车辆使用管理制度

XXXX有限公司文件名称车辆使用管理制度页数15文件编号HANGJIA-15/11-2020版本A编制日期：2020.11.1审核日期：批准日期：受控标记/级别三阶文件编制；人事行政部审核：批准：生效日期2020.11目的：为使公司车辆管理统一合理化，合理有效的使用各种车辆，更有效的控制车辆使用成本，尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、可靠，良好的运行状况以及保养和维修的及时、规范公司车辆及司机工作管理秩序，特制定本制度。适用范围：本制度适用公司各部门的所有车辆及车辆使用人（司机）职责：3.1.人事行政部：负责公司车辆、司机、车辆证件（保险证、行驶证、道路运输证）车辆年检、车辆外送维修、保养、车辆档案建立与完善、工作分配、监督检查管理工作。（公务车）3.2.各部门：负责车辆使用申请提报并呈人事行政部主管、人事行政部经理批准。3.3.司机负责公司车辆的驾驶、维护保养、年检、车辆证件的申报、送检管理工作。3.4.人事行政部：负责公司车辆的使用批准。4.4.总经理：负责公司高级车辆外借使用批准。4、公司车辆档案的建立；按车辆、牌号、使用建立每年车辆档案，档案内容如下：4.1.行驶证4.2.保险证4.3.道路运输证4.4.油卡4.5.ETC卡4.6.行驶证、保险证、道路运输证复印件存档并将行驶证、保险证、道路运输证、油卡内容录入《车辆档案表》。《车辆档案表》内容如下；4.6.1.车辆类型，使用人，车辆牌号，车主，车辆型号，核载人数。4.6.2.车辆识别号、发动机号。4.6.3.注册日期，车辆检验日期。4.6.4.保险截止日期，保险公司名称。4.6.5.道路运输年检日期。4.6.6.报案号码，油卡、ETC卡。4.7.公司人事行政部行政主管针对公司《车辆档案表》编制车辆保养、证件年检工作计划，并在每个月度查询下月度车辆保养、证件年检内容。5、车辆使用管理流程：流程图责任部门/人流程说明使用表单用车申请提出 用车申请提出行政审行政审核外借私用外借私用总经理批总经理批准保安核实保安核实放行车辆出厂车辆出厂登记车辆回厂车辆回厂登记上交车辆钥上交车辆钥匙用车人/部门人事行政部总经理保安员司机保安员司机行政部主管5.1.1.部门或个人用车需提前书面填写《用车申请申请单》经部门主管批准后，报人事行政部处审核。5.1.2.人事行政部审核各部门公务用车路线及用车紧急状态，合理安排司机及车辆行驶路线及用车顺序，如为私用或外借，须总经理批准。5.1.3.人事行政部审核通过后，将《用车申请单》第二联交出厂司机。5.1.4.出厂司机将《用车申请单》交公司大门保安，保安依据《用车申请单》将车辆放行出厂5.1.5.保安将《用车申请单》内容.司机.车辆.型号.出车事由.出厂时车辆里程数.出厂日期及时间录入《车辆、物品进厂登记表》5.1.6.公司车辆回司时.需主动向公司大门保安说明车辆里程数，保安将相关信息录入车辆物品进出登记表5.1.7.公务车回司后，使用人将钥匙交到人事行政部处.如夜晚回司晚的情况下将车钥匙交保安处。用申请表5.2.公务车辆使用注意事项：5.2.1.车辆原则上不得在外过夜，公司车辆使用需在外过夜时，由人事行政部批准。5.2.2.车辆原则上不私用，如公司副总经理级由私事使用车辆时，须到人事行政部审核再呈报总经理批准，副总级以下人员需用车是，须报人事行政部批准后，由使用人承担车辆油费每公里1元及驾驶途中违章费用（里程数由保安负责登记上报人事行政部主管）使用车辆费用在使用人工资中扣除。5.2.3.公司工作时间9小时以外公务用车，须经人事行政部经理批准。(提前申请）5.2.4.所有车辆私用及外借时，人事行政部主管必须将车辆使用人驾驶证复印并存档。5.3.货物运输车辆使用注意事项：5.3.1.