商场超市财务管理核算手册(下)

商超财务管理手册

商场超市财务管理核算手册(下)

(四)单据传递规定

1、入库单据传递：

(1)货物入库：一联给厂家或采购员；一联仓库保管员；一联会计。

(2)自采或厂家自送商品入门店超市：第一联给厂家或采购员，第二联转财务，

第三联转信息部。

(3)仓库配送直接入超市(两联)，一联转财务，一联转信息部。

2、费用单据传递：

转方必须开始转帐通知单一式两份，有两名会计签字，第一联(附原始凭证)，第

二联自留。

3、收银缴款单据传递

收银缴款单一式两份，第一联收银员自留，第二联交财务。

手工收银、非自营缴款单一式两份，第一联收银员自留，第二联交财务，并附带销

售清单。

财务接收人员(一般为出纳)，要签字确认。

4、盘存表传递规定

(1)盘存表一式两份，盘存结束后，区域主管收集当区盘存表一并交微机录入人员。

(2)微机录入要求三日内全部录入完毕后两份交事业部总经理，在3日内查找差异，

然后再返微机进行修改，修改后两份转交财务，核实盘存后金额。

5、购物券发放及收回管理规定：

购物券由公司统一印制,加盖公章标识，并依实际需求发放，公司财务建专帐管理，

购物券发放时由财务两人签字防伪。

o

购物券收回后，出纳与收银员核对金额，由出纳写上“作废"字样并剪角后转交会

计核实存放，公司财务每月核对收回待销毁。

购物券仅对现有的存粮卡结算利息使用，未经集团财务中心同意严禁其他方式使用。

（五）采购票据传递流程：（仅对目前现有业务情况）

1、手工入库单据一式两份，单据上注明XX厂家，日期、商品名称、规格、条码、

数量、单位、单价、金额必须逐项正确填写，单页合计，验收人需要仓库、卖场、防损

三人共同签字，不符合要求或票据错误者，每发现一次，对当事人罚款5元。

2、对验收商品按品类分块堆放，不得混淆，发现有乱堆乱放的，每发现一次，对

当事人罚款20元。

3、验货人员根据供货商单据验完货后，将一式两份的手写入库单一份给供应商，

另一份给信息部。

4、信息部根据仓库手写的入库单及供应商货物清单，录入系统，打印出采购验收

单一式三份，白联及手写入库单、供应商货物清单给财务，红联给仓库，黄联给供应商。

5、（1）会计依核对的票据对厂家现金结算，结算时必须由厂家写领据，标明厂家

名称及领款人，会计依领据及验收单第一联作凭证并当口记帐。（2）会计已核过的票

据，给厂家打：“结算单”一式三份,必须标明厂家名称，标明单据份数,由会计签字。

结算单红联交厂家，结算单白联财务留存备查，结算单黄联及验收单等单据一并作凭证

并当日记帐。

6、在对帐过程中，发现哪道环节出现问题，对当事人罚款20-100元。

（六）票据管理规定：

1、发票管理规定：

（1）发票管理做到四专：专人、专柜、专帐、专表。

(2)发票管理做到五防：防火、防盗、防霉烂、防虫鼠咬、防丢失。

(3)做到不转让、转借、代开发票，未经税务机关批准，不得拆本使用发票，不

得私自扩大专业发票使用范围，禁止倒买倒卖发票。

(4)不准擅自处理发票出现的空白联和其他质量残次的无效联。

(5)不准擅自销毁未满保管期限的已用发票存根.

