《会议策划与组织（第4版）》课件 任务二 信息发布会

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列专题会议的组织模块8目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01项目描述无论是政府机关还是社会团体，在其工作过程中，都会有许多希望公众知道、公众也希望知道的各类信息需要公开；而对占社会组织绝大多数的企业而言，无论是成立新部门、建立新战略，还是公司推出新产品、签约新项目、开通新产线等重大事件或者其他重要信息，也需要通过有效的渠道及时传递给目标公众。Part02

学习目标信息发布会概述1信息发布会的策划与筹备2任务二信息发布会信息发布会的主要现场工作3会后总结与评估4Part03项目驱动信息发布会是邀请新闻媒体记者、重要目标顾客参加，向其宣布组织的重要申明、重大决定、事件、活动、成果等信息，并回答他们的提问、听取他们的建议的一种会议形式。（一）信息发布会的概念一、信息发布会概述Part03项目驱动02正式的信息发布会01非正式的信息发布会（二）信息发布会的类型一、信息发布会概述根据信息发布的正式程度1Part03项目驱动02产品和服务信息发布会01新闻发布会03其他信息发布会（二）信息发布会的类型一、信息发布会概述根据信息发布会的申办程序和邀请的主要参会者的不同2Part03项目驱动想要发布的信息究竟有多大新闻价值？是否值得召集各地记者跋涉而来，是否是值得向公众介绍的重要信息？希望知道的公众有多少？他们知道后对发布信息的组织有哪些意义？01发布这些信息一定要用耗费颇大的发布会形式吗？可不可以仅给媒体和重要的目标客户寄发新闻通稿及相关介绍资料就可以呢？或借助一个舞会、一个聚餐就可以顺利发布？02（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备必要性分析1Part03项目驱动（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备可行性分析2这些信息在媒体记者的眼里是否有价值？自己组织的实力是否能吸引到有影响力的媒体和目标公众参加会议？01自己的新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？02若本组织亲自举办的话，有足够的经验和办会人才吗？如果没有，委托给专门的会议代理公司，费用是否太高？04在接受提问时，是否会给记者或其他别有用心的人以探听组织内部机密的机会？03Part03项目驱动公司人员重大调整，涉及员工很多，社会影响较大；4扩大生产规模、购买安装重要的配套生产设备；5取得创造新纪录的销售业绩；6企业（如大型上司公司）的经营活动已成为很多公众关注的问题；1新产品、新服务上市，新技术研发成功等；2聘用某大牌明星作自己的广告代言人；3企业或企业成员面临公共危机，需立即向公众说明情况、表明态度等。7（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备合适时机3Part03项目驱动01020304050607确定信息发布会的名称确定办会的组织结构及人员安排确定信息发布会的参会者确定信息发布会的主持人和信息发言人确定发布会的时间和议程确定信息发布会的工作日程信息发布会的费用预算（二）信息发布会工作方案的确定二、信息发布会的策划与筹备Part03项目驱动020301档次和风格实用性与经济性方便性（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备选定信息发布会的地点1Part03项目驱动新产品或服务的说明资料6纪念品或纪念品领用券7企业对外联系人的名片8会议议程1新闻通稿2发言稿3空白信笺、笔9背景资料介绍4相关图片等5（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备所需资料的准备2Part03项目驱动动画信息发布会的策划与筹备信息发布会策划与筹备的细节有哪些？讨论：（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备邀请目标参会者3信息发布会的现场布置4背景布置会场外围布置发布会的席位摆放投影展示器、麦克风、音响设备等会议前的彩排与意外情况预案5Part03项目驱动对于前来的记者应该一视同仁。2对于前来的官员等贵宾和经销商等，要有人陪同和沟通；1（一）对贵宾和参会者的接待三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动总协调人应在事前与主持充分沟通，让其对整个会议的风格、想要达到的效果有比较深刻的把握。（二）现场气氛的营造和控制三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动新闻发布会信息的发布是由一系列的讲话完成的，一般不容易出现意外。如果是产品或服务信息发布会，在产品的演示讲解过程中，为了体现其先进性，可以多用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录像、幻灯片等，加深与会者的理解。（三）信息的发布三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动为了防止冷场，可以让负责媒体工作的人员在会前跟一些熟悉的记者做简单沟通，争取他们到时踊跃提问。（四）回答记者或经销商的提问三、信息发布会的主要现场工作（五）会后专访的安排Part03项目驱动信息发布会结束后，主办方应及时收集现场录像，还有与记者和客商等进行的互动、专访等信息资料，以及由各媒体陆续发布出来的新闻资料的时间、版面、质量、反响等信息。四、会后总结与评估Part04技能训练思考如何策划一场新闻发布会？需要做哪些筹备工作？训练（1）训练内容：按照信息发布会知识点要求，自选主题，策划一份某公司新闻发布会的方案。（2）训练要求：根据