货物运输车辆由仓库主管负责车辆调度及管理，旨在最大限度配置车辆使用及最有效的管理车辆。5.3.2.各货车出车、送货须由仓库主管统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私使用公司车辆。5.3.3.仓库主管应根据公司总体运营要求，对车辆出车及保养进行合理安排，驾驶员应服从仓库主管人员的安排。5.3.4.公司货车驾驶人员须有B照驾驶证件，并且要熟知交通相关法规和金华市路况、路名。5.3.5.驾驶人员在车辆运输过程中的停车，要遵守交通法规，在允许停车的区域停放车辆，防止因此罚款。5.3.6.公司所有运输货车一律不得对外出租和出借，每天下班前须将公司车辆停放在公司指定的地方后，将车辆钥匙交由仓库管理人员统一保管、管理。6、车辆油卡及ETC卡管理职责：6.1.1.人事行政部经理负责对公务车辆的用油及ETC卡路桥费用进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。6.1.2.仓库管理员负责对运输货车车辆的用油及ETC卡路桥费用进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。6.1.3.各事业部门负责人加强对车辆的用油及ETC卡路桥费用进行监督管理，控制，降低有效运输成本开支。6.2.公司所有车辆配备一张油IC卡及一张ETC卡。6.2.1.公务车辆加油IC卡及ETC卡由人事行政部主管负责保管分发及建立车辆费用支出登记台账。6.2.2.货务运输车辆加油IC卡及ETC卡由仓库管理人员负责保管分发及建立车辆费用支出登记台账。6.3.车辆加油IC卡及ETC卡领用、登记流程：油卡ETC卡领用流程责任人流程说明使用表单油卡油卡/ETC卡领用加油金额里程数及高速进出口登记加油金额里程数及高速进出口登记油卡油卡/ETC卡充值驾驶员驾驶员行政主管仓库主管财务6.3.1.（公务车）车辆使用人至人事行政部主管处（货物运输车）至仓库管理员处领取与车辆对应牌号的油卡及ETC卡。6.3.2.车辆需加油时.驾驶员需在加油小票费用上记录车辆里程数.车牌号.车辆使用人签名。6.3.3.车辆需走高速时.驾驶员需在高速费用小票上记录车辆进.出口站名.车牌号.车辆使用人签名。6.3.4.公务车回厂后驾驶员将加油小票及高速费用小票一并交人事行政部处进行内容信息登记。货车回厂后驾驶员将加油小票及高速费用小票一并交仓库管理员处进行内容信息登记。并对每辆车的油耗及过路费用进行统计分析。6.3.5.当油卡及ETC卡低于200元时，公务车由行政主管填写货车由仓库主管填写《申购单》批准后上报财务进行充值。车辆加油及ETC费用明细登记表车辆保养：7.1.车辆日常保养：由公司指定责任部门或者责任人负责。日常保养有，洗车、车内清洁卫生打扫、擦拭、出车前加水、油、刹车、灯光、牌照检查。公司人事行政部与仓库管理员每周五定期检查一次。7.2.车辆定期维护与维修：7.2.1.由车辆使用责任部门或指定人员填写《车辆保养维修申请表》报公司人事行政部及各事业部最高负责人处进行批准，批准后由驾驶员将车辆送到指定汽车维修店进行维修保养。7.2.2.原则上车辆里程数为5000公里时保养一次。7.2.3.车辆在行驶途中发生故障或其它耗损件急需修复，更换配件时，需电话报告各相关部门最高负责人批准，修理费用超过500元时，应征得总经理批准。（王主任）8、车辆使用人（驾驶员）管理：8.1.车辆使用人（驾驶员）必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》和有关交通安全管理的法律、法规以及公司制订与车辆相关的规章制度。8.2.