劳务分包合同管理台账

劳务分包合同管理台账合同编号：__________甲方（发包方）：[甲方公司名称]，法定代表人：[甲方法定代表人姓名]，地址：[甲方地址]，联系方式：[甲方联系电话]。乙方（劳务分包方）：[乙方公司名称]，法定代表人：[乙方法定代表人姓名]，地址：[乙方地址]，联系方式：[乙方联系电话]。一、总则1.1目的本劳务分包合同管理台账（以下简称“台账”）的目的在于系统、规范地管理劳务分包合同相关事务，保证劳务分包合同的签订、履行、变更、结算以及风险管理等各项环节有准确的记录和有效的监控，提高劳务分包管理的效率和透明度，保障双方的合法权益。1.2适用范围本台账适用于甲方与乙方之间签订的所有劳务分包合同，涵盖合同从订立到终止的全过程管理，包括但不限于合同登记、查询、变更、执行监控、结算、风险管理等环节。1.3定义与解释（1）“劳务分包合同”：指甲方将其承包工程中的劳务作业发包给乙方完成所签订的合同。（2）“关键节点”：指劳务分包合同履行过程中，对合同整体进度、质量、成本等有重大影响的阶段性目标或事件，如劳务人员进场时间、主要工程段的完工时间等。二、劳务分包合同管理台账的建立2.1台账建立的依据台账建立依据双方签订的劳务分包合同、相关法律法规（如《中华人民共和国民法典》中关于合同编的规定等）、行业规范以及双方内部管理规定。2.2台账的基本信息要素（1）合同基本信息：包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、合同期限等。（2）双方当事人信息：甲方和乙方的名称、法定代表人、地址、联系方式等。（3）劳务分包工作内容：详细描述劳务分包的工作范围、工作任务、质量标准等。（4）计价方式：明确劳务报酬的计算方式，如按工作量计价、按工时计价等。2.3台账的格式要求台账应采用纸质和电子两种形式保存。纸质台账应使用标准的A4纸张，字迹清晰、工整；电子台账应采用通用的办公软件格式（如Excel或Word文档），便于查询、统计和分析。台账的各项目应按照逻辑顺序排列，每个项目应有明确的标题和内容。三、劳务分包合同的登记3.1合同登记的流程（1）合同签订后，由甲方或乙方指定的合同管理人员负责收集合同相关资料，包括合同文本、招投标文件（如有）、双方资质证明等。（2）合同管理人员将上述资料进行整理后，按照台账的基本信息要素进行填写，形成合同登记初稿。（3）初稿经双方审核无误后，正式录入台账。3.2登记内容的详细要求（1）合同基本信息部分：合同编号应具有唯一性，便于识别和管理；合同名称应准确反映劳务分包的主要内容；签订日期应精确到日；合同金额应注明是含税还是不含税金额，以及计价货币。（2）双方当事人信息部分：应保证名称、法定代表人、地址、联系方式等信息的准确性，如有变更应及时更新。（3）劳务分包工作内容部分：应详细、具体地描述工作范围，避免模糊不清的表述。对于质量标准，应参照国家、行业标准进行明确规定。（4）计价方式部分：除明确计算方式外，还应注明单价、总价的构成，以及价格调整的条件和方式。3.3登记的时效性合同登记应在合同签订后的[X]个工作日内完成，以保证台账信息的及时性。四、劳务分包合同的查询与检索4.1查询的权限设置（1）甲方和乙方的高级管理人员有权查询所有劳务分包合同的台账信息，以便进行整体管理和决策。（2）双方的合同管理人员有权查询和检索其负责管理的合同台账信息，以履行日常管理职责。（3）财务人员在涉及结算、付款等相关事务时，有权查询与财务相关的台账信息，如合同金额、结算情况等。4.2检索的方式与途径（1）台账应建立索引机制，可按照合同编号、签订日期、合同金额、劳务分包工作内容等关键信息进行检索。（2）电子台账应具备搜索功能，用户可通过输入关键词快速定位到相关合同信息。4.3快速定位合同信息为便于快速定位合同信息，台账中的每个合同应设置摘要信息，简要概括合同的主要内容，如合同名称、双方当事人、主要工作内容、合同金额等。五、劳务分包合同的变更管理5.1变更的申请与审批流程（1）若因工程需求、政策调整等原因需要变更劳务分包合同，变更发起方（甲方或乙方）应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同金额和工期的影响等。（2）变更申请表应提交给对方进行审核，对方应在收到申请表后的[X]个工作日内给予答复。如涉及重大变更，可能影响合同的主要条款或双方重大利益的，应经双方的法定代表人或授权代表进行协商，并达成一致意见。