.行文关系E.业务性质三、简答题(每小题5分，共15分)36.如何理解现代办公环境下的文件、档案一体化管理37.对公文内容的审核要求38.信访文书的形成特点和形成者特点四、论述题(第39题8分，第40题12分，共20分)39.规范公文格式的意义。40.文书处理部门立卷的优越性。五、案例题(第41题7分；第42题6分；第43题12分。共25分)41.(1)找出下述做法的不当之处，指出错因并说明正确做法。(3分)某县政府拟发一份重要文件，恰逢县长外出开会，县政府办公室主任考虑到这份发文的重要性与紧迫性，于是请县委书记代签。(2)指出下述做法的不当之处并予以改正。(4分)某单位为节省人力、物力和财力，提高工作效率，规定凡当天发往同一机关的所有公文均应合并装封，一并发出。42.(1)为做好军队转业干部的安置工作，某市人民政府与该市人事局共同制发通知。这一做法是否符合行文规则，请说明理由。(3分)(2)作为××公司的工作人员，请根据下列卷内文件标题拟写案卷题名。(3分)①××公司关于商洽联合研发污水处理技术的函②××省环保技术研究所关于同意联合研发污水处理技术的复函③××公司关于商洽转让污水处理技术的函④××省环保技术研究所关于同意转让污水处理技术的复函案卷题名：____________________________________43.指出下列公文文稿的错误之处，说明正确做法，并根据公文写作的要求，重新改写一份公文。(12分)请示报告张建国局长：我中心1993年购置了8台286计算机，一直使用至今。随着计算机技术的发展，这批机器的硬件配置已经难以满足许多软件的运行要求，严重影响了我中心的工作效率。为此，要求局里必须拨款12万元，用于购置10台奔腾Ⅳ(PentiumⅣ)计算机和4台激光打印机。另外，车队南门不久前被撞坏，亟需尽快修复，请顺便追加拨款1万元，请一并批准。此事关系到我中心的工作效率与安全问题，理应批准。附件：《计算机、打印机价目表》××局干部培训中心2003年1月10日全国2004年4月高等教育自学考试一、单项选择题（本大题共20小题，每小题1分，共20分）1.负责组织文件传阅工作的是（）A.文书人员 B.主管领导人 C.主要领导人D.有关业务部门负责人2.建立文书工作标准体系的基本原则是（）A.准确、规范B.高效、快捷C.全面、配套D.精简、适用3.控制签发权限的措施是（）A.建立分层签发制度 B.遵循“先核后签”原则C.履行既定签发手续 D.选择不同签发类型4.立卷之前应做的工作是（A.填写案卷目录B.编制分类方案C.拟写案卷题名D.履行归档手续5.根据来文内容提出初步处理意见的环节是（）A.承办 B.批办 C.拟办D.催办6.电子文件的“双轨制”管理方式是指（）A.将电子档案的管理需求嵌入文件管理系统 B.实现电子文件与电子档案的信息资源共享C.实现文件、档案的一体化管理 D.采用纸质文件与电子文件并用的处理、保管方式7.传真文件是（）A利用计算机网络传输的数字文件B利用电话设备口头传输的声音文件C利用激光扫描存贮在光盘上的影像文件D利用光电效应通过无线或有线装置传递的文件8.案卷题名中概括会议文件名称的专用术语是（）A.来往文书B.文件 C.材料 D.案卷9.公文中禁止使用的修辞格是（）A.借代 B.双关C.对比D.层递10.调整定卷工作应注意检查归卷文件（）A.是否保持了有机联系 B.是否使用了规范的文件格式C.是否运用了公文专用词语D.是否履行了法定处理程序11.文书产生的充分条件是（）A.文字的形成B.记录载体的更新C.社会组织的出现D.社会管理活动的产生12.对某一项工作作具体规定应使用的文种是（）A.办法 B.条例 C.决定 D.规定13.文书工作标准化简化原理的主要内容包括（）A.简化文书的格式、功能 B.简化文书的种类、载体C.简化文书的种类、格式D.简化文书的功能、载体14.注办的内容是（）A.承办的经过和结果B.批办意见和要求C.催办部门和人员D.归档时间和范围15.可以联合行文的机构是（）A.四川省财政厅与四川省人民政府 B.四川省财政厅与国家财政部C.国家财政部与四川省人民政府D.四川省人民政府与成都市人民政府16.适合于保存录音录像文件的相对湿度是（）A.10%~30% B.20%~40%