车辆使用（驾驶员）应爱惜公司车辆平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，每月至少用半天时间对自己所驾驶车辆进行检修，确保车辆正常行驶。8.3.车辆使用人（驾驶员）应每周抽适当时间擦洗自己所驾驶车辆经常保持车辆整洁（包括车内.车外和引擎）。8.4.出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时要立即加补或调整。8.5.车辆使用人（驾驶员）发现所驾驶车有故障时要立即检修，不会检修的应立即报部门主管及人事行政部，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）未经批准，不许私自将车辆送厂维修。8.6.出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车，驾驶员离开车辆时，应锁好保险锁，防止车辆被盗。8.7.车辆使用人（驾驶员）对自己所驾驶车辆的各种证件的有效性经常检查，出车时一定要保证证件齐全。8.8.车辆使用人（驾驶员）不准开疲劳车，严禁酒后驾车。（）8.9.车辆使用人（驾驶员）驾车一定要遵守交通规则.文明开车.不准危险驾车（包括高速.紧跟.争道.赛车..等..）8.10.车辆使用人（驾驶员）因超高超宽超重交通处罚金额由公司承担外，其它处罚如闯红灯、逆向行驶、违章停车、发生交通事故或超速等交通法规规定产生的罚款由车辆使用人（驾驶员）承担。8.11.上班时间内车辆使用人（驾驶员）未被派出车的应随时在本岗位等候出车，不准串岗离开，有要事需要离开时，要告知部门主管去向和所需时间，经批准后方可离开，出车回来应立即到部门主管处报到。8.12.车辆使用人（驾驶员）出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应电话告知部门主管说明原因。8.13.车辆使用人（驾驶员）未经公司领导批准，不得将自己保管的车辆交给他人驾驶或练习驾驶，严禁将车辆交给无证人员驾驶，任何人不得利用公司车辆学开车。8.14.车辆（驾驶员）对所运货物数量负责，发货员应按发货单地址和数量逐一准确发货，运输途中货物遗失，由发货员司机共同承担赔偿责任，采购按采购单货物规格数量及时准确采购到位，如有差错负责补回。8.15.新老司机车辆交接时.行驶证.保险证.道路运输证应交接清楚，人事行政部或部门主管应作为交接证人并签名。8.16.司机的手机话费每月补助60元，随月度手机卡财务统一充值.司机手机不得停机，公司电话呼叫要及时回机.8.17.车辆使用人（驾驶员）出公司大门时，须将《用车申请单》交保安处，发货货车驾驶员将《物资放行条》交保安处。发货货车空车出厂须凭《用车申请单》。9、车辆使用人（驾驶员）违规惩处：9.1.车辆使用人（驾驶员）未经允许，将车辆滞留在公司外面过夜，扣款100元。9.2.车辆使用人（驾驶员）未经允许，公车私用，扣款100元并承担车辆磨损费200元。公车私用期间所产生交通事故，由车辆使用人承担全部损失费用。9.3.车辆使用人（驾驶员）未做周保养，经部门主管或人事行政部主管周检查不合格者，扣款20元。9.4.车辆使用人（驾驶员）未经请示，擅自将车辆送至修理店更换配件，费用由责任人承担。9.5.车辆使用人（驾驶员）未按照要求将公里数.车牌号.责任人签名填写至加油小票及ETC费用小票时.扣款50元。9.6.货车管理员及公务车管理员未将加油小票及ETC费用小票内容录入《车辆使用费用支出登记表》扣款20元。9.7.车辆使用人（驾驶员）将无《用车申请表》、《物资放行条》交保安，强行出厂，扣款100元。9.8.公司保安履行监督放行职责，擅自将无《用车申请表》、《物资放行条》车辆放行出厂，扣款100元。9.9.