（3）经双方审核同意后的变更申请，应报双方内部的相关部门（如法务部门、财务部门等）进行审批，审批通过后，方可进行合同变更。5.2变更信息在台账中的更新（1）合同变更审批通过后，合同管理人员应及时在台账中更新变更信息，包括变更日期、变更内容、变更后的合同金额、工期等。（2）同时应在台账中保留变更前的原始信息，并注明变更的依据和审批流程，以便日后查询和追溯。5.3变更记录的保存与追溯（1）所有的合同变更记录应保存完整，包括变更申请表、双方的审核意见、内部审批文件等。（2）变更记录应按照时间顺序进行编号存档，以便在需要时能够快速追溯到特定的变更情况，如在合同纠纷解决、审计等情况下。六、劳务分包合同的执行监控6.1执行进度的记录与跟踪（1）甲方或乙方应指定专人负责劳务分包合同的执行进度监控。在劳务分包工作开始后，应按照预先制定的工作计划，定期（如每周、每月）记录劳务工作的完成情况，包括已完成的工作量、工作质量、人员投入等。（2）对于复杂的劳务分包项目，可以将工作任务分解为若干个小的子任务，分别对每个子任务的执行进度进行记录和跟踪。在记录执行进度时，应与合同约定的工作内容和进度计划进行对比，以便及时发觉偏差。（3）为便于直观地了解执行进度，可采用图表（如甘特图）等形式展示工作进度情况。同时应在台账中详细记录每个阶段的进度数据，以便查询和分析。6.2关键节点的监控与预警（1）在劳务分包合同执行过程中，应明确界定关键节点，并设定相应的监控指标。例如，对于劳务人员的进场时间节点，监控指标可以是实际进场人数与计划进场人数的对比；对于主要工程段的完工时间节点，监控指标可以是实际完工时间与计划完工时间的对比。（2）当关键节点的监控指标出现异常情况（如严重偏离计划值）时，应及时发出预警信号。预警信号可以通过邮件、短信等方式发送给相关责任人（如双方的项目经理、合同管理人员等）。相关责任人在收到预警信号后，应立即对异常情况进行调查和分析，并采取相应的措施进行纠正。（3）为保证关键节点的监控与预警有效实施，双方应在合同中明确规定各自在这方面的权利和义务，以及违反规定的责任。同时应建立相应的监督机制，定期对关键节点的监控与预警工作进行检查和评估。6.3执行偏差的处理（1）当发觉劳务分包合同执行出现偏差时，首先应确定偏差的性质和程度。偏差可以分为轻微偏差（对合同整体目标影响较小）和重大偏差（对合同整体目标有重大影响）。（2）对于轻微偏差，可以由现场管理人员及时进行调整，如调整工作计划、增加人员或设备投入等。在调整过程中，应记录调整的原因、措施和效果，并及时向双方的合同管理人员汇报。（3）对于重大偏差，应立即启动正式的偏差处理程序。由双方组成专门的偏差处理小组，对偏差进行深入分析，查找原因。根据偏差的原因，制定相应的纠正措施，如修改合同条款、调整工作范围或重新制定进度计划等。纠正措施应经双方协商一致后实施，并在台账中详细记录偏差处理的全过程，包括偏差情况、原因分析、纠正措施、实施效果等。七、劳务分包合同的结算管理7.1结算流程与台账关联（1）劳务分包合同的结算流程应与台账紧密关联。在结算工作开始前，财务人员应首先从台账中获取合同的基本信息，如合同金额、计价方式、已完成的工作量等。（2）乙方应按照合同约定的结算周期（如每月或每季度）向甲方提交结算申请，结算申请应包括已完成的劳务工作量清单、计价依据、结算金额等内容。甲方在收到结算申请后，应根据台账中的相关信息进行初步审核。（3）若初步审核通过，甲方应组织相关人员（如工程技术人员、合同管理人员等）对乙方实际完成的劳务工作进行现场核实。核实无误后，双方应按照合同约定的结算方式进行最终结算。结算完成后，应及时将结算结果更新到台账中。7.2结算数据的核对与录入（1）在结算数据核对过程中，双方应重点核对劳务工作量、计价标准、费用扣除等项目。对于劳务工作量，应根据实际完成情况，结合合同约定的计量方法进行核对；对于计价标准，应检查是否与合同约定一致；对于费用扣除，应核实扣除的项目和金额是否符合合同约定和相关规定。（2）核对无误后的结算数据应由专人负责录入台账。录入过程中，应保证数据的准确性和完整性。同时应在台账中详细记录结算数据的来源、核对过程和录入日期等信息，以便日后查询和审计。7.3结算记录的存档（1）所有的结算记录，包括结算申请、结算审核表、结算发票、付款凭证等，都应进行存档。结算记录应按照结算周期进行分类整理，每个结算周期建立一个独立的档案。