数字档案馆发展机遇探析

数字档案馆发展机遇探析

【摘要】在多元化发展的时代背景下，本文从宏观中观微观三个层面分析数字档案馆的发展机遇，对档案部门把握发展数字档案馆的总体要求和利用时代契机提高数字档案馆竞争力具有指导意义。

【关键词】数字档案馆；发展机遇

数字档案馆的出现给现代档案管理带来了生机和活力，数字档案馆本身的发展也有其机遇，笔者认为应该用审视的眼光看待其发展机遇，推进数字档案馆的发展进程。以下笔者将从宏观中观微观三个层面分析数字档案馆的发展机遇，以期档案部门能把握发展数字档案馆的总体要求和利用时代契机提高数字档案馆竞争力。

一、宏观层面即国家政策给数字档案馆发展带来的机遇

国家政策是数字档案馆建设的重要基础之一，它直接影响着数字档案馆建设发展的步伐。建设数字档案馆是一项复杂的系统工程，它需要相应的政策支持和政府的宏观调控。

（一）国家信息化背景下数字档案馆的发展

国家档案局发布《档案事业发展"十一五"规划》，将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重点工作，提出了"建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享"的总体目标。[1]各地档案部门积极加强与信息化主管部门的联系，将档案信息化纳入本地区信息化建设的总体规划，形成与各地区信息化建设同步协调发展的良好格局。

"国家信息化领导小组正在研究如何加强信息资源开发利用工作，对档案信息资源开发利用特别是档案文献数据库建设给予高度重视，我们要抓住这一机遇，全面推进档案信息化建设。"[2]数字档案馆建设作为档案信息化建设的重要工程，通过档案部门的努力，正日益受到各级政府的高度关注与支持。数字档案馆建设中面临的许多问题，都需要政府出面进行干预调控，仅靠档案部门自身的努力是远远不够的。各级政府对档案信息化建设的日益重视，已为数字档案馆的建设提供了良好的前期环境。

例如，浙江省档案局以数字档案馆建设为抓手，稳步开展档案信息化建设。浙江省数字档案馆建设项目全面实施，网络硬件设施配置到位，档案数字化加工大规模开展；以杭州市档案馆"网上档案馆"、绍兴市档案馆"档案数据中心"、舟山市档案馆"档案信息网络管理中心"为代表的各地数字档案馆项目建设进展顺利。厦门、哈尔滨、苏州等城市数字档案馆建设也在积极推进。[3]

(二)政府信息公开背景下数字档案馆的发展

中共中央办公厅、国务院办公厅于2004年底联合印发的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中明确要求要加快以传统载体保存的档案数字化进程，要把档案馆建设成公众获取政府公开信息的场所。

2007年1月17日国务院第165次常务会议通过的,并将于2008年5月1日实行的《中华人民共和国政府信息公开条例》[4]，从国家信息开放的层面对档案馆开放档案信息提出了新的要求，在新的形势下对数字档案馆的发展提供了新的机遇。

近年来，数字档案馆作为政府部门已公开现行文件开放利用的中心，已经为档案馆开展政府信息公开工作奠定了一定的基础、为档案馆增加了不少亲和力。如上海市数字档案馆开展的政府公开信息和档案资料的查阅服务近三年来已接待查阅者3万人次,为公众寻亲和解决工龄计算、退休养老、知青子女回沪、已退休高级专业技术人员增加养老金等切身合法利益问题和历史遗留问题提供了大量帮助。[5]

二、中观层面数字档案馆的发展机遇

(一)电子政务环境下数字档案馆的发展

1、电子政务与数字档案馆的关系

建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分。数字档案馆可为电子政务建设与可持续发展提供信息保障，数字档案馆可促进政府管理科学化、民主化和高效化，数字档案馆可以为各级政府提供个性化的信息服务，数字档案馆可有助于缩小"数字鸿沟"，数字档案馆建设对电子政务发展有促进作用。

