议程规划与会议管理制度

议程规划与会议管理制度第一章总则第一条目的和依据本规章制度旨在规范企业内各级会议的组织与管理，提高会议效率，保障决策的科学性和准确性。本制度依据《中华人民共和国公司法》及相关法律法规，结合企业实际情况订立。第二条适用范围本规章制度适用于企业内部各级会议的组织与管理。第三条定义会议：是指为了解决企业紧要事务、实施管理决策而组织的一种高效沟通方式。召开单位：是指发起并组织会议的部门或人员。召集人：是指会议的组织者或秘书处负责人，负责会议的召集、筹办与跟进工作。第二章会议的类型和级别第四条会议的类型依据会议目的和参加人员的不同，企业内部会议分为常规会议和特殊会议两种类型。常规会议：定期召开，如每周例会、月度汇报会等。特殊会议：不定期召开，如项目启动会、总结会等。第五条会议的级别会议的级别由会议的紧要性和影响范围决议，分为三个级别：总部级会议、区域级会议和部门级会议。总部级会议：紧要决策事项、战略规划、重点项目部署等，由企业总部召集，参会人员为高级管理层及相关部门负责人。区域级会议：区域业务决策、市场推广计划、区域销售业绩等，由区域总经理召集，参会人员为区域各部门负责人。部门级会议：部门日常工作布置、进度汇报、问题解决等，由部门负责人召集，参会人员为部门相关人员。第三章会议的组织与准备第六条会议的召集常规会议：由召集人依据会议周期，提前确定会议时间、地方和议题，书面通知会议参加人员。特殊会议：依据会议目的和参加人员的布置，由召集人书面通知会议参加人员，提前确定会议时间、地方和议题。第七条会议文件的准备召集人应依据会议议题和目的，订立会议文件，并在会议召开前向参会人员发送。会议文件应包含会议议程、会议纪要模板、相关资料和报告等。第八条会议提示和确认召集人应在会议前一天提示参会人员按时参会，并确认参会意向。参会人员应及时回复确认，并在会议前做好相关准备。第九条会议场合与设备召集人应提前预定会议室，并确保会议室设备齐全、通讯设备畅通。召集人应检查会议设备的正常运行，如投影仪、音响等，并对故障设备及时报修或更换。第十条会议资料管理会议资料应妥当管理，保密性要求高的资料应加密存放。对于紧要资料，应备份，以防丢失。第四章会议的组织和进行第十一条会议秩序参会人员应按时参会，依照会议布置就座。参会人员应遵守会议纪律，敬重发言者的权威和发言秩序。会议期间，参会人员不得擅自离开会场，如需离开应提前请假。第十二条会议议程召集人应依据会议目的，在会议开始前向参会人员分发议程，确保会议主题的明确性。开会前，召集人应总结过去会议的执行情况，并对整个会议进行布置和调度。第十三条会议记录召集人应指定会议秘书，负责记录会议内容和讨论结果，并及时整理成会议纪要，并抄送给参会人员。会议纪要应包含会议时间、地方、与会人员、议题、讨论内容、决策结果等。第十四条会议决策会议决策应基于充分的讨论和研究，确保决策科学、准确、可行。紧要决策应按程序记录，并由负责人签字确认。第五章会议的跟踪和评估第十五条会议执行情况跟踪召集人应及时跟进会议决策和任务的执行情况，对未完成的任务和问题进行及时解决和跟踪。第十六条会议效果评估定期评估各级会议的效果和改进的必需性，针对问题及时调整会议组织方式和流程。第十七条会议纪要归档会议纪要应归档保管，作为企业决策的依据和历史记录。第六章附则第十八条自查与整改依据实际需要，每年至少开展一次会议管理制度的自查，对存在的问题进行整改并形成整改报告。第十九条本制度的解释权本制度的解释权归企业负责人拥有，并有权进行修改和完善。第二十条本制度的执行与违规处理对于违反本制度的行为，将依据企业相关规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、责令整改、经济惩罚、停职或解除劳动合同等。第二十一条本制度的效力和修订本制度经企业负