EPC工程项目采购管理和材料控制管理指南

EPC工程项目采购管理和材料控制管理指南1.1采购的主要类别工程采购：选择一家或数家合格承包商来完成工程项目工作的过程。物资采购：向供货商购买工程建设需要的投入物，如原辅材料、零部件、器材、设备等。服务采购：指付出智力劳动获取回报的过程。如技术咨询、安全评估、施工监理等。1.2制定采办策略项目启动阶段项目组编制采办策略，并得到公司批准。采办策略预先制订采办方式，确定采办渠道和侯选供应商，便于采办的计划、管理、控制，规范采办行为，利于采办工作的顺利进行。采办策略可以随着项目的进展更新升版。1.3项目合格供应商库为保证项目的物资和服务顺利采办，必须建立项目的合格供应商库。项目策划期间，项目组落实供应商库是否满足项目需求，当合格供应商库中现有供应商不能满足项目采办需求时，按照公司采办部《采办管理规定》要求程序，对新的供应商进行评审，并报公司批准。合格供应商主要来源是：总公司合格供应商库；基地集团公司合格供应商库；项目组评审并经公司批准的新供应商。1.4供应商的选择与审批根据采办需求，采办部从合格供应商库中挑选3-5家合格供应商作为候选供应商。必须优先选择资质能力满足项目要求、信誉度高、有良好合作经厉的供应商。异地施工情况下，可以按1.3增加当地供应商，利用当地供应商的优势，在同等资质、信誉和能力条件下优先使用。编制《发标名单审批表》，经项目组讨论、审查，报公司采办部备案，合同有要求时，还应经过甲方审批。1.5采办计划1.5.1物资采办计划采办计划由项目组施工部编制，采办计划的技术规格要准确，时间要求要符合和反映客观的生产周期和现场施工的实际。施工部在提供书面采办计划表的同时，还应提供计划的电子版。施工部首先按照设计图纸和相关技术文件，或根据生产需求编制采办计划表，并平衡库存；计划表中应明确地列出需采办货物的名称、数量、规格尺寸、技术要求、到货时间等；采办计划清单由施工部技术主管编制，施工部经理审核，由项目工程师或项目经理批准；采办计划编制人员和审核人员必须具备一定的资质和从事相关专业的技术经验，以保证采办计划编制准确性和可靠性。1.5.2工程服务采办计划施工部根据合同的施工内容、技术要求和施工起始时间等向采办部发外协任务单；采办部根据采办策略和外协任务单的要求履行外协程序。1.6采办申请或立项填写内容：填写采办预算金额、采办内容、采办数量、规格型号和该收入合同项下的采办申请批次号；或填写外协金额预算、外协工作量、外协工作时间、技术要求等。审核和批准：申请表由现场施工部经理和采办经理审核，按权限由项目经理或公司批准。附件：采办计划清单或外协委托单、甲方批准供应商的批复函等。1.7采办实施1.7.1询价采办对于采办预算低于招标采办要求额度的物资采办或外协工作可以不采取招标形式，但应进行询比价采办。采办部向申请表中推荐的供应商询价，要求供应商以书面形式报价。预算额达到或超过5000元，应进行三家比价；除现金交易外，预算额达到或超过2万元必须签订采办合同；采办主管填写询价表，采办经理签发；收到报价后，采办主管、费用控制主管和施工部技术主管应在报价单上签字确认。1.7.2招标采办按油建管理规定要求必须进行招标。采办预算高于招标采办要求额度或有特殊要求的必须以招投标形式采办。招标和评标工作由商务合同部组织并编制商务标，施工部负责技术标的编制；施工部负责技术评标和技术澄清，商务合同部负责评审商务标和价格标。遵循两步开标原则，即技术和商务标满足要求后，才能开价格标。招标文件编制完成并审批后，向推荐投标方发标并填写《发标记录表》；收到投标文件后，填写《收标记录表》；到开标日期，向项目经理提交开标申请；组织有关人员开标并填写《开标记录表》，开标的顺序应该是先开技术标和商务标，最后开价格标，开标前应按采办审批权限报批；如投标数量不满足三家的要求，可重新招标，挑选新的投标方；技术和商务标书评标完成后，填写《技术评标表》和《商务评标表》，同时编写详细的评标报告，提出评标推荐意见；技术评标和商务标书评审完成后，开启技术标合格的投标方的价格标，3至5名相关人员和项目领导参与开价格标并签字确认。