（2）存档的结算记录应保存至合同终止后[X]年，以满足可能的审计、纠纷解决等需求。在存档期间，应保证结算记录的安全性和完整性，防止数据丢失或被篡改。八、劳务分包合同的风险管理8.1风险识别与评估（1）在劳务分包合同的整个生命周期内，双方应持续进行风险识别。风险来源包括但不限于法律法规变化、市场价格波动、劳务人员素质和稳定性、工程变更等。（2）对于识别出的风险，应进行评估。评估风险的发生概率和可能造成的影响程度。例如，法律法规变化可能导致合同某些条款不合法或不合规，其发生概率较低但影响程度较大；市场价格波动可能影响劳务报酬的成本，其发生概率较高但影响程度视波动幅度而定。（3）根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。高风险是指发生概率高且影响程度大的风险，如劳务人员大规模离职可能导致工程延误；中风险是指发生概率或影响程度处于中等水平的风险，如市场价格小幅波动；低风险是指发生概率低且影响程度小的风险，如办公用品价格的微小波动。8.2风险应对措施（1）对于高风险，应采取积极的应对措施。例如，针对劳务人员大规模离职风险，可以在合同中约定劳务人员的稳定条款，如设定一定的人员流动率限制，并要求乙方提供人员储备计划；同时甲方也可以建立自己的劳务人员储备库，以备不时之需。（2）对于中风险，应采取适当的防范措施。如针对市场价格波动风险，可以在合同中约定价格调整机制，当市场价格波动超过一定幅度时，双方按照约定的方式调整劳务报酬；也可以通过签订长期合同与短期合同相结合的方式，分散价格波动风险。（3）对于低风险，可以采取简单的监控措施。如定期关注办公用品价格变化，但不需要采取特殊的应对措施，除非价格波动超出预期范围。8.3风险监控与报告（1）双方应建立风险监控机制，定期（如每月或每季度）对已识别的风险进行监控。监控风险的发生概率和影响程度是否发生变化，以及应对措施的有效性。（2）在风险监控过程中，若发觉风险状况发生重大变化，如高风险降为中风险或低风险升为中风险等，应及时向双方的管理层报告。报告内容应包括风险的现状、变化原因、对合同的影响以及建议的应对措施等。（3）同时应将风险监控和报告情况记录在台账中，以便日后查询和分析。九、劳务分包合同管理台账的维护与保密9.1台账的日常维护工作（1）台账的日常维护工作包括及时更新合同信息、纠正错误信息、清理过期信息等。合同管理人员应定期（如每周）检查台账，保证台账信息的准确性和完整性。（2）对于新签订的劳务分包合同，应按照台账建立的要求及时录入相关信息；对于已履行完毕或终止的合同，应在台账中注明合同的终止日期，并将相关资料进行归档保存。（3）在台账维护过程中，应遵循相关的操作规范，如数据录入规范、文件命名规范等，以提高台账的管理效率。9.2数据的备份与恢复（1）为防止数据丢失，应定期对台账数据进行备份。备份频率可以根据实际情况确定，如每天或每周备份一次。备份数据应存储在安全的地方，如异地服务器或外部存储设备。（2）在数据丢失或损坏的情况下，应能够及时进行恢复。恢复过程应按照预先制定的恢复计划进行操作，保证数据的完整性和准确性。同时应在台账中记录数据备份和恢复的情况，包括备份日期、恢复日期、备份原因等。9.3保密措施与责任（1）台账中的信息涉及双方的商业秘密，应采取严格的保密措施。经授权的人员才能访问台账信息，访问权限应根据人员的职责进行设置。（2）在台账的使用、传输和存储过程中，应采用加密技术等手段保证信息的保密性。例如，电子台账应采用加密软件进行加密，纸质台账应存放在安全的文件柜中。（3）对于违反保密规定的行为，应明确责任和处罚措施。如泄露台账信息的人员应承担相应的经济赔偿责任，并可能面临纪律处分或法律诉讼。十、附则10.1合同的修订与补充（1）在劳务分包合同执行期间，若因法律法规变更、工程实际情况变化等原因需要修订或补充合同条款，双方应按照本合同约定的变更管理流程进行操作。（2）修订或补充后的合同条款应与原合同具有同等法律效力，双方应按照修订或补充后的合同条款履行各自的义务。10.2争议解决方式（1）若双方在劳务分包合同的履行过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。协商应在争议发生后的[X]个工作日内开始，双方应指定专人负责协商工作。（2）若协商不成，双方可以选择向有管辖权的人民法院提起诉讼，或者根据合同中的仲裁条款向约定的仲裁机构申请仲裁。在争议解决期间，除涉及争议的部分外，