合同部职责及管理制度

合同部职责及管理制度合同编号：__________甲方（单位名称）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________乙方（单位名称）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________一、总则1.目的和依据为了规范合同管理，维护合同当事人的合法权益，根据相关法律法规，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于本公司及所属各单位对外签订的各类合同。3.基本原则（1）平等自愿原则：合同当事人在法律地位上是平等的，应遵循自愿原则订立合同。（2）公平原则：合同的订立和履行应遵循公平原则，合理确定各方的权利和义务。（3）诚实信用原则：合同当事人应诚实守信，履行合同约定的义务。二、合同部的组织架构与职责1.合同部的设置与人员配置公司设立合同部，负责合同的管理工作。合同部设经理一名，合同管理员若干名。2.合同部的职责范围（1）负责起草、审核各类合同，保证合同的合法性、完整性和有效性。（2）监督合同的履行情况，及时发觉并解决合同履行中出现的问题。（3）建立合同档案，对合同进行分类、编号、归档，方便查询和使用。（4）参与合同纠纷的处理，维护公司的合法权益。3.合同部与其他部门的协作关系（1）与业务部门密切合作，了解业务需求，为合同的起草和签订提供专业意见。（2）与财务部门协作，保证合同中的付款条款符合公司的财务政策。（3）与法务部门沟通，保证合同的合法性和合规性。三、合同的起草与审核1.合同起草的流程与要求（1）业务部门提出合同需求，填写合同申请表，注明合同的类型、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等内容。（2）合同部根据业务部门提供的信息，起草合同文本。合同文本应包括合同的主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。（3）合同起草完成后，合同部应进行内部审核，保证合同内容符合法律法规和公司的利益。2.合同审核的要点与程序（1）审核合同的主体资格，包括对方是否具有签订合同的资格和能力，是否具有相应的资质和许可证。（2）审核合同的内容，包括合同的条款是否完整、明确，是否符合法律法规和公司的利益，是否存在潜在的风险。（3）审核合同的形式，包括合同的格式是否规范，是否符合公司的合同管理制度。（4）合同审核的程序：合同管理员初审→合同部经理复审→相关部门会签→公司领导审批。3.合同的修改与完善（1）根据审核意见，合同部对合同进行修改和完善。（2）修改后的合同应再次进行审核，保证合同内容符合要求。四、合同的签订与履行1.合同签订的流程与权限（1）合同经审核通过后，由合同部负责与对方当事人签订合同。（2）签订合同应由法定代表人或其授权代理人签字，并加盖公司公章。（3）合同签订的权限：重大合同由公司领导签订，一般合同由业务部门负责人签订。2.合同履行的监督与管理（1）合同签订后，合同部应将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行各自的义务。（2）合同部应定期对合同的履行情况进行监督检查，及时发觉并解决合同履行中出现的问题。（3）如发觉对方当事人有违约行为，合同部应及时通知相关部门，采取相应的措施，维护公司的合法权益。3.合同变更与解除的处理（1）如合同履行过程中需要变更或解除合同，应由双方当事人协商一致，并签订书面协议。（2）合同变更或解除的协议应按照合同签订的程序进行审批。（3）合同部应及时对变更或解除后的合同进行处理，包括修改合同档案、通知相关部门等。五、合同档案管理1.合同档案的收集与整理（1）合同签订后，合同部应及时收集合同文本及相关资料，包括合同申请表、审核意见、对方当事人的资质证明等。（2）合同部应对收集的合同档案进行整理，按照合同的类型、编号进行分类，建立合同档案目录。2.合同档案的保管与查阅（1）合同档案应妥善保管，防止丢失和损坏。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。（2）公司内部人员查阅合同档案，应填写查阅申请表，经合同部经理批准后，方可查阅。（3）外部单位查阅合同档案，需经公司领导批准，并办理相关手续。3.合同档案的销毁与处理（1）对超过保管期限的合同档案，合同部应提出销毁申请，经公司领导批准后，进行销毁处理。（2）销毁合同档案应编制销毁清单，由专人负责监销，并永久保存销毁记录。六、合同纠纷处理1.