数字知识时代要求档案馆长期保存国家机构在任何地点产生的、任何类型的、具有查考价值的电子文件，并提供积极有效的利用，这是数字档案馆诞生的基本依据。电子文件中心收集的范围首先就是国家机构产生的公务性电子文件，保存的首先是电子公文等政务信息文化遗产，反映了一个地区政治、经济、文化的发展轨迹,一级政府履行职能的真实历史性记录，保证了党和政府的数字记录遗产仍然能够为现在和将来保存使用。因此可以说，电子政务的工作基地电子文件中心就构成了数字档案馆内容和结构的核心，数字档案馆是电子文件中心的扩展和延伸。建设数字档案馆要依靠电子政务和办公自动化来共建共享，或依靠电子政务和办公自动化的实施来推动数字档案馆的建设。

2、数字档案馆在电子政务中发展的可行性分析

数字档案馆建设应融入电子政务发展，应在电子政务建设初期就将数字档案馆建设纳入总体规划中，作为电子政务建设的组成部分。数字档案馆作为电子文件、电子档案收集、存储、管理、加工的基地，有责任和能力承担起政务信息资源的开发利用的任务，利用档案馆在信息资源加工、利用和服务方面的优势，将电子文件中心纳入自身整体架构中,这是数字档案馆在电子政务中建设发展的可行方案。

例如，江苏省数字档案馆就是在省电子政务网络技术平台环境下，采集和接收电子政务内网各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据；通过建立有效的中心基础数据库，建设为政府各部门提供电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，以保证在内网各应用系统中运行的电子文件数据在传输、运转、处理完毕后，完整、安全地得到采集与永久保存。[6]

(二)电子商务理念下数字档案馆的发展

1、电子商务与数字档案馆的关系

数字档案馆提供的是一种自动化程度很高的网络作业环境，充分利用网络的高效率提供相应的服务是必然的。数字档案馆业务活动的开展需要电子商务的支持。借助电子商务，数字档案馆不仅可以实现传统档案馆的查询、借阅、复印等服务内容，还能够为利用者提供诸如远程查档、电子展览、网络销售、信息传播、联合编研、多媒体信息服务等更多、更全面、更便利的服务形式，使档案馆的服务功能多元化，满足信息时代和社会对档案工作的要求，为档案事业的发展带来新的生机。

2、数字档案馆在电子商务中发展的可行性分析

数字档案馆信息服务用电子商务的理念指导，就是要把用户关系管理系统、信息管理系统和资源规划管理系统等与档案业务相关的系统紧密集成，并延伸到互联网上。使用户和档案馆员通过互联网，实现档案馆内外互动的、实时的信息交流和知识共享。同时，通过档案馆信息链的整合，用户和档案馆员可以从单一的渠道访问所需的个性化信息，利用这些个性化信息进行业务决策并执行这些决策，向用户提供定向服务，实现档案馆内部员工知识的创新和共享，最终赢得商机和经济效益。

数字档案馆通过实施电子商务方案，积极面向用户开展电子商务活动，及时为用户开通网上订购和付费浏览等业务。这样，既降低档案信息收集及传播工作成本，又能使档案信息利用率得到提高，从而在数字档案馆与用户之间形成服务提供方与消费方的良性循环。

(三)知识管理指导下数字档案馆的发展

1、知识管理运用于数字档案馆的必然性

加拿大档案学者特里·库克在第十三届国际档案大会上所作的研究报告《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》中提出著名的"后保管模式"，实际上"是一种以来源为中心，以知识为中心的管理"。[7]"后保管模式"是指导数字档案馆建设的重要思想，知识服务是"后保管模式"的重要内容。数字档案馆引入知识管理模式是知识经济发展对档案馆服务提出的要求。寻求能使知识更有效发挥作用的管理模式成为关键，人们逐渐将注意力转向对包括档案信息在内的所有智力知识资源进行综合决策并实施管理的方面。这种对知识的需求给数字档案馆提供了舞台，促进了数字档案馆积极采用知识管理模式来运作。

