通信沟通管理制度

通信沟通管理制度1.前言本通信沟通管理制度旨在规范企业内部的信息传递和沟通方式，提高沟通效率、加强信息的准确性和全都性，以推动企业生产管理的顺利进行。2.适用范围本制度适用于全部公司员工，包含管理层、部门负责人、员工及临时工。3.沟通渠道3.1内部沟通渠道内部沟通渠道是指企业内部员工之间进行沟通和信息沟通的手段。包含但不限于以下几种形式：会议：在必需时，部门负责人可组织会议进行沟通和讨论。会议纪要应当记录并分发给相关参会人员。邮件：员工可以使用企业网络邮箱进行日常沟通和信息传递。邮件内容应当简明扼要，紧要事项应当以明确的标题进行标注。内部通知：公司可以通过内部通知板、企业内部通讯软件等方式发布紧要通知和公告，确保信息及时转达给相关人员。内部社交平台：公司可建立内部社交平台，供员工间沟通和共享工作经验。3.2外部沟通渠道外部沟通渠道是指企业与外部合作伙伴、客户、供应商等进行沟通和信息沟通的方式。以下是常用的外部沟通渠道：电话：员工可以使用企业供应的电话进行与外部对象的沟通。电话沟通内容应当清楚明确，记录紧要事项。邮件：与外部对象的沟通也可以通过企业邮箱进行，邮件内容应当准确、简洁，并及时回复。会议：企业与外部对象进行会议时，应当提前布置好会议议程，并准备相关资料。会议结束后，需出具会议纪要并分发给相关参会人员。4.沟通准则4.1敬重与礼貌在沟通过程中，各方应以敬重和礼貌为基本原则。注意用语文明，避开使用带有羞辱性或鄙视性的言辞。4.2及时回复收到他人沟通信息后，应尽快做出回复，无论是内部员工还是外部合作伙伴。假如无法及时回复，应事先告知原因并给出合理的回复时间。4.3信息准确性在沟通过程中，供应的信息应准确无误。如有疑问或不确定的地方，应及时与相关人员进行核实和确认，避开误导或传递错误信息。4.4保密与信息安全涉及到敏感信息和公司机密的沟通内容，应注意保密。员工不得擅自泄露公司内部信息或将信息透露给未经授权的人员。同时，应当采取必需的措施确保沟通过程中信息的安全性。5.沟通记录与存档5.1会议纪要对于紧要会议，应当有专人记录会议内容，并及时整理成会议纪要。会议纪要应包含会议目的、出席人员、讨论内容及结论、行动计划等内容，并在会后及时分发给相关参会人员。5.2邮件存档员工应将紧要邮件保管至相应的文件夹中，便于随时查阅。紧要邮件包含但不限于与外部合作伙伴的协议、紧要决策的沟通记录等。5.3内部通知存档公司发布的内部通知应进行存档，以备将来查阅。存档可以通过文件存储、电子档案等形式进行。6.沟通培训与评估6.1培训计划公司应定期组织沟通技巧培训，提高员工的沟通本领和效率。培训内容可以包含口头沟通技巧、书面沟通技巧以及跨文化沟通等。6.2沟通评估为了连续改进沟通效果，公司可进行沟通评估。评估可以通过员工调查、跟进沟通记录等方式进行，以发现问题并采取适当措施加以改进。7.纪律与惩罚7.1违反规定的处理对于违反通信沟通管理制度的行为，将由相关部门或人事部门依照公司规定的纪律和惩罚规定进行处理。处理措施可包含口头警告、书面警告、纪律处分等。7.2申诉和监督机制为确保制度执行的公平性和透亮性，公司应设立申诉和监督机制，允许员工就违反通信沟通管理制度的处理结果进行申诉和举报。相关部门应及时受理，并依照公司规定的程序进行处理。8.执行与更改8.1执行本通信沟通管理制度自颁布之日起执行。全部员工均应遵守并执行该制度。8.2更改公司有权依据实际情况对本通信沟通管