参展商交流会议合同

参展商交流会议合同编号：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX会展有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

合同目的与背景：

本合同旨在明确甲方作为参展商参加乙方举办的交流会议的双方权利义务，确保会议的顺利进行。甲方希望通过此次会议，拓展业务、提升品牌知名度；乙方则希望通过会议，促进参展商之间的交流与合作，提升会展服务质量。鉴于双方在平等互利的基础上达成共识，经友好协商，特订立本合同。

双方的责任和义务：

甲方责任与义务：

1.甲方应按照合同约定的时间、地点参加交流会，并确保参展人员的准时出席。

2.甲方应遵守会议的规章制度，维护会议的正常秩序，不得扰乱会场。

3.甲方应按照合同约定，向乙方支付参展费用及相关服务费用。

4.甲方应提供真实、准确的企业信息，用于制作会议资料和宣传。

5.甲方应配合乙方进行会前筹备工作，包括但不限于提供展位设计图纸、展品信息等。

6.甲方应尊重其他参展商的合法权益，不得进行不正当竞争。

7.甲方应妥善保管会议期间获得的商业秘密和技术信息。

乙方责任与义务：

1.乙方应按照合同约定的时间、地点举办交流会，确保会议设施齐全、安全。

2.乙方应提供专业的会议组织和服务，包括但不限于会务接待、展位搭建、会议场地布置等。

3.乙方应确保会议内容的合法性、合规性，不得传播违法、违规信息。

4.乙方应保障甲方及其他参展商的合法权益，维护会议秩序。

5.乙方应按照合同约定，提供会议所需的宣传资料、会议日程等。

6.乙方应妥善保管会议期间获得的商业秘密和技术信息。

7.乙方应按照合同约定，退还甲方因会议取消或延期而产生的合理费用。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定提供会议服务，并保证会议质量。

2.甲方有权要求乙方在会议期间提供必要的协助和支持。

3.乙方有权要求甲方按照合同约定履行参展义务，包括支付相关费用。

双方义务：

1.双方应遵守合同约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应相互配合，共同维护会议的顺利进行。

3.双方应保守商业秘密，不得泄露对方提供的商业信息。

4.双方应友好协商解决合同履行过程中产生的争议。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本合同总金额为人民币XX万元整（￥XX,000.00），该金额包含但不限于展位租赁费、会务服务费、宣传推广费等各项费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在合同签订后五个工作日内向乙方支付合同总金额的30%作为预付款。

2.展位搭建费用：甲方应在展位搭建开始前五个工作日内向乙方支付展位搭建费用的50%。

3.展位搭建完成确认后：甲方应在展位搭建及布置完成后五个工作日内向乙方支付展位搭建费用的剩余50%。

4.会务服务费用：甲方应在会议举办完毕后十个工作日内向乙方支付会务服务费用的50%。

5.剩余费用：甲方应在会议举办完毕后一个月内支付剩余的50%费用。

三、额外费用

1.如因甲方原因导致展位搭建、会务服务等产生额外费用，甲方应按照实际发生费用支付给乙方。

2.如因乙方原因导致会议延期或取消，乙方应根据实际情况退还甲方已支付的部分费用。

四、支付条件

1.甲方支付款项前，应确保所付款项已足额到账。

2.乙方收到款项后，应及时向甲方开具正规发票。

五、支付方式变更

1.如有特殊原因需要变更支付方式，双方应协商一致，并以书面形式明确变更内容。

2.支付方式变更后，原合同中关于支付方式的条款自动失效。

六、违约责任

1.如甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金按每日千分之五计算。

2.如乙方未按时提供服务，应向甲方支付违约金，违约金按每日千分之五计算。

七、争议解决

1.如双方在支付过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.违约行为：若一方违反本合同约定的任何条款，包括但不限于未按时支付款项、未履行参展义务、未提供合格服务等情况，均构成违约行为。

2.违约责任：

a.对于甲方违约，除应支付约定款项外，还应向乙方支付违约金，违约金为未付款项的XX%。

b.对于乙方违约，应向甲方支付违约金，违约金为未履行义务部分服务费用的XX%。

3.赔偿损失：违约方应承担因违约给对方造成的直接经济损失，并承担相应的法律责任。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方应首先通过友好协商解决合同履行过程中产生的争议。协商不成的，可以选择以下方式之一解决争议：

a.诉讼：双方可选择向合同签订地人民法院提起诉讼。

b.仲裁：双方可选择提交XX仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决。

2.争议解决程序：无论选择诉讼还是仲裁，双方应按照相关法律和程序进行。

3.适用法律：本合同的订立、效力、解释、履行、违约责任以及争议解决均适用中华人民共和国法律。

4.管辖法院：如选择诉讼解决争议，双方同意将争议提交至合同签订地人民法院管辖。

三、不可抗力

1.不可抗力事件：如地震、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为等不可抗力事件导致一方无法履行合同，该方不承担违约责任。

2.通知义务：受不可抗力影响的一方应在事件发生后五个工作日内书面通知对方，并提供相关证明材料。

四、合同解除

1.解除条件：如一方违约，另一方有权解除合同，并要求违约方承担相应责任。

2.解除程序：合同解除前，双方应通过书面形式通知对方，并协商确定解除后的善后事宜。

五、合同生效及终止

1.生效：本合同自双方签字盖章之日起生效。

2.终止：本合同在合同约定的履行完毕或双方协商一致解除后终止。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字盖章之日起生效。在合同生效前，任何一方不得单方面改变合同内容或要求终止合同。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至合同约定的各项义务履行完毕之日止。如无特殊约定，本合同的有效期不超过一年。

三、变更与终止条款

1.变更：本合同在有效期内如需变更，应经双方协商一致，并以书面形式签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。

2.终止：

a.合同期满后，如双方无异议，本合同自动终止。

b.在合同有效期内，如遇以下情况之一，任何一方有权提前终止合同：

i.一方严重违约，另一方给予书面通知后，违约方在合理期限内仍未纠正；

ii.出现不可抗力事件，经双方协商一致；

iii.法律、法规或政策发生变化，导致合同无法继续履行。

c.合同终止后，双方应立即终止各自的权利和义务，并按照合同约定处理善后事宜。

四、通知

1.本合同项下的通知应以书面形式发出，通过挂号邮寄或快递送达至对方约定的地址。

2.任何一方地址变更，应在变更后五个工作日内书面通知对方。

五、合同附件

本合同附件与本合同具有同等法律效力，包括但不限于会议日程、参展商名录、费用明细表等。

六、其他

1.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本合同自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：乙方（盖章）：

代表（签字）：代表（签字）：

日期：__________日期：__________

附件：

1.参展商信息表：包括甲方企业名称、联系人、联系电话、电子邮箱、参展产品或服务介绍等。

2.会议日程安排：详细列出会议的时间、地点、议程、活动安排等。

3.展位设计方案：包括展位平面图、效果图、展位搭建要求等。

4.展品清单：详细列出甲方参展的所有产品或服务，包括名称、规格、数量、价格等。

5.费用明细表：列出所有费用项目，包括展位租赁费、会务服务费、宣传推广费等，并注明支付时间和金额。

6.甲方企业资质证明复印件：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

7.乙方服务承诺书：详细说明乙方在会议期间提供的服务内容、质量保证等。