行政事务与设施管理制度

行政事务与设施管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业行政事务和设施管理的相关工作，加强内部管理，提高工作效率和员工办公环境的舒适程度。本制度的订立依据为公司内部管理规定和相关劳动法律法规。第二条适用范围本制度适用于本公司全部员工和相关行政事务及设施管理部门。第二章行政事务管理第三条行政事务管理部门的职责行政事务管理部门负责帮助企业管理层开展日常行政事务工作，包含但不限于：1.文件收发管理；2.日程布置和会议组织；3.环境卫生、安全和保卫工作；4.车辆管理；5.办公用品采购和库存管理；6.接待、接待和旅行布置；7.公司活动组织等。第四条文件收发管理文件的发文和收文应依照规定的格式、内容和流程进行，须有明确的签发和接收人，并加盖公章；文件的传送应采用正式的渠道，并在传阅时做好签收记录，确保文件的流转情况清楚明确；文件电子存档应依照规定的分类和存档命名方式进行，确保文件的安全可查性。第五条日程布置和会议组织公司内部会议应提前确定议题、时间、地方和参会人员，并发出会议通知，确保会议的高效进行；会议记录应当准确记录参会人员、出席情况和会议内容，并做好会议纪要的整理和归档，便于参会人员参考。第六条环境卫生、安全和保卫工作各部门应定期进行办公环境的清洁、消毒和维护工作，保持办公区域的卫生乾净；各部门应建立并执行安全防护措施，确保员工的人身安全和资产安全；各部门应确保监控设备和报警装置的正常运行，并建立健全的保卫工作制度。第七条车辆管理公司车辆的使用必需符合公司规定的用车事由和用车人范围，禁止私自使用公司车辆；公司车辆应依照规定的保养和维护和修理周期进行保养和维护和修理工作，保证车辆的正常运行；公司车辆的行驶记录、加油记录和维护和修理记录应定期进行归档，以备后续查询使用。第八条办公用品采购和库存管理办公用品采购应依照公司规定的渠道和流程进行，确保采购的用品质量和价格合理；办公用品的库存管理应定期进行盘点和整理，确保库存充分且不过多；办公用品的领用和归还应经过登记和审核，确保用品的合理使用和库存情况的准确记录。第九条接待、接待和旅行布置接待和接待工作应依照公司规定的程序和标准进行，不得超出规定范围；出差和旅行计划应提前提出申请，并经过审批，确保合理使用公务费用和时间。第十条公司活动组织公司活动包含但不限于员工生日会、节日庆祝活动、团建等。公司活动的组织应提前计划，确保在规定的时间和地方进行，加强员工凝集力和团队合作意识。第三章设施管理第十一条设施管理部门的职责设施管理部门负责企业办公楼内各种设施的运行维护工作，包含但不限于：1.建筑物维护和保养；2.空调、电力、照明设备的维护和修理和保养；3.IT设备的运行维护；4.通讯设备（电话、网络等）的管理和维护；5.环境布置和保洁等。第十二条建筑物维护和保养公司办公楼的建筑物维护和保养由设施管理部门负责，包含墙面、地板、天花板、门窗等的清洁、维护和修理和更换；设施管理部门应定期进行巡检工作，发现问题及时处理，并做好维护和修理记录和归档工作。第十三条空调、电力、照明设备的维护和修理和保养设施管理部门应定期检查和维护公司办公楼内的空调、电力、照明设备，确保其正常运行；空调、电力、照明设备的报修和更换应依照规定的流程进行，确保及时修复和更换问题设备。第十四条IT设备的运行维护设施管理部门应定期检查和维护公司办公楼内的计算机、打印机、投影仪等IT设备，确保其正常运行；IT设备的报修和更换应依照规定的流程进行，确保及时修复和更换问题设备。第十五条通讯设备的管理和维护设施管理部门应对公司办公楼内的电话、网络等通讯设备进行管理和维护，确保通讯畅通；通讯设备故障的报修和更换应依照规定的流程进行，确保及时修复和更换问题设备。第十六条环境布置和保洁设施管理部门应定期组织对公司办公楼的环境进行布置和美化，供应舒适的办公环境；设施管理部门应定期组织对公司办公楼内各个区域进行清洁工作，保持办公环境的乾净和卫生。第四章督导和评估第十七条督导和检查公司管理层应定期对行政事务和设施管理工作进行督导和检查，及时发现问题并提出整改要求；行政事务和设施管理部门应乐观搭配督导工作，认真整改和改进相关工作。第十八条评估和改进公司管理层应定期评估行政事务和设施管理的工作表现和效果，总结经验，提出改进看法；行政事务和设施管理部门应依据评估结果，及时调整工作计划