购置办公用品与设备管理制度

购置办公用品与设备管理制度1.前言购置办公用品与设备是企业日常运营所必需的一项紧要工作。为了规范购置流程，提高办公效率和资源利用，订立本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内全部部门及员工在办公用品与设备购置方面的相关行为。3.购置流程3.1需求确认每个部门依据实际工作需求，提出办公用品与设备的购置需求。部门需向上级主管提交购置申请，并注明所需项目的具体名称、型号、数量、预算等信息。3.2申请评审上级主管收到购置申请后，负责对申请进行评审。收到申请后，评审流程应在两个工作日内完成，评审结果应通知申请部门。3.3采购程序上级主管批准购置申请后，申请部门方可进行采购程序。申请部门依据需要，从供应商或市场中取得报价和产品信息，进行比较与评估。建议申请部门在采购前，至少取得三家供应商的报价。采购部门负责与供应商谈判，取得最佳价格和交货条件，并与供应商签订购货合同。3.4资金掌控与审批财务部门将依据实际情况对购置预算进行管理和掌控。财务部门将在审批程序完成后，为采购部门供应相应的采购经费。3.5采购审批采购部门在完成采购后，应向上级主管递交采购审批报告，报告应包含采购清单、采购合同等。3.6验收与入库申请部门需对购置的办公用品与设备进行验收，检查其数量、质量和规格是否符合要求。申请部门须及时将验收结果反馈给采购部门和财务部门。采购部门在验收合格后，负责办公用品与设备的入库和统计。4.财务管理4.1结算与支出申请部门须将验收合格的办公用品与设备的信息及时上报给财务部门。财务部门将依据上报信息进行结算，并依照商定时间支出相关款项给供应商。4.2账务核对财务部门负责对采购款项的账务进行核对，确保付款的准确与及时性。财务部门将与供应商核对账单，并及时解决发票及付款等相关问题。5.资产管理5.1资产登记采购部门在完成办公用品与设备的入库统计后，负责对其进行资产登记，包含设备名称、品牌、型号、数量、价值等信息。采购部门将新购置的办公用品与设备信息及时上报给资产管理部门。5.2资产核算与清查资产管理部门将对新购置的办公用品与设备进行资产核算和清查，确保其准确性和完整性。资产管理部门将定期进行资产盘点，以检查购置的办公用品与设备是否存在丢失、损坏等情况，并及时做好相关记录和处理。5.3资产维护与维护和修理申请部门需负责对办公用品与设备进行正常维护和保养，保持其正常运转。若办公用品与设备遇到故障或损坏，申请部门应及时向资产管理部门报告，并由资产管理部门进行维护和修理或更换。6.废弃处理6.1废弃处理程序申请部门在办公用品与设备无需使用时，应及时报告给资产管理部门，并提出废弃申请。资产管理部门负责审核废弃申请，并进行废弃处理，包含设备报废、办公用品出售或捐赠等。6.2安全环保处理资产管理部门在废弃处理时，应重视安全和环保要求。对于具有环境风险的废弃物应选择合适的方式进行处理，确保符合相关法律法规和环保标准。7.监督与评估7.1内部审计公司将定期进行内部审计，对购置办公用品与设备的管理情况进行检查。内部审计部门将订立相应的审计计划，并对各部门的购置管理流程进行评估。7.2效果评估公司将定期对购置办公用品与设备管理的效果进行评估，以便及时调整管理制度和流程。全部部门和员工有义务乐观搭配评估工作，供应相关数据和信息。8.附则本制度的解释权归公司负责人全部。对于未尽事宜，依据实际情况由公司负责人依据法律法规和公司内部规定进行