合同纠纷的预防与预警（1）合同部应加强对合同履行情况的监督检查，及时发觉可能导致合同纠纷的隐患，并采取相应的措施加以防范。（2）建立合同纠纷预警机制，对可能发生的合同纠纷进行预测和评估，及时向公司领导汇报，并提出相应的解决方案。2.合同纠纷的处理流程与方式（1）当发生合同纠纷时，合同部应及时与对方当事人进行沟通协商，寻求解决纠纷的途径。（2）如协商不成，合同部应收集相关证据，准备相关材料，向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。（3）在处理合同纠纷过程中，合同部应及时向公司领导汇报纠纷的处理进展情况，并根据领导的指示进行相应的工作。3.合同纠纷的责任追究与赔偿（1）对于因合同当事人的过错导致合同纠纷的，应追究其相应的责任。（2）如因合同纠纷给公司造成损失的，应根据合同的约定和相关法律法规，要求对方当事人进行赔偿。七、合同风险管理1.合同风险的识别与评估（1）合同部应定期对公司签订的各类合同进行风险评估，识别可能存在的风险因素。（2）风险评估应包括对合同对方当事人的信用风险、市场风险、法律风险等方面的评估。2.合同风险的防范与控制（1）根据风险评估的结果，合同部应制定相应的风险防范措施，如要求对方当事人提供担保、签订补充协议等。（2）加强对合同履行过程的监控，及时发觉并处理可能出现的风险问题。3.合同风险的应急预案（1）制定合同风险应急预案，明确在发生合同风险时的应急处理流程和措施。（2）定期对应急预案进行演练，提高应对合同风险的能力。八、合同信息管理1.合同信息的收集与录入（1）合同部应及时收集公司签订的各类合同的信息，包括合同的基本信息、履行情况、变更情况等。（2）将收集的合同信息及时录入合同管理系统，保证合同信息的准确性和完整性。2.合同信息的统计与分析（1）定期对合同信息进行统计分析，包括合同的签订数量、金额、履行情况等方面的分析。（2）通过统计分析，发觉合同管理中存在的问题，并提出相应的改进措施。3.合同信息的安全与保密（1）加强对合同信息的安全管理，采取相应的技术措施和管理措施，防止合同信息的泄露和丢失。（2）严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密的合同信息进行严格保密。九、培训与学习1.合同相关知识的培训计划（1）合同部应制定年度合同相关知识培训计划，包括法律法规、合同管理知识、风险防范等方面的培训内容。（2）根据培训计划，组织公司内部相关人员参加培训，提高其合同管理水平和风险防范意识。2.合同部人员的学习与提升（1）合同部人员应加强自身学习，不断提高业务水平和综合素质。（2）鼓励合同部人员参加相关的培训和考试，获取相应的资质证书。3.外部培训与交流的安排（1）根据工作需要，安排合同部人员参加外部的培训和交流活动，学习先进的合同管理经验和方法。（2）加强与同行业的交流与合作，共同提高合同管理水平。十、绩效考核与激励机制1.合同部人员的绩效考核指标（1）合同起草的质量和效率。（2）合同审核的准确性和及时性。（3）合同履行的监督效果。（4）合同档案管理的规范性。（5）合同纠纷处理的能力和效果。2.绩效考核的实施与评估（1）每月对合同部人员进行绩效考核，根据绩效考核指标进行评分。（2）绩效考核结果作为合同部人员薪酬调整、晋升、奖励的重要依据。3.激励机制的设立与执行（1）设立合同管理优秀奖，对在合同管理工作中表现突出的人员进行表彰和奖励。（2）对为公司避免或减少损失的合同部人员，给予相应的奖励。十一、监督与检查1.内部监督与自查机制（1）合同部应定期对本部门的工作进行自查，发觉问题及时整改。（2）公司内部审计部门应定期对合同部的工作进行审计，检查合同管理工作的规范性和有效性。2.外部监督与审计的配合（1）积极配合有关部门的监督检查工作，如实提供相关资料和情况。（2）对外部审计机构提出的审计意见和建议，应认真落实整改。3.监督检查结果的处理与反馈（1）对监督检查中发觉的问题，应及时进行处理，追究相关人员的责任。（2）将监督检查结果及时反馈给公司领导和相关部门，以便公司领导了解合同管理工作的情况，做出相应的决策。十二、附则1.术语解释与定义本制度中涉及的术语和定义如下：（1）合同：指本公司及所属各单位与其他法人、组织或个人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。（2）重大合同：指涉及金额较大、对公司经营发展有重大影响的合同。（3）一般合同：指除重大合同以外的其他合同。2.本制度的修订与完善本制度由合同部负责解释和修订。公司根据实际情况和法律法规的变化，适时对本制度进行修订和完善。3.本制度的生效日期与