2024年公司资料管理制度

2024年公司斐料管理制度

公司资料管理制度1

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特

制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理业务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的种类

(1)技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

(2)管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

(1)技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全_文件的情况。其台账应包括：

编号、名称、数量、文件编制时间。

(2)文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

(1)文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

(1)当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文

件时，由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。

(2)技术文件确定修改后，庄技术部该专业工程师(或专业的.业务负责人)填写《设计更

改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

(a)技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

(b)更改理由；

(c)会审意见、会审签名；

(d)设计、工艺负责人签名；

(e)修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。

(3)技术文件的xx与批准

T性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。

重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审

定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

(4)技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储

备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性图纸更改后的发放除执行发放规定外,

应同时将旧图纸收回并登记)。

(5)技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档(在登记时应作出标记)。

公司资料管理制度2

1、严格遵守项目部各项管理规章制度，履行以上规章制度中关于工程部资料管理方面的条

目。

2、工程部签收的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸

并进行登记以后，按规定向总工、分部和技术主管签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程

项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。

图纸采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对平面详细图、纵断面图、工点图、参考图、通用

图、招标图等工程图纸进行分类管理。

3、施工组织设计及专项方案，必须由项目专业技术人员编写，总工程师审核、项目经理批

准，内审完成盖项目部章后报监理站审批、报验，总监本人亲自签名，经监理审核同意后方可实

施。施工组织设计（方案）的审批程序要符合规定。

4、检验批、地质素描、施工记录等工程资料，每三天由资料员收集一次；施工日志每周六

由资料员检查一次，每月20日由资料员收集本月施工日志；相关的隐蔽工程、地质等方面的影

像资料编辑好里程、部位后，每天上传到（群共享），由资料员归整存档。资料员对每天的上传资

料进行统计，结果第二天上墙。

5、如果遇到质监站、业主、局指、监理站、等大型检直，资料员提前1天通知现场各个洞

口的技术主管，将资料完成到检杳前一天。

6、收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收

至的,管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责收到文件资料的登记、受控、分办、催

办、签收、用印、传递、立卷、归档等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管等工作。

来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理、总工程师

批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，

7、严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设

计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，

若因工作原因损坏，由技术主管打报告报办公室维修。

公司资料管理制度3

1.目的：

公司内部资料有利于促进公司企业文化建设，增强公司形象提升公司品牌，为了加强公司内

部资料的管理，特制定本制度。

2.适用范围：

本制度适用于总公司及各分子公司。

3.权责说明：

3.1成立编委会负责内部资料的组织工作。

3.2编委会由各单位指派一名人员组成，并由编委会选出编委会主任一名负责编委会的日常

事务。

3.3编委会成员在此项工作中的表现将作为个人考核的参考指标。

4.内部资料组织

4.1为了提升内部资料的制作质量，各单位领导应重视内部资料的采集等工作，将此项工作

纳入自己的工作范围。

4.2各单位指定一名或多名记者，负责本单位内部资料的采集工作。

5.内部资料不得有如下内容

5.1反对宪法确定的基本原则的；

5.2危害国家的统一、主权和领土完整的‘；

5.3危害国家的安全、荣誉和利益的；

5.4煽动民族分裂，侵害少数民族风俗习惯，破坏民族团结的；

5.5泄露国家秘密的；

5.6宣扬淫秽、迷信或者渲染暴力，危害社会公德和民族优秀文化传统的；

5.7侮辱或者诽谤他人的；

5.8法律、法规规定禁止的其他内容的。

6.酬劳:

内部资料鼓励原创，并经编委会确定后予以一定奖励。

7.工作流程

7.1各单位指定的记者或编委按照要求收集、整理本单位内部资料；

7.2各单位领导负责审定本单位报送的内部资料；

7.3将内部资料报送编委会；

7.4编委会对收集到的内部资料汇总、筛选、编辑，制作内部资料初稿；

7.5将内部资料初稿报送分管领导及其他相关领导审阅；

7.6汇总定稿；

7.7分送公司各单位。

8.附则

8.1本制度由信息部负责解释。

8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

8.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

公司资料管理制度4

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控

制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用［印制文件登记表］（qr-wd01-02-01）。

5.2文件、资料的类别

521受控文件

a）内业资料；

b）图纸资料；

c）按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

d）在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

e）与服务过程有关的合同协议;

f）业主档案（如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行

［顾客财产控制程序］q/ph-qp-754）。

管理与控制具体执行［文件控制腥序］（q/ph-qp-4.2.3）。

522非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理办公室应对其进行分类和编码,

以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

a）内行文、外行文:1

b）未被质量体系引用的外来文件:2

c）与服务过程无关的合同协议:3

d）未被质量体系引用的法律法规:4

e）行业标准性文件:5

。照片、录像带：6

g）电脑贮存：7

5.3文件、资料目录的索引号

X-X.X-XX

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密

性文件。

543办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档

的文件、资料要及时存档,并建立［存档备案资料目录］(qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、