1.7.3议标采办议标采办必须满足的条件：技术、能力、服务只有独家可以接受的；购买专利材料、设备和所购买独家生产设备的配件从其它来源无法采办的；由于不可预见因素（自然灾害、生产事故）进行紧急采办的；招标费用超过采办合同金额6%以上的；在合理价格范围内由总公司内部供应商提供服务的；在过去一年内曾以竞争性招标方式采办、而本次价格未变或下浮重新采办的；经批准的其他不招标采办的。详见海油总采〔2007〕96号附件：中国海洋石油总公司招评标规则》。1.7.4“竞争性谈判”采办“竞争性谈判”系指两家以上的货物和服务的提供者，在竞争的环境下与需求方通过协商达成一致的行为和过程。具体执行油建公司有关规定。1.8综合评审招投标或询比价工作结束后，填写综合评审表或评标结果审批表，以综合技术、商务评标结果和价格比较情况，选定中标方。该表由采办主管组织填写，并进行商务评审，施工部提交技术意见,项目经理审批。1.9技术和商务澄清确定中标方后，如果甲乙双方对采办合同的条款、价格、工作量、工作的标准和技术要求等理解不一致或发生了理解偏差，双方应该进行澄清，以便双方能更好地履行各自的合同责任。技术澄清由施工部负责；商务澄清由商务合同部负责。1.10合同评审审核合同条款和相关附件的合法性、完善性，保护公司利益，同时确认审核程序的符合性。采办主管负责合同审批表的填写，施工部和商务合同部经理审核，按权限项目经理批准或报上级批准。1.11合同签订商务合同部负责采办合同条款的编制和小签；施工部负责技术附件的编写和小签；安全环保部负责安全环保要求的编写和小签；质量控制部负责质量控制程序文件的编写和小签；按权限项目经理或公司主管领导签署合同；文件管理人员登记、盖章。1.12签订长期供货协议签订年度协议的目的是简化采办程序，减小采办审批工作量，加快采办速度。采办协议签订的流程按招标采办形式实施。协议签订后，即可向中标方实施订单采办。在以后的采办中，属于协议范围内的采办内容，无需再进行合同审批。长期协议采办的适用范围：适用于低值材料、常用消耗品、常用生产零件和标准物资的采办；适用于制定了单价的人员技术服务的提供。申请和审批程序：施工部编制适用于长期供货协议采办计划或用人计划；按招标审批程序进行；向三家以上的合格供方招标；确定中标方；签订长期供货协议；合同附件：价格明细。订购程序：现场施工部根据现场需要向商务合同部提采办计划单；采办部以订单形式按采办计划单和长期协议价格向协议的供方订购；协议供方在订单上确认签字并按订单要求供货。1.13采办合同变更当采办合同的工作量、标准、规范、时间、地点或作业方式等需要变更时，应实施合同变更程序。1.13.1施工部提出变更计划表或变更申请变更计划或申请的内容应包括交货或施工的时间、地点、数量和技术要求等；变更计划或申请应由使用单位的技术/施工主管、施工部经理和项目工程师审核批准。1.13.2根据变更计划表，商务合同部编制合同变更申请表，由原采办合同采办申请表的审核、批准人员签字审批；1.13.3向供方提出变更要求函（附变更明细和具体要求）；1.13.4供方对我方的变更要求进行确认并提出由此而引起的交货或施工时间和费用等的变化；1.13.5填写合同变更审批表，由原合同的审核部门签字审核和项目经理签字批准。1.13.6签订变更协议。1.14采办进度控制合同签订后，采办主管应了解实际的开工时间并及时办理付款事宜，定期（如参考到货或施工的里程碑点）或不定期了解货物生产和准备的情况，记录采办状态，必要时到生产厂家监控进度。