2、知识管理指导下数字档案馆发展的可行性分析

数字档案馆的知识管理就是通过对其拥有的包括信息、各种知识要素在内的所有智力资本进行组织、开发和运行，实现知识的创新、扩散和增值的过程。数字档案馆具有施行知识管理的先决条件，这为数字档案馆建构知识管理框架作了准备。数字档案馆拥有丰富的数字化信息资源，数据库是数字档案馆实施知识管理的内容基础。数字档案馆是依赖于网络而存在的，网络为数字档案馆对知识活动的全过程进行有效管理提供了一个高效便捷的环境。数字档案馆是先进的信息技术，尽管"信息技术并非知识管理成功的决定性因素"，但信息技术是知识管理的重要工具，对知识管理起着物质技术保障作用。[8]知识管理融入数字档案馆的建设，可以促使数字档案馆整体智慧的增强。数字档案馆的知识管理将知识信息的管理和人的管理融为一体，拓展了数字档案馆的管理功能，为数字档案馆营造一个和谐的知识生态环境。

三、微观层面数字档案馆的发展机遇

数字档案馆是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身的新型档案馆。海量存储体系、流媒体技术诸多新技术是数字档案馆建设的牵引。博客的出现受到了传媒领域的青睐，也引起了档案领域的注意，笔者下面主要审视博客视角给数字档案馆发展提供的机遇。

（一）博客技术在图书馆领域的发展实例

LibraryNewsandSubjectBlogshttp:///news/index.asp是美国乔治亚州立大学图书馆创建的博客，主要是传递图书馆相关的新闻以及与乔治亚州立大学有关的事件。"LibraryNewsandSubjectBlogs"利用了该馆的MySQL数据库，于2002年由馆员Goug和Teri发起创建。其面向的对象主要是大学的学生，属于独立自建的形式，能够与图书馆主页相链接。创建的目的主要是为学生提供图书馆相关的信息和在乔治亚大学发生的事件。此外还提供咨询、宣传推广图书馆的服务和根据用户登录的IP地址统计用户利用图书馆网络资源的情况。该Blog以标准的结构形式呈现，主体是按照时间顺序发布的信息；提供的主题包括15个方面的内容，涉及到图书馆新闻、教育新闻、公众健康等项目。用户可以按时间来浏览自己感兴趣的话题，也可以按主题阅读自己感兴趣的内容。[9]

（二）博客技术运用于数字档案馆的思考

博客是强大的信息档案馆博客不仅是数字扩音器，它还是可搜索的有用的数据库。博客所倡导是一种思想共享精神，它记录的不仅仅是个人的生活琐事、思想片断、实事评论，更重要的是为他人提供自己认为精彩的内容，包括存在于个人头脑中的一些隐性知识，包括自己搜集整理的信息资源，充分体现了网络时代的共享精神。数字档案馆的出现，让任何人、任何时间、任何地点获得已公开的档案信息资源是其追求的最高境界。档案馆的职责就是对原始的杂乱无章的档案资料进行加工整理，使分散的信息有序化、条理化，便于读者利用。数字档案馆采用博客技术，充分利用博客工具的便捷性，并辅之以专业分类加工技术，可以更科学地对丰富的电子文件资源加以整理，也不失一种数字档案馆发展的新技术导向。

当今多元化的时代背景，为数字档案馆建设带来前所未有的发展机遇和提供强大的外在动力，使档案信息在为社会各界提供服务方面取得新的进展。档案部门要把握发展数字档案馆的总体要求，与当地经济和社会发展具体情况相结合，抓住机遇，逐步建设数字档案馆，努力使数字档案馆建设与本地区同步发展。

【参考文献】

[1][3]王良城.规范引导全面推进--2006年全国档案信息化建设成绩斐然[J].中国档案,2007(05）

[2]毛福民.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案,2005(01)

[4]/GB/1026/5654676.html

[5]上海市档案局.上海市开展政府信息公开工作的实践与思考[J].中国档案,2007(10)

[6]韩杰.大力推进电子文件中心建