电子文件与记录管理制度

电子文件与记录管理制度一、总则为规范企业电子文件与记录的管理，提高信息化管理水平，提升工作效率和信息安全性，订立本制度。本制度适用于企业全部部门及全体员工，包含电子文件的创建、保管、传输、利用以及电子记录的管理等方面。二、电子文件的创建与保管1.电子文件的创建1.1全部部门使用电子设备（如电脑、移动电话、平板等）进行文件创建，应确保安装正版、合法、经过安全认证的软件。1.2电子文件的创建应遵从规范化的命名规定，包含文件类型、日期和简要内容，如“年份月份部门文件名称”。1.3在创建电子文件时，应注意内容的准确性、完整性和合法性，禁止编写、传播和存储违反法律法规、国家政策及企业规定的内容。2.电子文件的保管2.1全部电子文件应及时进行存储，存储位置应符合信息安全管理要求，并备份至不同的物理介质或云存储平台。2.2电子文件的存储应依照文件类型、紧要性和保密级别分类管理，确保易查找、易访问。2.3对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的电子文件，应设置访问权限，并定期进行安全检查与管理。三、电子文件的传输与利用1.电子文件的传输1.1在传输电子文件过程中，应采取安全可靠的方式，避开信息泄露、窜改和丢失。如涉及紧要信息的传输，应使用加密技术和安全通道。1.2传输电子文件时，必需明确文件的接收方和传输目的，并经过双方确认后再进行传输。1.3对于外部沟通中的电子文件，应注意文本的准确性和合理性，避开发送错误信息或引发误会。2.电子文件的利用2.1利用电子文件进行工作时，应确保文件的合法性、准确性和完整性。如发现异常情况，应及时与相关人员核实并进行处理。2.2严禁私自删除、窜改、复制或传播电子文件，如需进行操作，应经过相关权限人员的审批，并按规定的流程操作。2.3对于电子文件的利用，应遵守企业订立的各项规定和流程，严禁滥用、泄露或其他违反企业规定的行为。四、电子记录的管理1.电子记录的定义1.1电子记录是指在企业活动中产生的各类电子信息，包含但不限于合同、报告、会议记录、邮箱通信、日程布置等。1.2电子记录的管理应包含记录的创建、保管、归档和销毁等环节。2.电子记录的创建和保管2.1电子记录的创建应符合规范化的格式和要求，确保记录的准确性和可读性。2.2电子记录的保管期限应依据法律法规、相关部门的要求以及企业规定进行确定，并按规定进行保管。2.3对于有特殊要求的电子记录，应进行数字签名或时间戳等验证措施，以保证记录的真实性和完整性。3.电子记录的归档和销毁3.1电子记录的归档应依据分类和紧要性进行归类，并存储于特地的电子档案库中，确保易查找和长期保管。3.2对于不再需要保存的电子记录，应依照企业规定的流程和要求进行销毁，避开信息泄露和滥用。3.3对于具有法律保存期限的电子记录，应依照规定的期限进行妥当保管，并在期满后进行销毁。五、责任与监督1.部门负责人责任1.1各部门负责人应组织员工熟识和执行本制度的相关要求，并定期进行培训和督导。1.2部门负责人对本部门电子文件和记录的管理负有直接责任，应监督和检查部门内部的电子文件和记录管理工作。2.信息管理部门责任2.1信息管理部门负责订立、修订和推广本制度，解决电子文件和记录管理中的技术问题和风险。2.2信息管理部门应建设和维护电子文件和记录的管理系统，定期进行安全审计和风险评估。3.员工责任3.1员工应遵守相关法律法规和企业规定，正确、规范地处理电子文件和记录，确保信息的安全和合规。3.2员工应保管好个人的电子设备，并妥当保护个人账号和密码，避开信息泄露和滥用。六、附则6.1如本制度与国家法律法规或其他企业制度冲突，以法律法规或其他企业制度为准。6.2本制度由企业信息管理部门负责解释并进行修订。6.3本制度自发布之