车辆使用人（驾驶员）回厂后，未将车辆钥匙上交部门主管及人事行政部主管或保安处，致车辆安排受影响时，将对未交车辆车钥匙责任人处以30元扣款。9.10.车辆使用人（驾驶员）将车辆交他人学车，一经发现，将对责任人处以500元扣款，造成交通事故，由车辆使用人（驾驶员）承担全部经济损失。9.11.货车管理员及人事行政部主管未将私用，借用车辆使用人（驾驶员）驾驶证件复印存档，扣款50元。9.12.车辆使用人（驾驶员）在享受公司电话补贴期间，电话停关机造成公司联络不畅且未及时充值时.扣款50元。9.13.车辆使用人（驾驶员）所驾驶车辆因缺乏保养致交警、交通人事行政处罚时，罚款金额由车辆驾驶员承担。9.14.车辆使用人（驾驶员）所领取的加油卡加油时弄虚作假，损害公司利益时，一经发现，处于弄虚作假10倍扣款及停发当月工资予以开除处理，严重报公安机关处理。10、车辆使用人（驾驶员）产生交通事故处理规定：10.1车辆使用人（驾驶员）在行驶中发生一般交通事故时，应立即电话通知部门主管人事行政部，并视交通事故现场损失大小向保险公司或交警部门报案。10.2.车辆使用人（驾驶员）在行驶中发生重大交通事故时，第一时间向交警和保险公司报案并保护好事故现场，第二时间内电话通知部门主管及人事行政部主管，人事行政部主管应及时赶到事故发生现场，协助交警及保险公司处理事故现场，向交警及保险公司核实事故发生原因及处理结果。10.3.交通事故原因查清后，由人事行政部主管依据交警部门出具事故处理保告，保险公司出具事故责任赔偿报告，对肇事者作出如下处理决定：10.3.1.经鉴定应负肇事责任者，赔偿金额超保险公司赔偿时，其超出部分款项由车辆使用人（驾驶员）和公司各承担50%的费用，除此之外，按肇事性质与肇事者态度予以行政处分及扣款。10.3.2.交通事故肇事者肇事后逃逸或经法院判决承担刑事或民事责任时，公司将肇事责任者予以开除处理。11、本（车辆使用管理制度）经总经理批准后正式颁布实施，本制度解释权归人事行政部。12、使用表单：12.1《车辆档案信息表》12.2.《公务用车申请表》12.3.《车辆派遣登记表》12.4.《货车运输出车安排表》12.5.《车辆出入登记表》12.6.《车辆保养维修申请表》12.7.《车辆使用费用支出明细表》12.8.《车辆油卡月度充值统计表》12.9.《车辆ETC卡月度充值统计表》12.10.《车辆加油登记表》12.11.《车辆ETC费用支出登记表》12.12.《车辆保养维修申请表》XXXX有限公司公务用车申请表日期：申请日期申请人员申请时间返回时间申请理由部门意见：行政部意见：XXXX有限公司车辆派遣登记表日期：出车日期驾驶人员出车时间出发公里数返回时间回程公里数通行费备注接送人员接送理由部门意见：行政部意见：XXXX有限公司货车运输出车安排表日期：车牌号码驾驶人员出车时间返回时间出厂公里数回厂公里数送达地点送达货物通行费部门主管审核XXXX有限公司车辆出入登记表年月序号车牌号出车日期出车时间出车事由出发地点出发公里返回公里返回时间保安1234567891011121314151617181920212223242526272829303132XXXX有限公司车辆油卡月度充值统计表年月车牌号码部门驾驶员加油型号、单价月初余额本月起始公里数本月充值本月中止公里数本月用油中止公里数时油箱剩油量月末余额所属期起止本月加油小票粘贴背面处：财务：总经理：XXXX有限公司车辆ETC卡月度充值统计表年月车牌号码部门驾驶员跨区域说明月初余额本月充值本月高速费用月末余额所属期起止本月ETC高速费用小票粘背面处：财务：总经理：XXXX有限公司车辆加油登记表年月加油卡号月初余额本月充值月末余额本月用油加油日期油号车牌号加油金额加油司机XXXX有限公司车辆ETC费用支出登记表年月CTE卡号月初余额本月充值月末余额本