(6)发票专柜内不准堆放其他物品。

(7)按规定的时限填写。

(8)填开内容要真实、全面、准确，不能大头小尾、虚开。

(9)按顺序号填开，不能跳本，跳号填开。

(10)书写错误或其他原因作废的票据应整份保存，不能私自销毁，同时加盖"作

废"戳记。

(11)复写发票要一次复写清楚，不能重复套写，也不能不复写而分联填写。

2、外部业务索取发票规定：

(1)公司人员不论外出办理任何业务，需支付现金或通过银行汇款的都必须索取

普通发票或增值税发票。

(2)确实不能索取发票的，报销时必须申明充足理由。

(3)发票填写要求：客户名称需填写"新蔡麦佳农超连锁有限公司"，其他内容

要求填写准确、完整。

(4)若因索取发票而加大支出的，必须事先向财务主管/经理申明后果，可不索取

发票。

(5)没有充足理由，又不能索取发票的，财务部有权拒绝报销。

(七)盘点作业流程：

1、盘点目的：

(1)控制商场正常运营的真实存货量，指导日常经营业务。

(2)准确的掌握损与溢，真实把握经营绩效，尽早防止各种易出现的漏洞。并及

时采取防漏措施。

2、盘点的分类

(1)根据盘点周期可将盘点分为日盘及月盘

(2)根据盘点的范围不同可将盘点分为全局盘点与局部盘点两类

3、盘点周期

(1)日盘，以当日局部盘点

(2)月盘，每月间隔30日为盘点日。

4、盘点的前期准备工作和相关要求

(1)盘存表填写时间要求：

A、按盘点原则，提前三天填写盘存表。

B、盘点表必须于盘点日18:00点前填写完毕

(2)盘点人员的安排：

盘点的人员主要包括：初盘人、复盘人、抽盘人、电脑录入人。初盘人为店内员工

及促销,负责商品的初次清点。复盘人为店内后勤人员，负责对初盘人盘点结果进行抽

查。抽盘人为相关业务部门经理/主管及值班经理/主管。

盘点前将各盘点人员(初盘、复盘人员、抽盘人员、电脑录入人)名单确定好，并

作统一协调安排。

(3)盘点前商品的整理要求:

•库存区商品必须彻底整理，同一货号、同类商品集中码放,不是原装箱的须于箱

外注明。

•销售区商品于盘点开始前，整理到最有利盘点的状态。

•盘点日及前一天，收货部应停止收货，生鲜及特殊情况的收货，应于盘点前录入

电脑并列入电脑并列入盘点范围。

•收货区、周转仓、外库、仓库、团购未结账的商品，退货未录入的商品皆需盘点。

•库存区盘点后应立即封库，原则上不许提货、补货（大宗购物除外）。

•盘点开始前应彻底检有价格卡、POP不得损失，同时检查清理出的孤儿商品、

退换货处理商品，以免漏盘。

（4）盘点的原则：

•商品整理原则：

同一货号，同组商品集中摆放，单物（POP描述与商品实物）、卡物（价格卡标示

与商品实物）、物物（销售区与库存区商品）对应。

•销售区的盘点原则：

以货架为单位，按盘存表顺序，从上至下，从左至右；见物盘物。

•抽盘原则：

对每张盘点表复查品项比例100%,错误率＞50%者，该单作废，所有商品须进行

重新盘点。对复盘结果抽盘品项比例＞30%,错误率＞10%者，该单作废，所有商品须

进行重新复点。大小家电、精品、名贵烟酒及易失窃贵重商品100%抽盘。

（5）盘点中的控制要求：

•每张盘点单都应注明区域编号，货架编号，以及盘点人员签名。

•盘点中发现错盘、漏盘、盘点表没有的商品需及时更正并列入盘点。

•盘点中发现盘点单上没有的商品应报备主管列入盘点的，将货号、品名、数量写

在盘点单上。

•破包、破损等不足一个单位的商品，不列入盘点范围，应集中处理。

•复盘采取100%复盘，抽盘出错超出50%者需进行全部复盘。

•盘点后各组必须进行补货、清洁、整理排面等工作，不得影响次日的正常营业。

•各部门盘点完毕后，需报总指挥批准后方可下班、离场。

5、盘点作业流程图

确定盘点时间——盘点前的准备一盘存前的商品整理——抄写盘点单一初盘

―复盘一抽盘一收单一启动电脑盘点程序一盘点数据录入，打印盘点差异

表和漏盘商品表——查找盘点差异——人工调整——盘点生效——盘点报告。

6、盘点作业流程

(1)区域经理根据自身情况确定当天盘点时间。

(2)有关部门须做好盘点前的各项准备工作，包括盘点表、用具的准备、区域货

架划分及编号粘贴，支援人员的统计分配等。

(3)生鲜、食品、百货等各部门在盘点前整理好所属区域的商品，做到分类清楚

易于盘点。

(4)盘点的当天，生鲜、食品、百货部及洗化部于盘点开始前抄单完毕。

(5)盘点日当晚营业结束后，所有员工按指定的区域按盘点原则进行初盘。

(6)初盘结束，复盘人员以初盘表进行复盘。

(7)复盘完毕，相关业务部门经理/主管、值班经理/主管按复盘单，抽查盘点结

果。

(8)盘点完毕,各区主管收各区盘点单，交微机后台启动盘点程序，进入录入工

作。

(9)微机录入员根据抽复盘点单录入盘点结果，三天内录入完毕，打印盘点差异

表和漏盘商品表。

(10)商品盘存表录入完毕后由信息主管交店长/经理，三天内由其负责商品差异

的核实完成，并写出在额差异单品的分析报告，交事业部总经理及财务部各一份。

(11)所有数据确定正确录入完毕后，确认盘点生效，事业部总经理批准列印商品

期间损耗表，确认各部门的盘点结果。上报公司财务。

(12)查不出原因的视同丢失。

(13)财务部、信息部结合后，订出并及时通知每个业务部门的调帐处理意见。

(14)各业务部门依处理意见调整盘存差异。

7、盘存相关责任界定及承担比例：

(1)允许丢失额为：超市内自营销售收入的3%。(含)。

(2)超出3%。(不含)部分由各业务部门界定责任人，按责任承担比例全额承担。

(3)承担比例：

•第一责任人承担5%。

•店长承担6%。

•理货组长承担15%。

•理货员承担25%。

•保安组长承担6%。

•保安队员承担20%。

•事业部总经理2%。

•收银、微机后台承担10%。

•综合办承担8%。

•采购承担2%。

•财务承担1%

(八)固定资产、低值易耗品管理办法及要求：

1、固定资产指使用期限较长、单位价值较高并且在使用过程中保持原有实物形态

的资产。

为了真实反映固定资产折旧明细资料，核实企业资产，财务除登记固定资产实物明

细帐外,还应根据固定资产的新旧程序，使用年限等因素，分解登记折旧明细帐，具体

包括：名称、规格、原值、预计使用年限、年折旧率、年折旧额等。同时，办公室应和

财务部门结合，登记固定资产的存放地点，使用部门等情况，随时了解固定资产的变动

情况。

(1)范围：

空调、房屋、货架、柜台、菜架、面架、存包柜、各类微机、防盗设备、电视、VCD、

车辆、电了秤、条码秤、音响设备、收银设备、打印机、扫描仪、UPS、保险柜、传真

机、磅秤、缝纫设备、冰柜、照相机、摄像机、复印机、刻字机、真皮沙发、手机、变

压器、计量箱、发电机、电梯、消防、软件、烤箱、绞肉机、蒸车、和面机、炸锅、电

饼档等。

(2)计价方法：

•原始成本计价：

•重置完全价值计价(无原始成本时，采用此方法)。

(3)折旧方法:

平均年限法。

(4)折旧年限法(指全新的固定资产)

・房屋、建筑物类固定资产按20年折旧。

•车辆类固定资产：小轿车类6年，大货车5年，一般工具车3年。

•大型设备、货架等按5年

•其他类固定资产按3年折旧。

(5)固定资产的核算：

•增加时：

借：固定资产

贷：现金等科目

•减少时：

借：累计折旧

相关科目

贷：固定资产

•计提折旧时：

借：管理费用

贷：累计折旧

考虑到企业的实际情况，因指标因素：

•折旧额严格按指标执行，保持一年不变。

•当年增加的固定资产不计提折旧，当年减少的固定资产照提折旧。

•如年度内发生固定资产调拨减少时，该项固定资产折旧数并入其他固定资产。

2、低值易耗品:

低值易耗品指单位价值较小、易损坏，不能作为固定奥产核算的各种物品。

为了反映低值易耗品的增加减少情况，财务应登记实物明细帐，每年盘存资产时,

与财务核对,了解增加减少的原因，确保资产的保值增值.

（1）范围：

办公桌、办公椅、购物车、购物篮、消防栓、灭火器、茶几、包膜机、话筒、特价

筐、登高车、衣架、周转箱、盆架、打卡机、微机桌、文件柜、饮水机、老板桌椅（价

值低于1000元以下）、书柜、电扇、电话机、报架、钟表、封口机、防盗门、装订机等。

（2）计价方法：

•原始成本计价；

・估价（无原始成本时，采用此方法）。

（3）摊销方法：

•一次摊销法（2000元以下，含2000元）;

•分次摊销法（2000元以上，当年摊完）；

（4）低值易耗品的核算：

•增加时：

借：周转材料一低值易耗品

贷：库存现金等科目

•摊销时：

借：管理费用（低值易耗品摊销）

贷：周转材料--低值易耗品

丢失赔偿时：

•一次摊销时:

借：库存现金等科目

贷：管理费用一低值易耗品摊销（红冲）

•分期摊销时：

借：现金等科目

管理费用一低值易耗品摊销（红冲）

贷：周转材料--低值易耗品

3、长期待摊费用

长期待摊费用针对公司来讲，主要指筹建期间发生的相关费用（包括门头制作费、

地板砖支出、装修支出、电料、电线、灯管、筹建期间工作人员的工资等）、营业期间

的再次装1修费用等

（1）摊销年限：按三年。

（2）长期待摊费用的核算：

•发生时：

借：长期待摊费用一开办费等

贷：相关科目

•摊销时：

借：管理费用一开办费

贷：长期待摊费用一开办费等

（九）营业外收入的相关规定：

1、小偷罚款：当对小偷进行罚款时，必须有至少两名保安到财务上交罚款金额，

并在收款收据上签字，财务全额进营业外收入，每月盘存日，保安持罚款收据到财务领

15%的奖励，财务冲营业外收入一小偷罚款（凭证后必须符收回的收款收据）。

2、员工罚款：对违纪员工罚款，财务必须全额进营业外收入一员工罚款，每月

盘存日，财务汇集并提取50%的金额转入公司活动基金,在支配该部分活动基金时不

得超支，否则对财务负责人处以1-5倍的超金额部分进行经济处罚。

3、废品出售，须有两人经手，标明所售物品名称、数量或重量、售价等。

（十）合同建帐管理规定

必须依供应商合同、联营合同、租赁合同、建合同专帐，注明应收取的各项费用，

依合同及时足额扣回，若非自营商户费用不能及时扣回（销售额低于应收费用）财务于

三日内写出书面汇报一式三份，业务部门负责人、经营、财务各T分，并且必须有业务

部门负责人、财务总监签字，若发现无合同上货（帐面形成销售）一方面追要合同，一

方面停止结算。若变更，终止合同必须有书面证明及相关领导签字，否则继续按原合同

条款执行。

（十一）赠品、礼品管理规定

1、赠品管理：

验收人员在进行商品验收时，出现以下三种情况时，具体措施如下：

（1）赠品属正常商品附带品，验收人员在分配商品时，应将赠品单独打单标明"赠

品”字样出给各区域。

（2）赠品属供货厂商给予送品,应由验收人员单独打单，两人签字，标明"赠品"

