学校会议室管理办法

学校会议室管理办法学校现有常委会议室、办公楼大会议室、会议中心、第二会议中心、会客厅、贵宾厅等6个会议室及1个学术报告厅.为充分利用现有条件，规范会议室的管理和使用工作，提供良好服务，制定本规定。一、日常管理学校会议室由学院办公室统一管理。办公室安排专人负责会议室的使用管理，财产和设备管理;负责清洁卫生、会场服务。按照会议的安排及要求,办公室及有关部门会前认真做好各项准备工作(会标、桌椅物品摆放、音响及多媒体设备调试、茶水、卫生等），会中热情周到地搞好服务，会后处理好一切善后工作。二、使用管理1.常委会议室：主要用于学院党委常委会、院长办公会、常委主持召开的小型会议、党委中心组学习及上级领导的来访接待等。2。办公楼大会议室：主要用于各种例会、中型会议、活动以及小型学术交流和座谈会等。3。会议中心:主要用于学院的大型重要会议、重要活动等.4.第二会议中心:主要用于学院的中型会议、中型活动、上级来人、兄弟院校来访等.5.会客厅：主要用于兄弟院校领导来访、重要客人接见活动等使用.6。贵宾厅:主要用于上级领导来访、重要客人接见以及外事活动等使用。7.学术报告厅:主要用于学院的学术交流、大型报告会及学院的重要会议等。8.学校会议室首先保证学院领导参加的重要活动。各职能部门召开的工作例会，可使用办公楼大会议室；无院领导参加的部门小型联席会议及职能部门接待上级部门领导，可使用会客厅;重要学术报告、讲座可使用学术报告厅或会议中心。但须提前向学院办公室提出申请，填写会议室使用申请表,经办公室主任审核、批准。9。使用部门一般应于每周五报送下一周的会议室使用申请，办公室根据学院会议情况，每周统筹安排会议室的使用。会议室管理人员要根据会议安排，提前做好准备工作。三、卫生管理1.学院会议室均为无烟会议室，禁止在会议室内吸烟。2.使用会议室过程中,要注意保持清洁，不在室内摆放易污损地面的瓜果，不准随地吐痰，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画，不得随意拖动桌椅。3。会议召集部门的人员，在会议结束后，应对会场进行清理,包括桌椅摆回原位、刷洗水杯、清理会场内的会标等。并经院办有关人员检查、清点无误，方可离去。四、安全管理1.在会议、学术活动期间,参加人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室，爱护室内各种设备、用品，因人为因素损坏或丢失的由使用部门或当事人承担相应责任.2。在会议、学术活动结束后要关闭音响、空调、电灯、门窗等。五、凡非校内公务活动使用会议室，将实行有偿使用。附件:1.白城师范学院会议室使用申请单2.白城师范学院会议室基本情况白城师范学院会议室使用申请单年月日申请单位（盖章）会议内容年月日上/下午时分起至使用时间年月日上/下午时分止参加人数申请人姓名:电话：备注院办审批附:会议室使用程序1.使用单位填写申请单,可在党委、院长办公室的“表格下载”栏目中下载,,2。提前1—3天填妥交至院办行政科,行政楼311室,，3.院办审批回复,4.安排使用,会议室在预定时间前15分钟开放～若需提前开放或使用音响设备～请在备注栏中注明，,5.使用完毕及时与院办行政科办理交接。院长办公室制————----——-—-—---———-—--—-———————-—--—-—--—-—-----——-—-—----—-—————--———————-—-——-——--—-——-———-————-—----——-—---——--—-白城师范学院会议室使用申请单年月日申请单位(盖章)会议内容年月日上/下午时分起至使用时间年月日上/下午时分止参加人数申请人姓名:电话：备注院办审批附：会议室使用程序1。使用单位填写申请单,可在党委、院长办公室的“表格下载”栏目中下载，,2。提前1—3天填妥交至院办行政科，办公楼311室,,3.院办审批回复,4.安排使用，会议室在预定时间前15分钟开放～若需提前开放或使用音响设备～请在备注栏中注明,，5。使用完毕及时与院办行政科办理交接。院长办公室制:白城师范学院会议室基本情况会议室名称所在位置形式主席台座位数设备情况备注常委会议室办公楼401室圆桌式无24空调、电视办公楼大会议室办公楼509室课堂式无70音响、4个麦克会议中心逸夫图书馆101室课堂式有354+14音响、4个麦克贵宾厅逸夫图书馆201室会客