1.14.1供方制定供货计划，内容包括：主要设备内容及其分批发货时间；生产过程关键点的时间，如设备组装、试验等的时间；其他相关内容。1.14.2派驻人员到厂监控设备生产的进度和质量。1.14.3按设备生产计划的关键点派专业人员检查和落实进度和质量的执行情况。1.14.4其他监控方式，如电话和传真落实。1.15采办质量控制采办质量控制主要由项目组质控部组织、落实，商务合同部协助。1.15.1采办计划施工部提交的采办计划单应满足施工对物资的材质、功能、温度、外形尺寸等的要求。这些要求必须符合设计要求。1.15.2合格供方的审核资质证书的审核，如质量体系证书、产品生产证书；审核供方实际质量控制过程或程序；厂家质量保证的组织机构和人员；保证质量的技术和设备。1.15.3合同条款的保证严格制定发生质量问题的处罚条款；详细编制技术和质量要求，并要求双方的技术人员签字确认。1.15.4生产过程的质量监控派人进驻生产厂家；主要负责人在生产的关键点检查；质量控制报告。1.15.5验收控制采办人员、质控人员、第三方质量控制人员、项目组主管技术人员和甲方质控人员参加验收；由项目组质控人员编制验收报告；发现质量问题的处理：退回、或退换、或让步使用、或整改后使用；重大质量问题向项目经理和公司领导汇报。1.16采办费用控制按照采办预算编制采办费用计划；控制采办费用的支出额度和时间；参照费用计划，制定采办招标、签订合同和付款计划。采办变更和费用纠偏1.17到货（完工）验收物资验收时采办人员、技术人员、质控人员及库管人员等共同参加。如必要，业主、第三方也应参加。填写和签署《到货验收记录》和《入库验收单》，必要时编写验收报告，不满足合同要求和其他相关规定的，拒绝验收。进行外协劳务或技术服务验收时，采办人员、技术人员、质控人员都应参加。采办人员按照合同要求在到货时间、货物数量和外观等方面把关；技术和质控人员应审核物资规格型号、技术参数、技术要求和检验数据，必要时进行试验、试压；库房管理人员应查看货物的包装数量、货物实际数量和货物的外观等方面控制；业主或/和监理公司、第三方等将对物资或外协施工的质量、标准、到货数量和外观等检验；进行外协、分包或技术服务验收时，技术人员、质控人员、船级社、业主等都要参加，检查设备、设施的操作和工作过程，观察相关技术数据。试验完成后，外协方应提供试验报告。1.18采办费用支付费用支付条件：付款申请报告或/和联络函；合同主要条款和付款里程碑复印件；满足预付款条件的支持文件；按合同要求开具正式发票或收据。1.19进口采办根据基地集团的要求，油建公司进出口采办的相关工作由基地集团所属相关单位办理，工作分工和程序如下：1.19.1签订代理协议●按采办审批程序进行立项和合同审批；●与基地集团责任单位商议并确定代理内容和价格；●签订物资或/和服务的代理协议。1.19.2油建公司项目组●负责招标确定供方；●负责所有的技术要求和技术澄清；●负责确定最终价格；●负责进口供方的现场管理和协调；●依据双方签订的代理协议和采办（服务）完成文件，填写付款申请表，向代理公司支付货款（以外汇折算成人民币）和代理费用。1.19.3代理公司●负责与进口商的联系和签订进口采办合同；●负责外汇的申请和支付；●负责向海油总和海关办理进口审批文件；●负责准备申报文件、通关、提货和运输。1.19.4进口采办或服务合同的审批进口采办或服务合同除具备国内采办的一般要求外，还应对以下内容进行重点澄清、审核、确认：●供方资质、信誉、能力和业绩的审核；●落实其原生产厂家的证明或依据；●物流公司进口采办合同版本的审核和确认；●到货时间、运输方式、保险和付款方式条款；●到货文件，如提单、发票和装箱单。●外汇付款的执行1.20采办完工文件采办管理文件包括采办管理程序、采办策略和审批过程文件。这些文件是项目采办规范化管理和审计的必要依据，必须按照文件编制和审批的时间顺序进行整理和保管。采办策略、采办