中小企业合同管理制度

中小企业合同管理制度合同编号：__________甲方（卖方/服务提供方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：电子邮箱：乙方（买方/服务接受方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：电子邮箱：一、总则1.目的和依据为了规范本公司的合同管理，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司与国内外各类法人、其他组织及自然人之间签订的各类合同、协议等。3.合同管理原则（1）合同的签订、履行、变更和解除等活动，应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。（2）合同管理应当实行全过程管理，包括合同的策划、谈判、签订、履行、变更、解除、纠纷处理等环节。（3）合同管理应当实行分类管理，根据合同的性质、金额、风险等因素，对合同进行分类，并采取不同的管理措施。二、合同管理机构及职责1.合同管理部门本公司设立合同管理部门，负责公司合同的综合管理工作。其主要职责包括：（1）制定和完善公司合同管理制度，并监督执行。（2）参与公司重大合同的谈判、起草和审核工作。（3）负责公司合同的登记、编号、归档和保管工作。（4）监督公司合同的履行情况，及时发觉和解决合同履行中存在的问题。（5）负责公司合同纠纷的处理工作，维护公司的合法权益。2.相关部门职责（1）业务部门负责本部门合同的起草、谈判和履行工作，并对合同的真实性、合法性和可行性负责。（2）财务部门负责合同的财务审核工作，包括合同价款的合理性、付款方式的可行性等，并对合同的财务风险进行评估和控制。（3）法务部门负责合同的法律审核工作，包括合同的合法性、有效性、完整性等，并对合同的法律风险进行评估和控制。（4）其他相关部门按照各自的职责，参与合同的管理工作。三、合同的签订1.合同签订的流程（1）合同的策划业务部门根据公司的业务需求，制定合同策划方案，包括合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等内容。（2）合同的谈判业务部门根据合同策划方案，与对方进行谈判，协商合同的各项条款。在谈判过程中，业务部门应当充分了解对方的情况，维护公司的利益。（3）合同的起草业务部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应当符合法律法规的规定，条款内容应当完整、明确、具体，避免出现歧义。（4）合同的审核合同起草完成后，应当依次经过业务部门负责人、财务部门、法务部门的审核。审核部门应当认真审查合同的各项条款，提出修改意见和建议。业务部门应当根据审核意见和建议，对合同进行修改和完善。（5）合同的审批合同审核完成后，应当按照公司的审批权限，报公司领导审批。审批人应当认真审查合同的各项条款，对合同的签订做出决策。（6）合同的签订合同经审批通过后，由法定代表人或授权代表与对方签订合同。合同签订后，应当加盖公司公章。2.合同签订的审批权限（1）合同金额在[具体金额]以下的，由业务部门负责人审批。（2）合同金额在[具体金额]以上、[具体金额]以下的，由分管领导审批。（3）合同金额在[具体金额]以上的，由公司总经理审批。四、合同的履行1.合同履行的原则（1）全面履行原则当事人应当按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式等全面履行自己的义务。（2）诚实信用原则当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2.合同履行的监督（1）合同管理部门应当定期对合同的履行情况进行检查，及时发觉和解决合同履行中存在的问题。（2）业务部门应当指定专人负责合同的履行工作，及时向合同管理部门汇报合同履行情况。（3）财务部门应当按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续，并对合同履行中的资金使用情况进行监督。3.合同履行中的变更和解除（1）合同履行过程中，如需要变更或解除合同，应当由双方协商一致，并签订书面协议。（2）如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法履行或部分无法履行，当事人应当及时通知对方，并提供相关证明材料。根据不可抗力的影响，部分或者全部免除责任，但法律另有规定的除外。当事人迟延履行后发生不可抗力的，不能免除责任。五、合同的档案管理1.合同档案的内容（1）合同文本及附件，包括合同的正本、副本、补充协议等。（2）合同的审批文件，包括合同的审核意见、审批表等。（3）合同的履行文件，包括合同的履行情况报告、付款凭证、验收报告等。（4）合同的纠纷处理文件，包括纠纷的处理方案、调解书、判决书等。2.合同档案的整理和归档（1）合同签订后，业务部门应当及时将合同及相关文件移交合同管理部门。（2）合同管理部门应当对合同及相关文件进行整理和分类，按照合同编号进行归档。（3）合同档案的保管期限应当按照国家有关规定执行。3.合同档案的保管和利用（1）合同档案应当由专人负责保管，保管地点应当安全、防潮、防火、防虫。（2）公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。（3）公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应当提供相关证明材料，并经公司领导批准后，方可查阅。六、合同的纠纷处理1.