档案管理培训课件

文书档案管理四川大学公共管理学院何玲◆档案与档案工作概述◆文书档案管理◆电子文件管理◆几种专门档案的管理第一局部：档案与档案工作概述

◆档案概述◆档案工作概述◆从事档案工作应注意的几个问题一、档案概述1、档案的起源及演变〔1〕档案的起源档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会开展到一定阶段的必然产物。

〔2〕档案的演变古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。

〔3〕档案的名称商代：册周代：中秦汉：卷、案唐宋：文案、案卷、簿书清代：杨宾?柳边纪略?“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片假设牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁假设档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。〞2、档案的定义及含义〔1〕定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。〔2〕含义档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存〔履行了归档手续〕。

档案的记录方式和载体——多种多样。档案的性质——原始记录性。〔档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的〕3、档案的根本价值〔1〕档案的凭证作用〔2〕档案的参考作用二、档案工作概述1、档案工作的内容八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用2、档案工作的性质效劳性科学管理性政治性◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原那么和管理体制。◆维护档案的完整与平安——我国档案工作的根本要求。◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。◆文件中心〔介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构〕◆档案存放中心〔由国家综合性档案馆设立〕◆档案科研和教育机构◆档案宣传、出版机构档案室——根底档案馆——主体档案行政管理部门——组织指挥中心档案工作辅助机构——档案工作开展的条件三、从事档案工作应注意的几个问题1、档案与文件的关系问题〔文件是档案的前身，档案是文件的归宿〕2、反映根本职能活动的档案与其它档案的关系〔突出前者〕3、档案的“动〞与“静〞的关系〔档案具有潜在价值〕第二局部：文书档案管理

◆档案的收集◆档案的整理◆档案的鉴定◆档案的编研与利用◆档案的统计与保管第二局部：文书档案管理一、档案的收集1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。〔1〕归档范围

国家档案局?机关文件材料归档和不归档的范围?〔1987〕〔已废止〕?归档文件整理规那么?(DA/T22—2000)国家档案局?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?〔〕四川省档案局关于施行?归档文件整理规那么?的几点意见川档发〔2001〕24号GB9705?文书档案案卷格式?DB51/T171-93?四川省文书立卷与案卷构成的一般要求?但凡反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。〔2〕归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局?机关档案工作条例?〔1983〕〔3〕归档案卷的质量要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。〔4〕归档手续案卷目录的移交，交接双方签字。2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。3、平时收集二、档案的整理1、整理工作的原那么：档案的整理应该充分利用原有的整理根底，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。2、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。◆年度——组织机构分类法〔现行机关〕；◆组织机构——年度〔撤销机关和历史档案〕；◆年度——问题分类法〔现行机关〕◆问题——年度分类法〔撤销机关和历史档案〕3、立卷立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种〔名称〕、时间、地区、收发文机关4、类内案卷排列和案卷目录的编制5、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。?归档文件整理规那么?简介

?归档文件整理规那么?档案行业标准〔2000-12-06批准2001-01-01实施DA/T22-2000〕1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、件：指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册〔本〕为一件，来文与复文可为一件。4、整理方法装订：按件装订分类：年度-机构〔问题〕-保管期限编号：文件首页上端加盖归档章〔全宗号、年度、保管期限、件号)编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒(四川省档案局关于施行?归档文件整理规那么?的几点意见川档发〔2001〕24号2001.4.9)三、档案的检索1、档案检索的内容〔1〕存储：著录标引、组织检索工具。〔2〕查找：确定查找内容、查找操作。?中国档案分类法?〔1996〕?档案分类标引规那么?(GB/T15418—94)?中国档案主题词表?〔1995〕?档案著录规那么?〔GB：1986〕?档案著录规那么?〔DA/T18—1999〕2、档案检索工具的种类〔1〕按体例分：目录、索引、指南。〔2〕按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。〔3〕按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。3、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。

四、档案的鉴定1、鉴定工作的内容：2、档案保管期限表〔1〕定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。〔2〕结构：顺序号、条款、保管期限〔永久、长期、短期〕附注、说明(3)档案保管期限的划分国家档案局?文书档案保管期限表?〔1987〕保管期限〔永久、长期、短期〕已被以下文件取代：?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

