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文档简介
酒店行业食品材料采购制度及流程一、制定目的及范围为提升酒店食品材料采购的效率与规范性，确保食品安全与质量，特制定本制度。该制度适用于酒店内所有食品材料的采购，包括但不限于原材料、半成品及相关配料，涵盖日常采购、集中采购及应急采购等多种形式。二、采购原则1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格及供应商信誉，优选合适的供应商。2.所有采购物资必须来自合法合规的供应商，确保食品安全，所有采购物资需开具合法发票。3.各部门应指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.日常采购流程1.1需求确认：各部门根据实际需求，向仓库查询库存情况，确认所需食品材料。1.2填写申购单：申购人需填写“食品材料申购单”，详细列明所需物资的名称、规格、数量及用途。1.3申购审批：申购单需经部门负责人审核，确认需求的合理性与必要性后，提交至采购部门。1.4询价与比价：采购部门负责询价，至少联系三家合格供应商，获取报价并进行比价。1.5核价与审批：根据市场行情及历史价格进行核价，填写核价结果，流转单需逐级审批，最终报酒店管理层审批。1.6采购实施与验收：审批通过后，采购部门下单，物资到货后由相关人员进行验收，确保数量与质量符合要求，合格后入库。1.7报销流程：采购物资需在货到后一个月内完成报销，逾期不予受理，相关单据需妥善保存。2.集中采购流程2.1集中计划采购：各部门需在每月25日前提交集中采购需求，采购部门汇总后进行统一采购，以降低成本。2.2供应商选择：集中采购时，需对供应商进行评估，确保其具备稳定的供货能力与良好的信誉。2.3合同签署：集中采购后，采购部门与供应商签署合同，明确供货时间、数量及价格等条款。3.应急采购流程3.1应急情况确认：在突发情况下，如食品材料短缺或质量问题，需立即启动应急采购流程。3.2快速决策：由应急小组进行快速决策，无需进行询价，直接联系合格供应商进行采购。3.3事后备案：应急采购完成后，需在事后进行备案，填写应急采购报告，说明采购原因及相关情况。4.年度采购流程4.1年度需求预测：各部门需根据历史数据与市场趋势，提前编制年度食品材料采购计划。4.2预算审批：年度采购计划需报财务部门审核，确保预算合理，符合酒店整体财务规划。4.3定期评估：年度采购过程中，需定期评估供应商的表现，确保其持续满足酒店的需求。四、备案与记录所有采购活动结束后，采购部门需将相关单据（如申购单、流转单、入库单及发票）进行归档，确保信息的完整性与可追溯性。所有记录需保存至少三年，以备审计与检查。五、采购纪律与责任1.采购人员职责：采购人员需建立供应商档案，定期进行市场调研，确保采购物资的质量与安全。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者
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