机关公文写作与规范化处理

机关公文写作与标准化处理2021年11月一、公文的含义、特征与功能二、公文的文体、格式与稿本三、常用公文的文种及其选用四、公文写作的根本要求五、公文中常见问题分析

讲授提纲

机关公文写作与处理的主要法律法规依据一、公文的含义、特点与功能

公文分类:1.按公文的形成与使用范围划分：(1)通用文书A、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、意见等13种或14种；B、事务文书：如方案、总结、调查报告、大事记、简报、开幕词、闭幕词、建议书、介绍信等等。(2)专用文书财经文书：经济合同、协议书、意向书等司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等科技文书：科技合同书、科技工程鉴定书等军事文书：命令、通令、通告等外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等

3．实用性：在实际工作中发挥作用，指导实践，推开工作；是实施标准管理，完成公务活动，实现组织目标的工具。4．时效性：公文具有时限性的要求，尤其是重要的办件都规定了办理完结后汇报结果的时间。5．标准性：公文有着严格、特定的标准化格式，并以此表达出制发文机关的权威性和严肃性。〔三〕公文的功能

1．法规与准那么作用2．领导与指导作用3．宣传与教育作用4．信息沟通作用5．依据与凭证作用4、信息沟通作用机关与机关之间、部门与部门之间、上下级之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，这些联系沟通主要依靠公文来实现。5、依据与凭证作用机关公文反映制发机关的意图，具有法定的效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、解决问题的依据。二、公文的文体、格式与稿本〔一〕公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性，表现为：第一、公文被规定以现代汉语的书面形式〔即白话文〕作为必须使用的符号系统。第二、公文兼用表达、说明、议论三种表达方式。〔二〕公文的格式

1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：〔1〕发文机关标识〔版头、红头〕 〔2〕公文份数序号〔3〕密级 〔4〕发文字号〔5〕签发人〔主要用于请示〕 〔6〕标题〔7〕主送机关〔内发可省略〕 〔8〕正文〔9〕附件 〔10〕发文机关署名〔11〕成文日期 〔12〕印章〔13〕附注〔此件发至XX级〕 〔14〕主题词〔15〕抄送单位 〔16〕印刷机关和印刷时间4．成文日期成文日期确定原那么：〔1〕会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。〔2〕领导签发的公文，以签发日期为准。〔3〕联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。〔4〕法规性文件以文件批准日期为准。〔5〕一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。如：二00八年十一月四日〔不能写成：2021年11月4日〕5．用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标?国家行政机关公文格式?规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。6．主题词上报的文件应当按照上级的要求和?公文主题词表?标注主题词。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。主题词应用三号黑体字标示。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如?上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知?，先标类别词“农业〞，再标反映公文内容的类属词“扶贫〞，最后标反映公文形式的类属词“通知〞。

〔三〕公文的稿本文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等；按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。文本可分为正本、副本、存本、暂行本〔也叫试行本〕、各种文字文本。三、常用公文文种及其选用公文文种即公文的名称，用以说明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：〔一〕命令〔令〕适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、发动令、通令、手令等。

〔二〕决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法那么性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。

〔四〕通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性〔如银行、交通、法院等〕，事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。〔五〕通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性〞公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。〔六〕通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。通报根据其内容性质和写作目的可分三类：1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：XXX省人民政府关于表彰全省村民自治模范县〔市、区〕的通报。〔十一〕意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。“意见〞可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。〔十二〕函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函〞作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。主要格式：1．函头。印有“名头〞的发函纸，单编发函号，“发文字号〞中加“函〞字。2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。3．落款。受函机关或领导人。

4．正文。“发函〞大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼〞，“望准予通行是荷〞，“望能同意〞，“请即函复〞，“盼复〞，“望早日函告〞等。“复函〞与“批复〞类似，说明是根据什么函所发的复函，说明态度，结尾一般用“特此函复〞作结束语。〔十三〕会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。四、公文写作的根本要求

4.严谨公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合逻辑，防止自相矛盾和出现疏漏,力求无懈可击。5.准确行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有明确的含义，又要符合语法标准，甚至标点符合都要十分妥贴。6.简明做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿靴戴幅，力求到达“一字入公文，九牛拔不出〞的效果。

五、公文中常见问题与分析1．文种的误用

主要表现在报告和请示的错用

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。a.行文目的不同报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。b.公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。c.标准性用语不同报告用“以上报告如有不妥，请指示〞，“特此报告〞等；请示用“当否，请批复〞，“特此请示，请批复〞。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：a.请示、报告混用如?关于请校领导出席毕业典礼的报告?b.请示、报告并用如?关于召开新一届学代会的请示报告?4.公文标题病误a.标题缺少行文单位公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种b.标题无文种将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如?……关于……的规划?、?……关于……的总结?。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如?……关于转发……的方案?。c.不伦不类的标题两个文种并用：如请示报告、任免决定的通知等。混用文种：将“请示〞错用成“申请〞。d.标题中事由表达不全、不准确、不简炼如?XXX大学关于申请划拨“十五〞配套经费的报告??XXX大学关于3名同学专升本的报告??XXX大学关于成立重点人文社科基地建设协调组织机构的通知?〔成立协调领导小组〕e.标题中乱用标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。如：?关于发布“XXX办公会议事规那么〞的通知?b.不必用其他标点符号而随意使用。如：?关于对1999年“全民文明礼貌月活动〞安排的通知?。?某局关于召开会议的住宿费，一律由招待所、旅馆等单位出据收费的通知?

5.公文写作语言不标准a.语言不准确，容易产生歧义。“沿河建筑不得超过40米〞。高度？长度？宽度？b.语言不标准，口语化。“某厂破产后，以买断工龄的方式对工人进行安置〞〔书面语：有偿解除劳动合同〕c.语言不简炼、不明确。有一份“会议纪要〞做了如下表述：“会议要求，各相关部门对这件事必须予以高度重视。既不能小看，也不能看小，……要在整治中稳定，在稳定中整治。〞