3、档案鉴定工作的制度和程序〔1〕制度：制发鉴定档案的标准文件；档案鉴定工作的组织领导：“三结合〞鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员；销毁档案的批准和监销制度〔2〕鉴定方法：直接鉴定法〔3〕销毁清册2、档案的利用〔1〕档案利用效劳工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业效劳的一项业务活动。“档案利用〞——档案部门“利用档案〞——利用者(2)档案提供利用的根本途径和方式档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副本或复制品;提供档案信息加工品.档案提供利用的方式:阅览效劳；外借效劳；展览与陈列效劳；制发档案复本效劳；制发档案证明效劳；档案目录信息效劳；档案咨询效劳。六、档案的统计与保管1、档案的统计：〔1〕定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。〔2〕步骤：统计调查、统计整理、统计分析。〔3〕内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等2、档案的保管〔略〕第三局部：电子文件管理◆电子文件概述◆电子文件管理◆电子文件的鉴定与归档◆电子文件保管与利用第三局部：电子文件管理一、电子文件概述1、电子文件的概念

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具备文件构成三要素：内容、背景、结构。2、电子文件的种类〔1〕文本文件〔6〕声音文件〔2〕数据文件〔7〕程序文件〔3〕图形文件〔8〕“多媒体文件〞〔4〕图像文件〔9〕“超文本文件〞〔5〕影像文件3、电子文件的特点〔1〕信息的非人工识读性(2)系统依赖性(3)信息与特定载体之间的可别离性(4)信息的易变性(5)信息存储的高密度性(6)多种信息媒体的集成性(7)信息的可操作性二、电子文件管理1、电子文件管理原那么〔1〕全程管理原那么〔2〕前端控制原那么〔3〕集成管理原那么〔4〕动态管理原那么〔5〕注重效益原那么3、电子文件管理的法规、制度与标准〔1〕目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准?档案著录规那么?〔DA/T18—1999〕?档案分类标引规那么?(GB/T15418—94)?归档文件整理规那么?(DA/T22—2000)〔2〕电子文件管理特有的标准?磁性载体档案管理与保护标准?〔DA/T15—1995)?电子文件归档与管理标准?(GB/T18894—2002，2002/12/04，2003/05/01)?CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一局部：电子文件归档与档案管理?〔GB/T17678.1—1999〕?CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二局部：光盘信息组织结构?〔GB/T17678.2—1999〕?CAD电子文件光盘存储系统一致性测试?〔GB/T17679—1999〕?CAD电子文件管理?〔GB/T17825.1~10—1999〕〔1999/02/26，1999/10/01〕4、电子文件的归档〔1〕归档范围：依据：?电子文件归档与管理标准?(GB/T18894_2002)?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。〔2〕归档方式：逻辑归档，物理归档。〔3〕归档时间：实时归档，定期归档。〔4〕归档要求：归档工作要求，质量要求。〔5〕归档手续：?归档电子文件登记表??归档电子文件移交检验表?四、电子文件保管与利用1、电子文件保管〔1〕载体保管：?磁性载体档案管理与保护标准〔DA/T15_1995)?电子文件归档与管理标准(GB/T18894_2002)?CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一局部：电子文件归档与档案管理?〔GB/T17678.1_1999〕?电子文件归档与管理标准?〔GB/T18894—2002〕第四局部：几种专门档案的管理◆人事档案管理◆会计档案管理◆教学档案管理第四局部：几种专门档案的管理〔2〕人事档案工作是用科学的原那么和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作效劳的一项工作。管理体制——集中统一、分级负责。2、人事档案的收集与鉴别〔1〕人事档案的收集完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度。〔2〕人事档案的鉴别判断是否属于人事档案；判断是否属于本人的档案材料；判断材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否真实、准确、完整。剔除材料的处理——转出、退回、留存、销毁。4、人事档案的保管、转递和利用〔1〕人事档案的保管在职人员人事档案的保管与人员管理范围相一致；离休、退休人员人事档案的保管分级、分单位保管；死亡人员人事档案的保管分级保管、5年后进各级档案馆。〔2〕人事档案的转递及时、准确、平安。“档随人走，人档一致〞。〔3〕人事档案的利用二、会计档案管理1、会计档案概述〔1〕会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。〔2〕会计档案内容会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他。

A、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。B、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。C、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。D、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。2、会计档案的管理——?会计档案管理方法?【发布单位】财政部国家档案局【发布文号】〔98〕财会字第32号【发布日期】1998-08-21【生效日期】1999-01-01〔1999〕〔1〕会计档案的管理体制财政部门和档案行政管理部门条块结合、分工负责；财会部门立卷归档制度；管理形式——原那么上由本单位档案部门集中统一保管，但应视实际情况而定，自行选择。统一归口、统一制度、统一检查。

〔2〕会计档案的保管保管清册；专人保管；原卷册；按程序销毁；会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；纸质。〔3〕会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：A、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。B、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

C、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。D、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。E、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。F、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。G、正在工程建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

〔4〕会计档案的移交A、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。B、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