纠纷处理的原则（1）以事实为依据，以法律为准绳的原则在处理合同纠纷时，应当以客观事实为依据，以法律法规为准则，公正、公平地解决纠纷。（2）协商解决的原则在合同纠纷发生后，当事人应当首先通过协商的方式解决纠纷。协商应当在平等、自愿、公平的基础上进行，力求达成双方都能接受的解决方案。（3）调解解决的原则如果协商不成，当事人可以申请调解。调解可以由第三方机构进行，也可以由合同管理部门进行。调解应当遵循自愿、合法的原则，促使双方当事人达成和解协议。2.纠纷处理的程序（1）纠纷的受理当合同纠纷发生后，当事人应当及时向合同管理部门报告。合同管理部门应当对纠纷进行登记，并对纠纷的事实和证据进行初步审查。（2）纠纷的调查合同管理部门应当对纠纷进行调查，收集相关的证据和资料，了解纠纷的原因和经过。在调查过程中，当事人应当积极配合，提供真实、准确的信息和证据。（3）纠纷的处理根据纠纷的调查结果，合同管理部门应当提出处理意见，并报公司领导审批。处理意见可以包括协商解决、调解解决、仲裁解决或诉讼解决等方式。（4）纠纷的执行如果纠纷通过协商、调解或仲裁等方式解决，当事人应当按照解决方案履行自己的义务。如果纠纷通过诉讼方式解决，当事人应当按照法院的判决或裁定履行自己的义务。3.纠纷处理的责任（1）当事人的责任当事人应当按照合同的约定履行自己的义务，如果因当事人的违约行为导致合同纠纷的发生，当事人应当承担相应的违约责任。（2）合同管理部门的责任合同管理部门应当及时、妥善地处理合同纠纷，如果因合同管理部门的失职或过错导致纠纷处理不当，合同管理部门应当承担相应的责任。（3）其他相关部门的责任其他相关部门应当按照各自的职责，协助合同管理部门处理合同纠纷，如果因其他相关部门的失职或过错导致纠纷处理不当，其他相关部门应当承担相应的责任。七、合同的风险管理1.风险评估（1）在合同签订前，应当对合同的风险进行评估。风险评估应当包括对合同对方的信用状况、合同条款的合法性和可行性、合同履行的可能性等方面的评估。（2）风险评估应当由业务部门、财务部门、法务部门等相关部门共同参与，形成风险评估报告。风险评估报告应当作为合同审批的重要依据。2.风险防范措施（1）根据风险评估的结果，应当采取相应的风险防范措施。风险防范措施可以包括要求对方提供担保、设定违约金条款、约定争议解决方式等。（2）风险防范措施应当在合同中明确约定，以保证合同的顺利履行和公司的合法权益得到保障。八、合同的信息化管理1.信息化管理的目的（1）提高合同管理的效率和准确性，减少人工操作和错误。（2）实现合同信息的共享和协同，方便公司内部各部门之间的沟通和协作。（3）加强合同数据的分析和利用，为公司的决策提供支持。2.信息化管理的内容（1）建立合同管理信息系统，实现合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程的信息化管理。（2）将合同信息录入合同管理信息系统，包括合同的基本信息、合同条款、履行情况、纠纷处理等方面的信息。（3）通过合同管理信息系统，实现合同的查询、统计、分析等功能，为公司的管理决策提供数据支持。3.信息化管理的安全保障（1）加强合同管理信息系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，保证合同信息的安全。（2）定期对合同管理信息系统进行备份和维护，防止数据丢失和系统故障。（3）加强对合同管理信息系统操作人员的培训和管理，提高操作人员的安全意识和操作技能。九、合同的培训与教育1.培训与教育的目的（1）提高公司员工的合同意识和法律意识，增强员工的合同管理能力。（2）使公司员工熟悉合同管理制度和流程，掌握合同签订、履行、变更、解除等方面的知识和技能。（3）预防和减少合同纠纷的发生，维护公司的合法权益。2.培训与教育的内容（1）合同法律法规的培训，包括《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的培训。（2）合同管理制度和流程的培训，包括合同的签订、履行、变更、解除等方面的制度和流程的培训。（3）合同签订、履行、变更、解除等方面的知识和技能的培训，包括合同条款的起草和审核、合同履行的监督和管理、合同纠纷的处理等方面的知识和技能的培训。3.培训与教育的方式（1）定期组织合同培训课程，邀请专业律师或合同管理专家进行授课。（2）开展合同知识竞赛、案例分析等活动，提高员工的学习积极性和参与度。（3）发放合同管理手册、宣传资料等，方便员工自主学习和查阅。十、合同的考核与评价1.考核与评价的指标（1）合同签订的及时性和准确性。（2）合同履行的情况，包括是否按照合同约定履行义务、是否及时解决合同履行中出现的问题等。（3）合同档案管理的情况，包括合同档案的整理、归档、保管和利用是否符合规定等。（4）合同纠纷处理的情况，包括是否及时处理合同纠纷、是否有效维护公司的合法权益等。2.考核与评价的方法（1）定期对合同管理工作进行检查和评估，发觉问题及时整改。（2）建立合同管理考核评价机制，对合同管理工作进行量化考核和评价。（3）将合同管理工作纳入公司绩效考核体系，与员工的绩效工资挂钩。3.考核与评价的结果应用（1）对合同管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。（2）对合同管理工作存在问题的部门和个人进行批评和处罚，并要求其限期整改。（3）将考核评价结果作为公司合同管理工作改进和完善的依据，不断提高合同管理水平。十一、附则1.解释权本制度的解释权归本公司所有。2.修订权本公司有权根据实际情况对本制度进行修订和完善。修订后的制度经公司领导批准后生效。3.生效日期本制度自发布之日起生效。十二、附件1