商业管理手册行政管理篇内容

第四章行政管理

总则

1.为规范行政管理，提高丁作效率,强化行政能力，特制定本规定：

2.该制度是根据集团管理制度，结合商管系统实际情况制定的，适用于集团商管公司

及各地商管公司：

3.该制度包括行政指令管理、会议管理、印章管理、公文管理、档案管理、办公用品

4.及办公设备管理、车辆管理、员工行为规范、公共关系管理、聘请法律顾问管理等：

5.固定资产管理、行政办公规范管理、商务公出和因公招待管理、商务接待管理、文化

活动管理等未涉及内容均参照集团商业地产公司行政管理规定执行。

6.第1节行政指令管理

7.行政指令的范畴

8.行政指令是指集团、集团商管公司、各地筒管公司以公司名义形成的各类行政文件,

9.包括会议决定、各类通知。

10.行政指令的发布及下达

11.2.1集团商管公司和各地商管公司总经理是各项行政指令签发人；

12.2.2集团商管公司和各地商管公司行政部是行政指令发布、传递部门；

13.2.3行政部须在行政指令签发后1个工作日内，下达至相关业务部门或相关公司。

14.行政指令的执行

15.3.1受令部门总负责人是行政指令执行的最终责任人：

16.3.2受令部门分管领导是行政指令执行的第二责任人：

17.3.3受令公司和部门为行政指令实施部门；

18.3.4受令部门必须严格按照要求、时限完成指令。

19.行政指令的监督控制

20.集团商管公司和各地商管公司行政部负责对行政指令的执行情况进行跟踪和监督，

21.将执行情况及时向最终负责人反馈。

-1-

22.第2节会议管理

23.会议准备

24.1.1集团商管公司和各地商管公司行政部根据会议召集部门要求，提前下发书面

25.会议通知：

26.1.2会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、主题、议程以及参会人员需准

27.备的材料等:

28.1.3视频会议，各地商管公司行政部须按要求在规定时间提前进行网络调试，确

29.保会议效果：行政部做好日常视频会议系统监管维护，保证设备完好：

30.1.4重要会议要事先根据会议内容做好会场布置，如公司半年和年终总结会议、

31.大规模专题会等。

32.会议要求

33.2.1集团及商管系统召集的会议，与会人员须着深色西装、浅色衬衣，系商管系

34.统配置的领带：女员工着职业套装：

35.2.2与会人员须在开会前5分钟到达会场，手机保持静音状态：

36.2.3遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得泄痛内容会

37.议：

38.2.4由会议召集人或部门根据实际需要决定是否形成会议纪要，如有需要，综合性

会议由行政部派专人负责纪录，形成会议纪要由总经理签发，由行政部备案：专业会议

由相关业务部门派专人负责纪录，由分管副总经理签发，并报行政部备案：

39.2.5行政部负责有关会议内容的报道。

40.会议室使用规定

41.3.1会议室由行政部负责管理，各部门使用前须提前一天提出申请：

42.3.2会议结束，要自觉整理会场，保持清洁并通知行政部门：

43.3.3参会人员应自觉保持会议室整洁、爱护设施：违反会议室管理相关规定的个人

或部门，擅自使用造成设备损坏的，须承担赔偿责任。

44.第3节印章使用管理

45.1印章保管

46.1.1各公司公章由行政部经理统一保管：

-2-

47.1.2财务专用章、法人代表手章等由财务部指定专人负责保管：

48.1.3印章平日必须入柜上锁。

49.印章使用审批

50.2.1公章使用须经由部门经理、分管副总经理、总经理批准；

2.2卬章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，集团

商管公司将视情节追究保管人及领导责任，并按集团相关规定严肃处理。

52.公司公章、财务专用章不得带到公司区域外使用。

S3.凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处

-3-

54.第4节公文、函件管理

55.1公文机密程度

56.1.1绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书；

57.1.2秘密：次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书：

58.1.3机密：不得向公司以外人员透露内容的文书：

59.1.4传阅：在本公司内部传阅或传达的文书。

60.2公文种类

61.2.1请示、报告、通知、公函、会议纪要等：

62.2.2根据公文种类不同，应使用统一的文件格式。

63.3公文签发制度

64.下列公文必须经集团商管公司总经理批阅后方可对外发送：

65.3.1集团商管公司所有向集团领导（有关部门）报送的文件等、对外（包括主力店）

正式公文（函）、下发的红头文件、总经理办公会议纪要：

66.3.2以公司名义对外（政府、合作伙伴等）发送的重要文件，各地商管公司总经理须

提前向集团商管公司总经理报告，经过集团批准后方可对外发送。

67.4文件传递规定

68.4.1文件传递必须使用集团统一的0A办公系统：

69.4.2各地商管公司行政部负责文件分递，根据文件类加按专业依次分转给部门、分

管副总经理、总经理审批。

70.5文件发送确认制度

71.书面传真文件应当在发送完毕后立即进行有效确认，并做好相关纪录。

72.各地商管公司上报文件的程序要求

73.6.1各地商管公司上报重要文件必须由经办人、部门经理、分管副总经理、总经理

签批后，按公司规定程序办理：

74.6.2上报文件必须严格按照集团商管公司规定格式填写，如发现漏报、错报，一律

退回重新上报：

75.6.3发放公文一律加盖印章

76.附件公文如有附件，应在正文后注明附件的名称和顺序：

77.发文时间在正文结束之后，注明发文的日期及时间：

78.6.4公文处理必须做到准确、及时、简便；公文由行政部统一收发、传递、用印、立

卷、归档。

79.公文档案保密制度

80.7.1各地商管公司经营活动，所有涉及商业、技术机密的文件、文稿等，均应纳入

保密范围：

81.7.2各地商管公司（部门）在日常工作过程中，应根据集团保密制度确定经办文件和

记录所涉及的机密文件、保密级别、保密期限：

82.7.3确定的保密级别和保密期限必须严格遵守，如有泄密，集团商管公司将追究当

事人及领导责任：视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。

-5-

83.行政管理

84.发布日期:

85.第5节档案管理

86.档案范围

87.1.1企业各类文件、制度资料，如政府文件、集团下发文件、各类通知、请示、报

告，以及对外行文、会议纪要、三标体系文件等：

88.1.2工程验收档案资料和项目公司按规定须移交的档案资料，如前期工程勘验、施

工、设计、招投标等技术合同、工程图纸、设施设备清单、使用说明书等：

89.1.3业户档案资料，如户问卷调查结果、交铺验铺手续、委托招商协议、商铺租赁

合同及重要商务谈判记录等资料：

90.1.4各类合同资料，如商铺租赁合同、工程维保合同、广告位租赁合同等：

91.1.5人员档案，如录取资料、自然状况、工作简历、培训经历、奖惩记录等。

92.档案文件资料传递、借阅

93.2.1各地商管公司行政部负责档案管理工作：档案资料借阅、复印必须履行审批程

序：要求借阅（或复印）人须经部门经理、行政部经理、总经理签字批准后方可借阅：

94.2.2对于绝密级文件，如重要商务合同等，须经集团商管公司总经理批准：

95.2.3借阅档案只限在档案室查阅，不能带出：确需带出者，须经过行政部经理、总

经理批准：

96.2.4借档人不得转借、拆和、调换、污损所借的档案，必须原样归还。

97.基本要求

98.3.1档案形式：所有档案必须分别以案卷材料形式和电子文档形式进行存档，各地

商管公司设专人保管案卷材料并招所建档案目录电子版和行管人员名单报集团商管公

司行政部备案：

-6-

99.3.2各地商管公司在项目完成时，由总经理牵头对档案管理进行检查，确保完整无

缺后，书面批准报集团商管公司备案：

100.3.3项目全面竣工结束后的档案移交工作按集团有关规定办理。

101.档案归档、整理

102.4.1行政部负责档案范围中所描述各类文件的管理和规范：

103.4.2工程验收档案资料和项目公司须按规定移交的档案资料由行政部统一登记保管,

业务部门可根据需要查阅和使用；

104.4.3业户档案资料（如交铺验铺手续、委托招商协议、商铺租赁合同及重要商务谈

判记录等资料）原件均由行政部统一保管，有关业务部门留存复印件：

105.4.4人员档案资料（如录取资料.、自然状况、工作简历、培训经历、奖惩记录等）由

行政部统一保管收存：

106.4.5凡各地商管公司处理完毕的文件、资料及其他材料均要归档保存，进行资料移

交时，必须由经办人及行政部经理的签字确认：

107.4.6档案整理要求根据业务流程进行，做到条理清晰，便于检索。

108.档案检索、剔除和销毁

109.参照国家档案管理和集团档案管理规定执行。

110.第6节办公用品及设备管理

111.1名片印制规定

112.1.1名片印制范围

113.部门副经理以上人员：因工作需要经公司主管领导批准的其他员工。

114.1.2印制要求

-7-

115.行政管理

116.发布日期：

117.公司名片版样统一规格，具体样式按集团下发的《vis基础应用规范》确定：不允许

个人私自印制名片。

118.1.3印制审批程序

119.印制名片，须经部门经理、行政部经理、总经理签字批准后制作。

120.办公用品购买、领用

121.2.1各部门根据财务预算和工作需要，每月25日之前将所需办公用品采购计划，经

部门经理签字，报行政部审核后，经总经理批准后购买：

122.2.2领用办公用品，需由本人到行政部登记后领取。

123.办公设备的购买、领用

124.3.1属固定资产范围的办公设备，必须严格按照集团固定资产采购管理规定审批流

程执行：行政部、财务部进行固定资产登记：领用人经登记领取后，须精心保管，如遗

失、损毁，将由领用人承担责任。

125.3.2各部门应建立办公用品登记制度，调出人员应及时退还所领用的办公用品。

126.第7节员工行为规范

127.1着装规定

128.各地商管公司员工工作期间须着统•定制工装，着装保持整洁得体。

129.2工牌佩带

130.员工工作期间必须佩带工作牌，工作牌具体样式按集团下发的《VIS基础应用规范》

而定。

131.3仪表仪容

-8-

132.3.1必须注重仪表仪容，保持衣冠整洁：

133.3.2女员工应保持淡妆，打扮适度:

134.3.3员工在岗时间，除结婚、订婚戒指之外，不得佩带其他饰物：

135.3.4举止端庄得体，落落大方。

136.文明礼貌

137.4.1对待客人态度要自然热情，而带微笑，恰当地用敬语：

138.4.2与客人相遇时，要主动让路：与客人同行时，应让客人先行；

139.4.3接听外线电话，先要说:“您好，通用商业，XX部”,或“您好，XX（城

市名称）通用“，接听内线电话可说“你好,XX部”声音温和,使用普通话。

140.办公环境纪律要求

141.5.1办公台上应保持清洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂

物：

142.5.2不随地吐痰、丢弃纸屑、果皮、烟头及杂物，不乱涂乱画，保持环境的

清洁：

143.5.3创造优美的办公环境，不得损坏公司配置的各种器具、设施：不得随意

乱堆乱挂各种物品：与办公无关的物品，不得带入办公场所：

144.5.4保持办公环境的肃静，不得在办公区域喧哗、聊天或随意制造噪音：

145.5.5办公区域严禁吸烟，吸烟须到指定区域。

146.第8节车辆管理

147.各地商管公司十辆统一由行政部负贡管理和调动，部门用车需提前报出车计

划，因公出车应填写申请单，由部门经理签字后到行政部申请，行政部经理签

字批准后执行。

148.严格控制车辆费用支出。定点修车，统一结算，行政部制定相关台帐；控制

油量消耗，行政部统计每次出车的行程、公里数，并对过路费、过桥费进行备

案。

149.驾驶员应认真做好年轲的日常保养工作，做好行车记录：车辆需要修理，驾

驶员应及时提出修车申请，申报问题及费用，由部门经理签字，总经理批准。

150.驾驶员要按时参加安全组学习，做到不出私车、不酒后驾车，遵章守纪，安

全驾驶：车辆专人驾驶：严禁非驾驶人员驾车，如因驾驶员失职（酒后驾车、

-9-

违规行车）造