秘书工作绩效管理计划

秘书工作绩效管理计划编制人：[姓名]

审核人：[姓名]

批准人：[姓名]

编制日期：[年月日]

一、引言

随着组织结构的不断优化和业务需求的日益增长，秘书工作在保证公司高效运转中扮演着越来越重要的角色。为提升秘书工作的质量和效率，特制定本绩效管理计划，旨在通过科学合理的绩效管理体系，激发秘书团队的工作热情，提高工作效率，为公司发展贡献力量。

二、工作目标与任务概述

1.主要目标：

-提升秘书工作效率，确保日常行政事务处理准确无误。

-增强团队协作能力，提高部门间沟通协调效率。

-优化信息管理，确保信息传递及时、准确、保密。

-培养秘书人员的专业素养，提升整体服务水平。

-完成年度工作目标，助力公司战略实施。

2.关键任务：

-任务一：建立和完善秘书工作流程，优化工作流程图，减少不必要的工作环节，提高工作效率。

-任务二：实施定期培训和技能提升计划，提升秘书人员的专业技能和服务意识。

-任务三：实施信息管理系统，确保信息传递的及时性和准确性，提高信息安全水平。

-任务四：建立绩效评估体系，定期对秘书工作进行评估，及时发现问题并改进。

-任务五：加强与各部门的沟通协调，确保公司内部信息流畅，提高决策效率。

三、详细工作计划

1.任务分解：

-任务一：建立和完善秘书工作流程

-子任务1：梳理现有工作流程

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：工作日志、流程图软件

-子任务2：优化工作流程图

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：流程图软件、会议记录

-任务二：实施定期培训和技能提升计划

-子任务1：制定培训计划

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：培训资料、培训场地

-子任务2：执行培训计划

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]至[年月日]

-所需资源：培训讲师、培训材料

-任务三：实施信息管理系统

-子任务1：选择和采购信息系统

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：预算、供应商调研

-子任务2：系统实施与培训

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]至[年月日]

-所需资源：IT支持、培训材料

-任务四：建立绩效评估体系

-子任务1：设计绩效评估指标

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：评估工具、专家咨询

-子任务2：实施绩效评估

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]至[年月日]

-所需资源：评估表格、反馈机制

-任务五：加强与各部门的沟通协调

-子任务1：建立沟通机制

-责任人：[姓名]

-完成时间：[年月日]前

-所需资源：沟通计划、会议安排

-子任务2：定期召开协调会议

-责任人：[姓名]

-完成时间：每月

-所需资源：会议记录、会议通知

2.时间表：

-任务一：[年月日]至[年月日]

-任务二：[年月日]至[年月日]

-任务三：[年月日]至[年月日]

-任务四：[年月日]至[年月日]

-任务五：[年月日]起，每月进行

3.资源分配：

-人力资源：从现有秘书团队中选拔合适的人员担任各项任务的负责人，并确保有足够的支持人员。

-物力资源：包括办公设备、培训场地、信息系统等，根据预算进行采购或租赁。

-财力资源：根据任务预算进行分配，确保各项任务所需资金及时到位。

四、风险评估与应对措施

1.风险识别：

-风险一：工作流程优化过程中可能出现抵触情绪，影响团队士气。

-影响程度：高

-风险二：信息管理系统实施过程中可能遇到技术难题或用户接受度低。

-影响程度：中

-风险三：绩效评估体系建立过程中指标设定不合理，导致评估结果失真。

-影响程度：中

-风险四：沟通协调过程中可能出现信息传递不畅，影响工作效率。

-影响程度：中

2.应对措施：

-风险一：抵触情绪

-应对措施：在流程优化前进行充分沟通，说明改进的必要性和预期效果，设立意见反馈渠道，由专人负责收集和处理反馈，确保改进措施得到团队支持。

-责任人：[姓名]

-执行时间：[年月日]前

-风险二：技术难题或用户接受度低

-应对措施：与技术供应商密切合作，确保系统稳定性和用户友好性，组织用户培训，提高用户对系统的接受度和使用技能。

-责任人：[姓名]

-执行时间：[年月日]至[年月日]

-风险三：绩效评估指标不合理

-应对措施：邀请相关领域专家参与指标设计，确保指标的科学性和合理性，定期对评估结果进行审核，根据实际情况调整指标。

-责任人：[姓名]

