合同评审与管理流程的往来文书样本

合同评审与管理流程的往来文书样本一、合同评审与管理流程概述1.1流程目的合同评审与管理流程旨在保证公司与外部合作伙伴之间的合同签订和执行过程规范、合法、高效，最大程度地降低合同风险，保障公司的合法权益。通过对合同的全面评审和管理，提高合同的质量和执行效率，促进公司业务的顺利开展。1.2流程范围本流程适用于公司与供应商、客户、合作伙伴等各类外部主体之间签订的各类合同，包括销售合同、采购合同、服务合同等。涵盖合同的起草、评审、修改、审批、签订、执行、结算、纠纷处理等各个环节。1.3相关部门与职责法务部门：负责合同的法律审查，保证合同条款符合法律法规的要求，提供法律专业意见和建议。业务部门：负责合同的业务内容审核，包括合同的商务条款、技术要求等，保证合同符合业务需求和公司利益。财务部门：负责合同的财务条款审核，包括付款方式、结算条件等，保证合同的财务风险可控。高层管理：负责对重大合同的审批，对合同的重大事项进行决策。二、合同评审流程2.1合同草案提交业务部门根据业务需求起草合同草案，将合同草案提交给法务部门进行法律审查。同时将合同草案抄送财务部门和相关业务部门，以便各部门进行业务和财务审核。2.2评审人员组成与职责评审人员由法务部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。法务部门负责对合同的法律条款进行审查，保证合同符合法律法规的要求，防范法律风险。业务部门负责对合同的业务内容进行审核，包括合同的商务条款、技术要求等，保证合同符合业务需求和公司利益。财务部门负责对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算条件等，保证合同的财务风险可控。2.3评审内容与要点法律条款审查：包括合同的主体资格、合同的形式、合同的内容合法性、合同的违约责任等方面的审查。业务内容审核：包括合同的商务条款、技术要求、交货期、质量标准等方面的审核。财务条款审核：包括付款方式、结算条件、发票要求等方面的审核。三、合同修改与审批流程3.1评审意见反馈与修改法务部门、业务部门、财务部门等评审人员在评审合同草案后，将评审意见反馈给业务部门。业务部门根据评审意见对合同草案进行修改，形成修改后的合同草案。3.2审批流程与权限修改后的合同草案需要经过业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人等相关人员的审批。重大合同还需要经过高层管理的审批。审批流程按照公司的审批权限规定进行，保证合同的审批过程规范、高效。3.3审批结果通知审批通过的合同，由法务部门将审批结果通知业务部门。业务部门根据审批结果进行合同的签订等后续工作。审批未通过的合同，由法务部门将审批意见反馈给业务部门，业务部门根据审批意见对合同进行修改或重新起草。四、合同签订流程4.1签订前准备工作合同审批通过后，业务部门负责与对方进行合同的签订前准备工作，包括确定合同的签订时间、地点、签订人员等。同时将合同文本发送给对方进行确认。4.2合同签署与盖章双方在合同签订前进行合同文本的核对，确认无误后，由双方授权代表在合同上签字盖章。合同签署后，双方各持一份合同文本。4.3合同备案与归档合同签订后，业务部门将合同文本提交给法务部门进行备案。法务部门将合同文本进行归档，建立合同档案，以便后续的合同管理和查询。五、合同执行与监控流程5.1合同执行计划制定业务部门根据合同的约定，制定合同执行计划，明确合同执行的时间节点、责任人等。合同执行计划需要经过相关部门的审核和批准。5.2合同执行情况监控与报告业务部门负责对合同的执行情况进行监控，及时发觉合同执行中存在的问题和风险，并向相关部门报告。同时业务部门需要定期向高层管理汇报合同的执行情况。5.3合同变更与调整流程在合同执行过程中，如因各种原因需要对合同进行变更或调整，业务部门需要提出变更申请，经相关部门审核和批准后，按照变更后的合同条款执行。合同变更申请需要明确变更的原因、变更的内容、变更的时间等。六、合同结算与付款流程6.1结算依据与方式根据合同的约定，确定合同的结算依据和结算方式。结算依据包括合同的金额、交货期、质量标准等。结算方式包括现金结算、银行转账、支票结算等。6.2付款申请与审批业务部门根据合同的约定，向财务部门提交付款申请。付款申请需要明确付款的金额、付款的时间、付款的理由等。财务部门对付款申请进行审核，保证付款符合合同的约定和公司的财务制度。经审核通过后，财务部门按照公司的付款流程进行付款。6.3付款记录与凭证管理财务部门在付款后，需要及时记录付款信息，并保存付款凭证。付款记录和凭证需要按照公司的财务制度进行管理，以便后续的财务审计和查询。七、合同纠纷处理流程7.1纠纷发觉与报告在合同执行过程中，如发觉合同纠纷，业务部门需要及时发觉并向相关部门报告。同时业务部门需要收集合同纠纷的相关证据，为纠纷的处理提供依据。7.2纠纷协商与调解业务部门负责与对方进行合同纠纷的协商和调解，寻求双方都能接受的解决方案。如协商和调解无法解决纠纷，需要将纠纷提交给仲裁机构或法院进行仲裁或诉讼。7.3纠纷仲裁或诉讼如合同纠纷需要通过仲裁或诉讼解决，业务部门需要配合公司的法律部门进行仲裁或诉讼程序的启动和推进。在仲裁或诉讼过程中，业务部门需要提供相关的证据和资料，维护公司的合法权益。八、合同档案管理流程8.1档案建立与分类合同签订后，法务部门将合同文本进行归档，建立合同档案。合同档案按照合同的类型、签订时间等进行分类，以便后续的合同管理和查询。8.2档案保管与利用合同档案由法务部门进行