行政流程与文件管理制度

行政流程与文件管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业行政流程与文件管理，提高行政工作效率和标准化水平，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业全部部门和岗位，全部员工必需遵守本制度。第三条定义行政流程：指企业中各类事务的开展过程，包含申请、审批、执行和归档等环节。文件：指企业内外基于纸质或电子形式所供应的各种书面信息载体。第二章行政流程管理第四条流程规划与优化公司各部门负责人应依据工作需要，订立部门相关流程规划，明确流程步骤、责任人和时限。部门负责人应定期评估和优化部门流程，提出改进看法并向上级汇报。第五条流程申请与审批全部流程申请须由发起人填写申请表，包含申请事由、流程步骤、所需料子等，并提交相关部门主管审批。部门主管应在收到申请后及时审批，明确是否批准、驳回或需要增补料子等，并在规定时限内反馈申请人。第六条流程执行与监控审批通过的流程应由申请人依照流程步骤逐一执行，确保每一步骤的有效完成。监控人员应及时跟踪流程执行情况，确保流程依照规定进行，并及时解决执行过程中显现的问题。第七条流程归档与总结完成的流程应通过电子或纸质方式进行归档，并依照规定的文件归档管理制度进行存储与管理。归档文件应保存肯定期限，过期文件应依照规定进行销毁处理。部门负责人应定期总结部门流程的实施效果和改进方案，并向上级报告。第三章文件管理第八条文档分类与编号公司内外部文档应依据内容和用途进行分类，明确文件名称和编号规定。文件编号应具有唯一性和连续性，以便于查找和管理。第九条文档编写与审批文件编写人员应依照公司规定的格式编写文件，确保内容准确、清楚、合理。编写完成后，文件应经相关部门主管审批，并在文件首部注明审批看法和签字。第十条文档发布与传阅经过审批的文件应依照规定的颁发流程进行发布，而且确保充分的传阅范围。发布文件时，应及时通知相关部门和人员，并保存传阅记录以备查阅。第十一条文档存储与查阅公司应建立统一的文档存储系统，包含纸质档案室和电子文档管理系统，确保文件的安全和易于查阅。存储的文件应依照文件分类和编号规定进行整理和归档，并确保文件的完整性和可读性。第十二条文档修订与废止文档需要修订时，应由编写人员提出修订申请，并经相关部门主管审批后进行修订。废止的文档应经相关部门主管审批，并在存储系统中进行标注和归档。第四章监督与责任第十三条监督与检查公司应设立行政监督部门，负责对行政流程与文件管理制度的执行情况进行监督和检查。行政监督部门应定期抽查部门流程和文件管理情况，并对不合规范的行为进行矫正。第十四条违规处理对于违反行政流程与文件管理制度的行为和不履行职责的人员，将依据公司规定的员工纪律处分条例进行处理，并通报相关部门和人事档案。第十五条责任追究行政流程与文件管理的责任由相关部门负责人担负，确保流程和文件管理的有效运行。相关部门负责人对自身部门行政流程和文件管理的效果负有责任，并接受上级的监督和检查。第五章附则第十六条修订和解释本制度的修订和解释权归企业管理负责人全部，并应及时向全体员工发布并执行。第十七条生效日期本制度自发布之日起生效，废止以前订立的相关规定。第十八条其他事项对于本制度未涉及的其他事项，应依据公司实际情况订立相应的规定，并及时通知和培训相关人员。以上内容为企业行政流程与文件管理制度的