份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅

文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定［文件分发登记

表］(qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在［文件外发登记表］上签领,

以便对发放的文件进行统计和检直。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回,同时作好文件

的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在［文件、资料借阅登记表］(qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号

和图号，并按时归还和办理归还会

5.6.2借阅的文件、资料未经允许而导复印、摘抄、外借和传播。

563借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的,

借阅者应阐述受损原因，并在［文件、资料借阅登记表］的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究

当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务

报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的、

调用与借阅需经办公室主任批准。

c）c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部

门负责人批准并向办公室联系办理。

d）行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e）业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f）外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位

因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明

文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g）以上文件资料的调用与借阅按551、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

571未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准,

并在［文件复印登记表］（qr-wd01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写［文件|卜发申

请表］（qr-wd01-02-06）,由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回礴文件,并应给

予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销

毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报，经

总经理审批后，给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实

施，一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在昨废、销毁文件登记表］(qr-wd01-02-07)上注明

作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

［印制文件登记表］

qr—wdOl—02—01

办公室

一年

2

［存档备案资料目录］

qr—wdOl—02—02

办公室

长期

3

［文件分发登记表］

qr—wdOl—02—03

办公室

一年

4

［文件、资料借阅登记表］

qr—wdOl—02—04

办公室

一年

5

［文件复印登记表］

qr—wdOl—02—05

办公室

一年

6

［文件补发申请表］

qr—wdOl—02—06

办公室

一年

7

［作废、销毁文件登记表］

qr—wdOl—02—07

办公室

一年

起草人:审核人:审批人：

日期:日期:日期：

公司资料管理制度5

为加强集团公司安全档案资料的统一归口管理使各项目在生产经营过程中的各种安全管理

资料完整保存，为职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工

作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据，特制定本制度。

第一章安全档案资料管理人员岗位责任

第一条积极学习安全生产法律、法规知识，掌握安全生产技术规范，熟悉安全资料管理业

务，了解集团公司、单位安全生产业务范围。

第二条用科学的方法管理安全资料，熟悉各项方针政策和各项规章制度。

第三条具体监督和指导项目做好安全资料的整理、接收、归档工作，检查资料是否齐全，

各种报表是否符合要求，不同项目分别保管，不断提升管理水平。

第四条做好各种安全资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作，熟悉资料保管

情况。采用适用的杳阅方法，迅速准确的查调资，做到积极、主动、为生产一线服务。

第五条保护安全资料的完整齐全，未经批准不得擅自销毁。

第六条对一些有利用价值的安全资料，不得擅自处理。

第七条创造条件，做好安全姿料的编制研究工作。

第二章安全档案资料的.接收

第八条安全资料实行统一管理，服务于各项目安全生产工作。

第九条凡属集团公司内的一切安全资料均由归口部门统一监管、审核，任何人不得以任何

借口拒绝进行移交。

第十条项目安全处负责人按已完工程汇总整理后报公司安全保卫科，安全保卫科审核合格

后交公司资料室管理人员分类存档。

第十一条各单位完工项目的安全资料必须由该项目安全处负责人整理，并在一个月内交单

位安全保卫科审核移交资料室。

第十二条安全资料交接必须建立清单，材料齐全，由交接双方签字移交。

第三章安全档案资料的整理

第十三条单位资料管理人员应根据有关规定将不同类别的资料按期限、承建道路的等级归

类整理、标注、编号存档。

第十四条项目安全处负责人应根据路面、路基、桥梁、隧道等施工面，安全侧重点和资料

管理分类的要求，将安全资料分类装订存放，以利管理和移交存档。

第十五条凡从财务部门收集的安全投入复印凭证连同伤亡事故报表一并整理，编号存档。

第四章安全档案资料的保管

第十六条存放的安全资料必须标志明显,排放整齐，方便查找利用。

第十七条安全资料在项目完工后存放年限按档案资料管理有关规定执行，超过存档期的资

料，需销毁的必须上报公司领导和集团公司安全生产和设备动力部批准。

第十八条防止重要资料的缺损、丢失，一经发现及时予以修补，保证资料的完整性。

第五章安全档案资料的利用

第十九条积极了解各项目安全生产工作的实际需要主动提供与项目施工相关的安全资料。

第二十条根据工程施工的需要，组织安全生产管理人员研究、讨论、改进安全生产管理工

作。

第二十一条各单位、各项目在工程施工安全管理中有利于推广的安全管理资料报集团公司

安全生产和设备动力部审核后有利于全集团公司推广使用。

第二十二条各级安全管理人员要积极探索安全生产管理经验，搜集总结有利用价值的安全

资料为工程生产不断充实新的内容。

第六章安全档案资料管理的奖罚

第二十三条对于在安全生产过程中各种安全资料齐全，能够总结先进安全生产经验的安全

管理人员予以奖励。

第二十四条对于只注重现场管理，忽视安全资*4整理或安全管理无资料的人员给予处罚。

第二十五条安全资料管理奖罚按集团公司奖惩管理制度的有关规定执行。

第七章附则