-执行时间：[年月日]前

-风险四：信息传递不畅

-应对措施：建立明确的沟通机制，确保信息传递的及时性和准确性，定期进行沟通效果评估，及时发现并解决沟通问题。

-责任人：[姓名]

-执行时间：[年月日]起，每月进行

-确保措施：定期对风险进行评估，根据实际情况调整应对措施，确保风险得到有效控制，并对风险控制效果进行监督和记录。

五、监控与评估

1.监控机制：

-监控方式一：定期进度会议

-会议频率：每月一次

-参与人员：项目负责人、任务负责人、相关团队成员

-目的：检查任务进度，讨论遇到的问题，协调资源，确保任务按计划进行。

-监控方式二：进度报告

-报告频率：每两周一次

-报告内容：任务完成情况、存在的问题、所需资源、下一步计划

-目的：详细的工作进展，便于上级领导和相关部门了解工作情况。

-监控方式三：风险评估会议

-会议频率：每季度一次

-参与人员：项目负责人、风险管理人员、相关部门代表

-目的：评估当前风险状况，讨论风险应对措施的有效性，调整风险管理策略。

2.评估标准：

-评估指标一：工作效率提升

-评估时间点：每季度末

-评估方式：对比优化前后的工作流程和时间统计，计算效率提升比例。

-评估指标二：信息管理有效性

-评估时间点：每季度末

-评估方式：通过信息系统的使用数据，如信息查询速度、信息准确性等指标进行评估。

-评估指标三：员工满意度

-评估时间点：每半年一次

-评估方式：通过问卷调查或访谈，了解员工对工作环境的满意度。

-评估指标四：团队协作能力

-评估时间点：每半年一次

-评估方式：通过团队协作项目的完成情况和团队反馈来评估。

-评估结果使用：将评估结果用于改进工作计划，调整管理策略，并为员工反馈和奖励。

六、沟通与协作

1.沟通计划：

-沟通对象一：部门内部

-沟通内容：任务分配、进度更新、问题解决、培训信息

-沟通方式：内部邮件、团队会议、即时通讯工具

-沟通频率：每日工作总结、每周项目会议、每月进度报告

-沟通对象二：上级领导

-沟通内容：项目进展、风险报告、资源需求、重大决策

-沟通方式：定期汇报、专项会议、一对一沟通

-沟通频率：每周汇报、每月总结会议

-沟通对象三：其他部门

-沟通内容：协作事项、信息共享、问题协调

-沟通方式：跨部门会议、联合项目团队、邮件或即时通讯

-沟通频率：根据具体协作需求灵活调整

2.协作机制：

-协作机制一：跨部门工作小组

-协作方式：成立专门的工作小组，负责跨部门项目的协调和执行。

-责任分工：明确各小组成员的职责和权限，确保责任到人。

-协作机制二：资源共享平台

-协作方式：建立资源共享平台，方便各部门共享本文、信息和资源。

-责任分工：指定专人负责平台的维护和更新，确保资源的及时更新和有效利用。

-协作机制三：定期协作会议

-协作方式：定期召开协作会议，讨论跨部门合作中的问题和进展。

-责任分工：各部门负责人参与会议，共同解决协作中出现的问题。

-目标：通过有效的沟通计划和协作机制，提高团队协作效率，促进信息共享，确保工作计划的有效执行。

七、总结与展望

1.总结：

本工作计划旨在通过建立一套科学合理的秘书工作绩效管理体系，提升秘书团队的工作效率和服务质量。计划编制过程中，我们充分考虑了公司的发展战略、秘书工作的特点以及团队成员的能力和需求。决策依据包括但不限于公司内部管理要求、行业最佳实践以及团队成员的反馈。本计划的重要性和预期成果在于：

-提高秘书工作的专业性和效率。

-加强团队协作，提升部门间沟通协调能力。

-优化信息管理，确保信息传递的准确性和及时性。

-增强员工满意度，提升整体服务水平。

2.展望：

随着工作计划的实施，我们预期将看到以下变化和改进：

-秘书工作流程更加高效，行政事务处理更加迅速准确。

-团队成员的专业能力和服务