字样，仓库专人保管实物，会计记帐，赠品发出需有接收人签字，赠品出入库必须转单

洽会计及时入帐。

2、礼品管理

公司有大的活动，需向有关职能部门或厂家发放礼品时，由公司统一制礼品券并加

盖防伪标识，礼品券及礼品分交专人负责发放，礼品券发放时必须登记，礼品发放时必

须同时收回礼品券，活动结束后券及实物必须相符，否则出现丢失，由礼品发放人按进

价全额承担。

（十二）出入库管理规定

1、商品验收：

（1）微机生成入库单

•仓库验收人员收到商品时，依据订单验货（订单以外商品拒收），填写实际数量，

严把质量、价格关，过期、变质、价高商品,有权拒收，否则，后果自负。

•验货完毕后，微机生成入库单，一式三联，一联采购员（厂家），二联财务，三

铁仓库，需要仓库、卖场、防损三方共同签字验收。

（2）手工开具入库单（目前在用的）

•仓库验收人员收到商品时，按入库单要求逐项填写，核对无误仓库、卖场、防损

三方共同签字方可验收入库。

•手入库单一式两联，一联给厂家，一联给信息部，必须严格按此要求给付对方相

应的单据联。

•信息部根据手工入库单录入系统，打印采购验收单，采购验收单一式二联，白联

洽财务、红联给仓库、黄联给厂家。

•验收商品入库时，对破损、霉烂、变质、价高商品，仓库保管员有权拒绝验收,

否则后果自负。

2、商品退货、出库：

•商品退货时：必须依据退货、出库的商品列出明细单（厂家退货金额必须从入库

单上直接扣除），一式二联，白联给信息，红联给厂家，手工退货单这两联均需仓库、

卖场、防损、厂家四方共同签字；信息部根据签过字的手工退货单录入系统打印出一式

三联的退货出库单，白联给财务、红联给仓库、黄联给厂家；厂家退货不能从入库单抵

减时，把退货单及时转交财务，结帐时扣回。

(十三)降低成本、控制费用的管理办法：

1、成本控制：

作为商业，商品的成本也就是商品的进价及采购费用，商品的供应价是由采购部门

直接商谈的，采购人员在商品采购时，必须在品牌定位的基础上,货比三家，发挥采购

价位商谈能力，并在采购时加强市调意识，把商品采购价位最大程度地压缩到最低限度,

在商品运费上也应争取由厂家承担，压缩公司采购成本。

商品成本控制责任人为各块采购主管，领导责任人为采购经理。各块采购员应准确

及时地提供厂家报价单，后台微机提供供应商商品进价单.

2、费用控制:

(1)办公用品、票据、专柜、专人、专帐管理：

•圆珠笔、水笔交旧领新，笔杆能用的购配笔芯再使用。

•稿纸按工作性质，定量发放使用。

•销售小票，出入库单据按业务量限量发放，并加以监控，避免乱划、乱扔、流失

现象的发生；厂家使用部分，应有厂家领取手续并及时转交财务，由财务直接从货款中

扣除。

责任人：信息主管

(3)塑料袋管理：分区域指定专人负责，联营厂家领用塑料袋应有手续，并及时

转交财务，由财务直接从厂家货款中扣除。

区域领取应与销售挂勾，杜绝使用塑料套车座、装衣服等，由保安监督。

顾客使用背心袋需要收取费用，小袋0.1元/个，大袋0.2元/个(暂定)。

责任人：业务部门负责人

(4)条码纸、打码纸、收银纸由信息部统一管理，根据公司考核指标进行针对性

考核。

责任人：信息主管

(5)电话费的管理：根据公司行政部管理规定执行，超过部分，费用自负。

责任人：各部门负责人

(6)卫生用品的管理：

扫帚、拖把、洗衣粉等卫生用品指定专人管理、发放。各部门应制定标准，分解扫

帚、拖把、洗衣粉占额比例。扫帚、拖把每季度领取一套，并以旧换新；厂家领取部分

由厂家自行负担。

责任人：行政主管/专员

(7)车辆费用的管理：

每部车配备行车记录本，详细登记出车事由、里程，每月考核耗油量与里程数比例

是否合理，发现有问题的视情节轻重，做出相应处理。

车辆出行需过收费站的，能绕的则绕，尽量降低过路费的支出。

必须杜绝私自用车捎货，如发现有违纪者，发现一次，将对司机进行100-500元

经济处罚，直至开除。

油费=里程x额定耗油量x油料时价

责任人：行政主管、防损部负责人

(8)水电费用的管理：

•卖场送宾后及时关掉空调、风机及不需要的灯具。

•对水管应有水电工经常巡查，杜绝跑漏浪费水源。

•坚决杜绝办公室、宿舍使用电炉、电热水器等。

责任人：各区域主管及部门负责人

(9)广告费的管理：

•日常广告耗材严格控制，KT板制作前要"量体裁衣"，做到不浪费，小的制作

板块尽可能使用边角料。

•大的广告活动应事前计划，预算广告开支，经有关领导审批把关,在广告活动中

不得无故超预算，特殊原因预算不足的应事先声明后方可实施，否则不予报销。

•广告用赠品尽量结合业务部门，争取供货厂家的支持，减经自身压力。

•各部门广告用品必须建立数量明细帐。

责任人：企划部负责人

(10)生鲜食品的管理：

•加强工作责任心，理货员加强巡回服务，以减少顾客造成的不必要损失。

•发现商品有腐烂迹象,应及时调价处理，尽量避免腐烂报损，调价处理时，由生

鲜区主管和楼层经理(生鲜采购员)两人把关。

•结合销售，有计划地来购，避免无目的进货，积压报残。

责任人：生鲜区主管、生鲜采购员(或值班经理)。

(11)残次和过期商品的管理：

•超市上货前认真检查।如发现有残次或过期商品，直接拒收，否则造成的损失由

当事人全额承担责任。

责任人：理货组长

・上货过程中打碎、打破的商品，由当事人承担责任，按进价购买或赔偿。

责任人：理货组长

•在卖场造成的破损、过期商品由区域理货组长、理货员承担责任，按进价购买。

责任人：区域主管、理货组长

•商品入库严把质量关,检查商品的保质期，若在仓库造成商品残损，过期商品由

仓库保管员按进价全额承担责任。

责任人：仓库负责人、相关保管员

(12)商品丢失的管理：

理货员、内保加强责任心以防日常丢失，盘存时严谨、细心、不漏盘，盘存责任按

公司文件规定执行。

根据以上各项成本、管理管控办法，各部门必须把成本、费用的粗放型管理转变为

集约型管理，牢牢建立成本、费用责任人制，将费用分解到具体责任人，并以季度进行

奖优罚劣，把成本、费用管控工作落到实处，各部门要把该项防损工作当成一项重要的、

长期性的工作来抓，以确保企业利益最大化。

(十四)固定资产报废、处置责任界定及帐务处理

1、固定资产报废责任界定：

(1)固定资产在预定使用年限以后报废的，或因需要处置的，必须由各部门负责

人及防损部共同认定，固定资产实物有防损部妥善处理，处理价值转相应部门，会计分

录为：

•处理值大于残值：

借：库存现金

累计折旧

贷：营业外收入

固定资产

•处理值小于残值：

借：库存现金

营业外支出

累计折旧

贷：固定资产

(2)固定资产在预定使用年限以内报废的，必须由各部门负责人及防损部共同认

定，能追究责任的，追究责任人，由责任人全额承担其相应固定资产净值，会计分录为：

借：现金、其他应收款

累计折旧

贷：固定资产(冲锢其原值)

•不能追究责任人的，会计分录为：

借：营业外支出

累计折旧

贷：固定资产(冲销其原值)

•公司处理后会计分录：

借：库存现金

贷：营业外收入

(3)因需要，固定资产在使用年限内处置的，