会议管理制度（完整版）

广州XX化妆品有限公司文件编号版本A/0拟制部门人事行政中心生效日期20XX年5月10日文件类别制度页码3/5PAGE会议管理制度1.0目的：为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。2.0适用范围：公司例会（见《例行会议一览表》）、专题会议、临时会议。3.0定义：工作日：指8：30-18：00之间的工作时间。4.0职责：4.1会议召集人职责4.1.1确定会议主题；4.1.2确定会议主持人、参加人员；4.1.3召集跨部门临时会议需经副总经理以上领导批准。4.2会议主持人职责4.2.1确定会议通知人、记录人；4.2.2确定会议议程；4.2.3准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；4.2.4确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑恶意攻击、逃避责任等；4.2.5平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见；4.2.6善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；4.2.7会议召开时间及议程变更的事前协调；4.2.8会议纪律的监督、违规行为的处理；4.2.9会议记录的签核；4.2.10会议决议的跟进执行。4.3会议通知人职责4.3.1发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）；4.3.2会议通知一般采用电话形式，但须确保通知到相关责任人。主持人要求采用书面形式通知的，会议通知人必须采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认；4.3.3会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；4.3.4异常状况发生后10分钟内知会会议主持人；4.3.5会议因故取消或延迟，须提前30分钟通知相关人员。4.4会议记录人职责4.4.1提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；4.4.2组织签到（列席人员不需签到），发放并收回《会议签到表》，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；4.4.3现场记录会议内容；4.4.4会议结束后2个工作日内整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各相关部门/人；4.4.5会议结束时公布违规情况，并做好违规处罚记录。4.5参会人员职责4.5.1事前准备相关会议资料和发言准备；4.5.2准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前通知会议主持人同意，并委任职务代理人参加；4.5.3紧急会议在会后2个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；4.5.4按会议决议规定，落实会议决议。5.0会议纪律：5.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；5.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；5.3会议期间将手机关机或调为振动；5.4会议期间禁止吸烟；5.5会议期间禁止接听电话，如遇客户、生产线等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意后离场接听；5.6与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；5.7会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；5.8会议期间，需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言，否则，主持人有权予以制止。6.0管理办法：6.1会议迟到10分钟以内的，处罚5元/次，超过10分钟的，处罚10元/次，超过30分钟按旷会处理，旷会一次处罚30元；6.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处罚30元/次；6.3未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，未超过1个工作日的处罚10元/项，超过1个工作日处罚20元/项；6.4会议记录人未在会后2个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认，处罚5元/次；6.5会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，处罚10元/次；6.6参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，处罚10元/次，造成严重后果的，由管理委员会讨论并提交总经理核准进行处罚；6.7会议期间，未经主持人允许，私自走动、交头接耳的，处罚10元/次；6.8会议主持人不得擅自调整例会时间，否则处罚主持人30元/次，更不得擅自取消例会，否则处罚主持人50元/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；6.9在会议上有骂人、扔物品、中途恶意离场或进行人身攻击及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以100—200元罚款；6.10违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，处罚10元/次；7.0附则：7.1