专班会议管理制度及流程

专班会议管理制度及流程第一章总则

为了加强专班会议管理，规范会议流程，确保会议效率和质量，特制定本制度。本制度适用于专班各类会议，包括但不限于专题会议、例会、协调会等。

一、会议目的

1.提高决策效率，推动工作落实；

2.加强部门间的沟通与协作，形成工作合力；

3.分析问题，研究对策，促进专班工作有序开展。

二、会议原则

1.减少会议数量，提高会议质量；

2.原则上不开无准备之会、无实质内容之会、可开可不开之会；

3.会议主题明确，议题集中，注重实效；

4.尊重与会人员，遵守会议纪律，确保会议效果。

三、会议类型

1.专题会议：针对特定议题进行研究、讨论的会议；

2.例会：定期召开的会议，总结前期工作，部署下阶段任务；

3.协调会：解决跨部门、跨领域问题的会议；

4.其他会议：根据工作需要临时组织的会议。

四、会议组织

1.会议主持人：负责会议的组织、主持和总结；

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

3.与会人员：根据会议议题，邀请相关人员参加；

4.会务组：负责会议通知、场地安排、资料准备等工作。

五、会议时间

1.会议时间应根据工作需要合理安排，尽量避免影响正常工作；

2.会议主持人应控制会议时间，确保会议高效进行。

六、会议保密

1.与会人员应严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容；

2.会议纪要应根据需要标明密级，妥善保管。

本制度的解释权归专班所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题：由会议主持人或相关部门提出，报请专班领导审批；

2.制定会议议程：明确会议时间、地点、议题、参会人员等；

3.发送会议通知：会务组应在会议召开前至少1个工作日，向与会人员发送会议通知，包括会议议程、时间、地点等信息；

4.准备会议材料：相关部门应及时提供与议题相关的背景资料、数据报告等，以便与会人员提前了解议题内容；

5.会议场地及设备准备：会务组应确保会议场地、设备（如投影仪、音响、话筒等）的正常使用。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到；

2.会议主持人介绍议题：会议主持人应简要介绍会议主题和议题，明确会议目的和预期成果；

3.讨论与发言：与会人员围绕议题进行讨论，发表意见和建议；

4.会议主持人总结：会议主持人应对讨论情况进行总结，形成结论或决策；

5.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，特别是决策事项、责任人和完成时限。

三、会议决策

1.会议决策事项应明确具体，具有可操作性；

2.会议主持人应根据讨论情况，提出决策建议；

3.与会人员对决策建议进行表决，形成会议决议；

4.会议决议应记录在案，并通报相关部门执行。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议进行简要总结，强调决策事项和责任人；

2.会务组应收集会议纪要、表决结果等材料，整理归档；

3.会议结束后，会务组应向未参会人员通报会议决议。

五、会议后续工作

1.会议纪要的编制与分发：会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，经会议主持人审批后，分发给与会人员及相关人员；

2.决策事项的跟踪落实：相关部门应按照会议决议，制定具体实施方案，明确责任人，确保决策事项的落实；

3.会议效果评估：会务组应定期对会议效果进行评估，收集反馈意见，不断优化会议流程。

本章对会议流程进行了详细阐述，旨在确保会议的有序进行，提高专班工作效率。后续章节将继续介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和成果的书面记录，为确保会议决策得到有效执行，特制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应准确、完整地记录会议内容，特别是会议决策、意见和建议；

2.会议纪要应明确列出决策事项、责任部门、责任人和完成时限；

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人进行审批；

4.审批通过后的会议纪要，由会务组负责分发给与会人员和相关人员。

二、会议纪要的传达与学习

1.各部门应组织相关人员学习会议纪要，确保每位员工了解会议决策内容；

2.对于涉及多个部门或跨领域的决策事项，相关责任人应主动协调，确保决策的顺利实施；

3.会务组应定期检查会议纪要的传达和落实情况，对未按要求执行的部门进行提醒和督促。

三、决策事项的跟踪与反馈

1.责任部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，并报请专班领导审批；

2.跟踪决策事项的执行过程，及时向会议主持人或会务组汇报进展情况；

3.对于执行过程中遇到的问题，应及时研究解决措施，必要时提交下一次会议讨论；

4.专班领导应定期检查决策事项的落实情况，对工作进度和质量进行评估。

四、会议纪要的归档与管理

1.会务组应将审批通过的会议纪要整理归档，以便查询和追溯；

2.会议纪要的保管期限应符合相关规定，确保资料的完整性和安全性；

3.对于涉密会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。

五、会议纪要的监督与考核

1.专班应对会议纪要的落实情况进行监督，确保决策事项按时完成；

2.将会议纪要的落实情况纳入部门和个人的绩效考核，激励员工积极履行职责；

3.对会议纪要落实不力的部门和个人，应视情况进行通报批评，并追究相关责任。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在强化会议决策的执行力，确保专班工作目标的实现。后续章节将继续阐述会议室管理规定等内容。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理使用，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会务组提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.会务组根据会议室使用情况，统筹安排会议室资源，确保各部门合理使用；

3.预订会议室时，应尽量避免长时间占用，以免影响其他部门正常使用。

二、会议室使用

1.会议室使用期间，各部门应严格遵守会议纪律，保持安静，不大声喧哗；

2.会议室内的设备、设施应爱惜使用，如有损坏，应及时报修；

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，并确保会议室整洁。

三、会议室设备管理

1.会务组负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行；

2.如需使用特殊设备，应提前向会务组申请，会务组协助安排；

3.会议室设备使用过程中，如有故障，应及时报修，并做好设备故障记录。

四、会议室卫生与安全

1.会务组应定期对会议室进行卫生清洁，确保会议室环境整洁；

2.会议室应配置消防器材，并定期检查，确保安全；

3.与会人员应遵守会议室的安全规定，严禁携带易燃、易爆等危险品进入会议室。

五、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际使用情况进行核算，由会务组负责收取；

2.各部门应在规定时间内支付会议室使用费用，如有欠费，将影响今后会议室预订；

3.会务组应定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在规范会议室的使用和管理，提高会议室使用效率。后续章节将为附则，对整个会议管理制度进行总结和完善。

第五章附则

为确保专班会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起执行，原相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本制度的解释权归专班所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

三、各部门应认真贯彻执行本制度，加强内部管理，