工程部管理制度会议纪要

工程部管理制度会议纪要第一章总则

一、目的与原则

为加强工程部内部管理，提高工作效率，确保会议的规范化、高效化，特制定本制度。工程部管理制度会议纪要（以下简称“会议纪要”）应遵循以下原则：

1.明确性：会议纪要内容应清晰明了，便于理解和执行。

2.全面性：会议纪要应涵盖会议讨论的所有重要事项，确保信息无遗漏。

3.及时性：会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，以便于跟踪落实。

4.保密性：会议纪要涉及的公司内部信息应严格保密，未经许可不得外传。

二、适用范围

本制度适用于工程部各类会议，包括但不限于：部门例会、项目协调会、专题讨论会等。

三、职责与权限

1.会议主持人：负责组织召开会议，引导讨论，确保会议纪要的完整性。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并及时发送给与会人员。

3.与会人员：积极参与会议，提出意见和建议，并在会议纪要发送后及时反馈意见。

四、会议纪要的管理

1.会议纪要由工程部负责统一归档管理，保存期限为五年。

2.会议纪要的查阅权限按照公司保密制度执行，相关人员需在查阅过程中遵守保密规定。

3.如需对外提供会议纪要，需经工程部负责人审批同意。

五、制度修订

本制度根据公司发展需要和实际工作情况，适时进行修订。修订后的制度经工程部负责人审批通过后，予以公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工程部工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：列出会议讨论的主要事项，包括起止时间、地点、参会人员等。

3.发送会议通知：提前至少三天向与会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，提前发送给与会人员，以便于会前预习。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况有据可查。

2.会议主持人发言：主持人简要介绍会议主题，明确会议目标和讨论重点。

3.专题报告：根据会议议程，相关责任人进行专题报告，报告内容应简明扼要。

4.讨论环节：与会人员针对报告内容展开讨论，提出建议和意见。

5.主持人总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

三、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括：会议主题、参会人员、讨论要点、结论等。

2.会议记录应尽量详细，确保会议纪要的完整性。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

四、会议纪要的发送与反馈

1.会议纪要应在会议结束后1个工作日内整理完成，并发送给与会人员。

2.与会人员收到会议纪要后，应在1个工作日内反馈意见，如有遗漏或错误，应及时指出。

3.会议纪要经确认无误后，由会议记录人进行归档保存。

五、会议跟踪与落实

1.会议主持人应关注会议决策的执行情况，对相关工作进行跟踪督促。

2.与会人员应根据会议纪要中确定的任务分工，认真履行职责，确保工作落实。

3.工程部负责人定期检查会议决策的执行情况，对存在的问题及时解决，确保工作顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪机制建立

1.会议纪要中明确的事项应建立跟踪机制，确保各项工作有序推进。

2.设立专门的责任人，对会议纪要中的任务进行分解，明确完成时限和验收标准。

3.建立定期汇报制度，责任人需定期向会议主持人汇报工作进展。

二、落实与监督

1.会议主持人应加强对会议纪要落实情况的监督，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

2.责任人应按照会议纪要的要求，积极推进工作，确保任务按时完成。

3.工程部负责人对会议纪要的落实情况进行不定期的检查，对存在的问题提出整改措施。

三、反馈与调整

1.责任人在工作中如遇到困难和问题，应及时向会议主持人反馈，寻求支持和帮助。

2.会议主持人根据工作实际情况，对会议纪要中的任务进行适时调整，确保工作顺利进行。

3.对会议纪要中已完成的任务，责任人应进行总结，形成经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

四、成果评估与通报

1.定期对会议纪要的落实情况进行评估，总结成果，查找不足，为下一步工作提供参考。

2.对会议纪要落实成果显著的团队和个人给予表彰和奖励，激发工作积极性。

3.对未按期完成或落实不力的任务，进行通报批评，并分析原因，制定整改措施。

五、持续改进

1.结合会议纪要落实情况，不断优化工作流程，提高工作效率。

2.及时总结会议纪要落实过程中的经验教训，为今后会议管理和决策提供支持。

3.通过持续改进，提升工程部整体管理水平，确保各项工作有序、高效推进。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订需提前至少一个工作日向行政管理部门提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理部门根据预订申请统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.如有特殊需求，如视频会议、投影设备等，预订者需在申请中注明，以便行政管理部门提前做好准备。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议纪律，不得随意走动、大声喧哗。

2.会议室内禁止吸烟、进食，严禁携带易燃、易爆等危险物品。

3.使用会议室时，应爱护公物，妥善使用会议设备，如有损坏，需照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行。

2.会议主持人应在会议开始前检查设备是否齐全、正常，如有问题，及时联系行政管理部门解决。

3.会议结束后，与会人员应将设备归位，关闭电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室卫生与安全

1.行政管理部门负责会议室的卫生清洁，确保会议室环境整洁。

2.会议室内应配备消防设施，并定期检查，确保安全。

3.与会人员应遵守安全规定，不得私拉乱接电源，不得在会议室内进行危险操作。

五、会议室资源优化配置

1.行政管理部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，根据实际需求调整会议室资源。

2.鼓励部门间共享会议室资源，提高会议室利用率。

3.针对不同规模的会议，合理调配会议室，减少资源浪费。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或团队，将视情节给予通报批评、罚款等处罚。

2.如造成严重后果，将依法追究相关责任人的法律责任。

3.定期对会议室管理规定进行宣传教育，提高员工遵守规定的意识。

第五章附则

一、本制度